Voorbereidende studies en documenten (Colombia)
De estudios y documentos previos zijn het verargumentatiedossier dat een Colombiaanse aanbestedende dienst moet opstellen voordat zij een Proceso de Contratación opent: waarom zij het nodig heeft, wat het waard is, welke modaliteit van toepassing is en waarom, hoe de aanbieding wordt beoordeeld, en of een handelsverdrag op het proces van toepassing is. Ze zijn gedurende het gehele Proceso de Contratación openbaar en vormen het vroegste en meest nuttige document dat een inschrijver kan raadplegen.
Wat zij zijn
Artikel 2.2.1.1.2.1.1 van Decreto 1082 de 2015, zoals vervangen door artikel 1 van Decreto 399 de 2021, definieert ze nauwkeurig: de estudios y documentos previos vormen de basis voor het opstellen van de ontwerp-pliegos, de pliegos de condiciones en de overeenkomst. Zij moeten gedurende het gehele Proceso de Contratación voor het publiek beschikbaar blijven.
De daaraan ten grondslag liggende verplichting staat in Ley 80 de 1993. Nummer 12 van artikel 25, zoals gewijzigd bij artikel 87 van Ley 1474 de 2011, vereist dat vóór de opening van een selectieprocedure — of vóór de ondertekening van de overeenkomst wanneer de modaliteit contratación directa is — de vereiste studies, ontwerpen en projecten, en de pliegos, worden voorbereid. Wanneer het voorwerp werken omvat, moet de entiteit beschikken over studies en ontwerpen die de haalbaarheid van het project en de sociale, economische en milieueffecten ervan vaststellen, en dat geldt ook wanneer de overeenkomst zelf ontwerp omvat.
De acht onderdelen die zij moeten bevatten
Artikel 2.2.1.1.2.1.1 somt ze op:
1. De beschrijving van de behoefte die de entiteit wil vervullen.
2. Het te contracteren voorwerp, met specificaties, en de autorisaties, vergunningen en licenties die vereist zijn om het uit te voeren — plus de technische documenten wanneer de overeenkomst ontwerp en bouw omvat.
3. De selectiemodaliteit en de rechtvaardiging daarvan, met inbegrip van de rechtsgrondslag.
4. De geraamde waarde van de overeenkomst en de rechtvaardiging daarvan. Wanneer de waarde wordt vastgesteld op basis van eenheidsprijzen, moet de entiteit aantonen hoe zij deze heeft berekend. Bij concessies hoeft zij het financiële model niet te publiceren.
5. De criteria voor de selectie van de meest voordelige inschrijving.
6. De risicoanalyse en de wijze waarop risico's zullen worden beperkt.
7. De garanties die de entiteit overweegt te verlangen.
8. Een verklaring of het proces onder een handelsovereenkomst valt.
Het artikel is uitdrukkelijk niet van toepassing op mínima cuantía.
Een bijzonderheid die het waard is te kennen
De openbare woordenlijst van Colombia Compra Eficiente telt 98 trefwoorden, en "estudios y documentos previos" behoort daar niet toe. De term komt alleen voor binnen een andere vermelding — Documentos del Proceso, die het agentschap definieert als: "(a) de estudios y documentos previos; (b) de aviso de convocatoria; (c) de pliegos de condiciones of de uitnodiging; (d) de Adendas; (e) de inschrijving; (f) het evaluatierapport; (g) de overeenkomst; en elk ander document dat door de Staatsentiteit tijdens het Proceso de Contratación wordt uitgegeven."
Het document dat voor besluitvorming in een Colombiaanse aanbesteding het meest relevant is, wordt dus opgesomd maar nooit gedefinieerd door de eigen woordenlijst van de toezichthouder. Als u ernaar zoekt in officiële bronnen, zoek dan in het decreet, niet in de woordenlijst.
Wanneer zij niet openbaar zijn
Twee uitzonderingen zijn van belang. Artikel 2.2.1.2.1.4.3 van Decreto 1082 bepaalt dat de estudios y documentos previos die voor bepaalde procedures van rechtstreekse gunning worden opgesteld, niet openbaar zijn. En artikel 2.2.1.2.1.4.2 bepaalt dat wanneer de grond voor rechtstreekse gunning urgencia manifiesta is, het administratieve besluit waarbij deze wordt afgekondigd geldt als het rechtvaardigingsbesluit, en dat de entiteit helemaal niet verplicht is estudios y documentos previos op te stellen.
In andere gevallen zijn zij openbaar, en de regeling geeft aan waar zij te vinden zijn. De acto administrativo de apertura moet de fysieke of elektronische plaats vermelden waar de pliegos en de estudios y documentos previos kunnen worden geraadpleegd (artikel 2.2.1.1.2.1.5). Hetzelfde geldt voor het besluit dat een rechtstreekse overeenkomst rechtvaardigt (artikel 2.2.1.2.1.4.1). In een SECOP II-proces staan zij bij de rest van de Documentos del Proceso, die op grond van artikel 2.2.1.1.1.7.1 binnen drie dagen na uitgifte moeten worden gepubliceerd.
Hoe zij te gebruiken
Lees eerst onderdeel 3. De modaliteit en de rechtsgrondslag daarvan bepalen alles wat volgt: de termijnen, of prijs überhaupt wordt gescoord, of het RUP vereist is, en of de punten voor nationale industrie van toepassing zijn. Als de rechtvaardiging zwak lijkt — een selección abreviada die wordt voorgesteld als een aankoop van uniforme goederen voor iets dat duidelijk maatwerk is — dan is dat het bezwaar dat moet worden aangevoerd, en het moment om dat te doen is tijdens de termijn voor opmerkingen op de ontwerp-pliego, die tien werkdagen bedraagt bij een licitación pública en vijf bij een selección abreviada of concurso de méritos.
Lees vervolgens onderdeel 4. De geraamde waarde en de methode waarmee deze is bepaald, maken duidelijk of het budget realistisch is voordat u inschrijfkosten maakt, en berekeningen op basis van eenheidsprijzen laten zien waar de aannames van de entiteit verschillen van die van u.
Lees onderdeel 8 als u een buitenlandse inschrijver bent. Of het proces onder een handelsovereenkomst valt, is het signaal dat bepaalt of u recht hebt op nationale behandeling en op de minimale termijnen voor voorbereiding van inschrijvingen die de overeenkomsten voorschrijven. Onderdeel 5, de criteria voor de meest voordelige inschrijving, laat vervolgens zien waarop u feitelijk wordt gescoord voordat de pliego dit formaliseert.
Behandel het dossier ten slotte als een vroegtijdig waarschuwingssysteem. Het bestaat vóór de ontwerp-pliego, die bestaat vóór de oproep. Een inschrijver die estudios previos leest zodra zij worden gepubliceerd, werkt weken vooruit ten opzichte van iemand die op een aankondiging wacht.