Wspólne zamówienia publiczne

Wspólne zamówienia to praktyka, w której kilka zamawiających łączy swoje działania zakupowe w ramach jednej procedury zamówieniowej, aby osiągnąć korzyści skali, dzielić się wiedzą ekspercką i ograniczyć powielanie działań administracyjnych. Wspólne zamówienia mogą przyjmować różne formy — od nieformalnej koordynacji przy określonych zamówieniach po formalne centralne jednostki zakupowe obsługujące całe sektory publiczne. Dyrektywy zamówieniowe Unii Europejskiej (UE) wyraźnie dopuszczają wspólne zamówienia i wspierają je jako narzędzie efektywnego wydatkowania środków publicznych.

Dlaczego zamawiający przystępują do wspólnych zamówień

Kilka czynników skłania do stosowania wspólnych zamówień. Najbardziej oczywistym jest siła nabywcza: poprzez łączenie popytu kilku nabywców, wspólne zamówienia mogą zapewnić lepsze ceny niż indywidualne działania poszczególnych zamawiających. Dostawcy preferują większe zamówienia, ponieważ mogą rozłożyć koszty stałe na większe przychody, co umożliwia zaoferowanie niższych cen jednostkowych. Skonsolidowany popyt uzasadnia także inwestycje dostawców w lepszą infrastrukturę realizacji, szkolenia i zdolności usługowe.

Efektywność administracyjna to kolejny czynnik. Procedury zamówieniowe pociągają za sobą znaczące koszty związane z przeglądem prawnym, przygotowaniem dokumentów, oceną ofert i zarządzaniem kontraktami. Gdy wielu nabywców oddzielnie kupuje podobne towary lub usługi, koszty administracyjne mnożą się. Wspólne zamówienia konsolidują wysiłek administracyjny w jedną procedurę, uwalniając zasoby zamawiających na inne priorytety.

Wspólne zamówienia koncentrują także wiedzę ekspercką. Specjalistyczne kategorie zakupów, takie jak systemy IT, złożony sprzęt medyczny czy duża infrastruktura, wymagają pogłębionej wiedzy technicznej, aby przeprowadzić zamówienie skutecznie. Pojedynczym zamawiającym może brakować kompetencji do odpowiedniego określenia wymagań i oceny ofert. Wspólne zamówienia pozwalają zespołom eksperckim obsługiwać wielu nabywców, stosując swoją specjalistyczną wiedzę w szerszym sektorze publicznym.

Formy wspólnych zamówień

W praktyce wspólne zamówienia przyjmują różne formy. Najprostszą jest okazjonalna koordynacja, gdzie dwóch lub więcej zamawiających decyduje się połączyć konkretne planowane zakupy bez tworzenia stałej struktury. To rozwiązanie sprawdza się przy jednorazowych okazjach, gdy partnerzy mają podobne potrzeby w tym samym czasie.

Bardziej formalne rozwiązania obejmują konsorcja, gdzie kilku zamawiających tworzy ustrukturyzowane partnerstwo do stałej koordynacji zakupów. Konsorcja zazwyczaj posiadają mechanizmy zarządzania, wspólne procedury zamówieniowe oraz zdefiniowane zasady podziału kosztów. Stanowią one rozwiązanie pośrednie między całkowicie niezależnymi nabywcami a w pełni scentralizowanymi jednostkami zakupowymi, zapewniając strukturę bez całkowitej konsolidacji.

Centralne jednostki zakupowe reprezentują najbardziej instytucjonalną formę wspólnych zamówień. Są to wyspecjalizowane organizacje, które dokonują zakupów w imieniu wielu odbiorców końcowych, często w całym sektorze publicznym kraju lub w określonej dziedzinie, takiej jak ochrona zdrowia. Crown Commercial Service w Wielkiej Brytanii, Central Public Procurement Office in Latvia oraz podobne organy w innych państwach członkowskich działają jako centralne jednostki zakupowe dla swoich jurysdykcji.

Transgraniczne wspólne zamówienia

Prawo zamówień publicznych Unii Europejskiej (UE) wyraźnie wspiera transgraniczne wspólne zamówienia, w których zamawiający z różnych państw członkowskich łączą swoje działania zakupowe. Transgraniczne wspólne zamówienia napotykają dodatkowe trudności z powodu różnic w krajowych przepisach zamówieniowych, języku i kulturze administracyjnej. Pomimo tych komplikacji, taka praktyka rozwijała się w czasie, szczególnie w zamówieniach medycznych, gdzie wspólny popyt może zapewnić lepszy dostęp do produktów o ograniczonej podaży.

Pandemia COVID-19 przyspieszyła transgraniczne wspólne zamówienia w sektorze ochrony zdrowia. Państwa członkowskie UE współpracowały w ramach wspólnych zamówień na szczepionki, respiratory, środki ochrony osobistej i inne kluczowe zaopatrzenie. Doświadczenie pokazało zarówno potencjał transgranicznych wspólnych zamówień, jak i praktyczne wyzwania związane z ich operacjonalizacją w różnych systemach krajowych. Wnioski z pandemii nadal wpływają na politykę transgranicznych zamówień.

Poza sektorem ochrony zdrowia transgraniczne wspólne zamówienia pozostają mniej powszechne, lecz dynamicznie się rozwijają. Obszary, w których występują, obejmują zamówienia obronne w ramach wspólnych programów europejskich, wyposażenie badawcze dla współdzielonych ośrodków naukowych oraz infrastrukturę dla transgranicznych sieci transportowych. Komisja Europejska wspiera transgraniczne wspólne zamówienia poprzez finansowanie budowy zdolności oraz udzielanie wskazówek prawnych dotyczących odpowiednich procedur.

Konsekwencje dla dostawców

Wspólne zamówienia stwarzają zarówno szanse, jak i wyzwania dla dostawców. Szansą jest dostęp do większych, bardziej strategicznych kontraktów niż te dostępne od pojedynczych nabywców. Wygranie scentralizowanej umowy ramowej lub dużego wspólnego zamówienia może zapewnić wieloletnie, stabilne przychody obsługując wielu odbiorców końcowych. Wyzwanie stanowi bardziej zaawansowana konkurencja, jaką przyciągają wspólne zamówienia. Duże wspólne zamówienia zazwyczaj przyciągają oferty od ugruntowanych dostawców z solidnymi referencjami, pozostawiając mniej możliwości dla nowych lub mniejszych konkurentów.

Dostawcy muszą także rozumieć, jak kontrakty wynikające ze wspólnych zamówień przekładają się na rzeczywiste zachowania zakupowe. Umowa ramowa przyznana przez scentralizowaną jednostkę zakupową może być intensywnie wykorzystywana przez niektórych odbiorców końcowych, a przez innych praktycznie w ogóle. Przewidywanie, którzy odbiorcy końcowi faktycznie będą korzystać z umowy, jest kluczowe dla prognozowania przychodów i zarządzania relacją kontraktową. Doświadczeni dostawcy śledzą wzorce korzystania z umów ramowych i aktywnie współpracują z odbiorcami końcowymi, aby zachęcać do wykorzystania przyznanych rozwiązań.

Powiązane terminy

Centralny organ zakupowy: najbardziej instytucjonalna forma wspólnych zamówień.
Umowa ramowa: powszechna struktura stosowana we wspólnych zamówieniach.
Transgraniczne zamówienia: obszar, w którym rozwijają się wspólne zamówienia.
Dyrektywy zamówień publicznych UE: ramy prawne wspierające wspólne zamówienia.
Zamówienia publiczne: szersza działalność, w ramach której występują wspólne zamówienia.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.