Estudios y documentos previos (Colombia)

Qué son

El artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, sustituido por el artículo 1 del Decreto 399 de 2021, los define con precisión: los estudios y documentos previos son el soporte para la elaboración del proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Deben permanecer disponibles al público durante todo el Proceso de Contratación.

La obligación que los sustenta se encuentra en la Ley 80 de 1993. El numeral 12 del artículo 25, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, exige que antes de abrir un proceso de selección —o antes de la suscripción del contrato cuando la modalidad sea contratación directa— se elaboren los estudios, diseños y proyectos requeridos, así como los pliegos. Cuando el objeto incluya obras, la entidad debe contar con estudios y diseños que demuestren la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, y ello aplica incluso cuando el propio contrato incluye el diseño.

Los ocho contenidos que deben incluir

El artículo 2.2.1.1.2.1.1 los relaciona:

1. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer.

2. El objeto a contratar, con especificaciones, y las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución —además de los documentos técnicos cuando el contrato comprenda diseño y construcción.

3. La modalidad de selección y su justificación, incluidos los fundamentos legales.

4. El valor estimado del contrato y su justificación. Cuando el valor se fije por precios unitarios, la entidad debe mostrar cómo los calculó. En concesiones no es necesario publicar el modelo financiero.

5. Los criterios para la selección de la oferta más favorable.

6. El análisis de riesgos y las medidas para su mitigación.

7. Las garantías que la entidad contempla exigir.

8. Una declaración sobre si el proceso está cubierto por un acuerdo comercial.

El artículo no se aplica expresamente a la mínima cuantía.

Una particularidad que conviene conocer

El glosario público de Colombia Compra Eficiente alcanza 98 entradas, y "estudios y documentos previos" no figura como una de ellas. La expresión aparece únicamente dentro de otra entrada — Documentos del Proceso — que la agencia define como: "(a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación."

Así, el documento más relevante para la toma de decisiones en una contratación colombiana está enumerado pero no definido por el propio glosario del regulador. Si busca fuentes oficiales sobre él, consulte el decreto, no el glosario.

Cuándo no son públicos

Dos excepciones importan. El artículo 2.2.1.2.1.4.3 del Decreto 1082 dispone que los estudios y documentos previos elaborados para ciertos procesos de contratación directa no son públicos. Y el artículo 2.2.1.2.1.4.2 establece que cuando la causa de la contratación directa sea urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declare funciona como acto de justificación, y la entidad no está obligada a elaborar los estudios y documentos previos.

De lo contrario son públicos, y la regulación indica dónde encontrarlos. El acto administrativo de apertura debe señalar el lugar físico o electrónico en el que pueden consultarse los pliegos y los estudios y documentos previos (artículo 2.2.1.1.2.1.5). Asimismo debe hacerlo el acto que justifique un contrato directo (artículo 2.2.1.2.1.4.1). En un proceso SECOP II, forman parte del resto de los Documentos del Proceso, publicables dentro de los tres días siguientes a su expedición según el artículo 2.2.1.1.1.7.1.

Cómo usarlos

Lea el punto 3 primero. La modalidad y sus fundamentos legales determinan todo lo que sigue: los plazos, si el precio se puntúa o no, si se requiere el Registro Único de Proponentes (RUP), y si aplican los puntos por industria nacional. Si la justificación parece débil —una selección abreviada presentada como compra de bienes uniformes para algo claramente a la medida— esa es la objeción que debe plantearse, y el momento para hacerlo es durante el periodo de comentarios al proyecto de pliego, que dura diez días hábiles en una licitación pública y cinco en una selección abreviada o en un concurso de méritos.

Lea a continuación el punto 4. El valor estimado y el método empleado para determinarlo le indican si el presupuesto es realista antes de asumir costos de oferta, y los desarrollos de precios unitarios ponen al descubierto dónde las propias hipótesis de la entidad difieren de las suyas.

Lea el punto 8 si es un oferente extranjero. Si el proceso está cubierto por un acuerdo comercial es la señal que determina su derecho al trato nacional y a los plazos mínimos para la preparación de ofertas que establecen los acuerdos. El punto 5, los criterios para la oferta más favorable, le dirá entonces sobre qué será evaluado realmente antes de que el pliego lo formalice.

Finalmente, considere el expediente como un sistema de alerta temprana. Existe antes del proyecto de pliego, que existe antes del llamado. Un oferente que lea los estudios y documentos previos a medida que se publican está semanas por delante de quien espera el aviso.

Related terms

• Decreto 1082 de 2015 — contratación pública
• Modalidades de selección — Colombia
• Ley 80 de 1993 — Estatuto de Contratación
• Documentos de licitación
• SECOP II vs SECOP I (Colombia)

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