Capture-suunnittelu
Capture-suunnittelu on työ, joka tehdään ennen tarjouspyynnön julkaisua: ostajan ongelman ymmärtäminen, sen selvittäminen, miten he arvioivat, vahvuuksien asemoiminen suhteessa pisteytykseen ja päätös siitä, mitä tarjousta jätätte ennen kuin teille kerrotaan. Voittoprosentit ratkeavat pitkälti tässä vaiheessa. Kun ilmoitus ilmestyy, ostaja on yleensä jo muotoillut vaatimuksen, ja joku on auttanut häntä kirjoittamaan sen.
Capture-suunnittelu on tietoinen tietyn mahdollisuuden tavoittelemista kuukausia ennen kuin se viedään markkinoille. Se eroaa markkinoinnista, joka on suuntaamatonta, ja tarjoushallinnasta, joka alkaa, kun asiakirjat julkaistaan. Sen tuote ei ole ostajalle tarkoitettu asiakirja; se on joukko päätöksiä, jotka oma tiiminne tekee — kannattaako pyrkiä, kenen kanssa, noin millä hinnalla ja millä tarinalla.
Ennen-ilmoitusikkunan merkitys
Julkinen tarjous on näkyvä päätepiste pitkästä sisäisestä prosessista. Ennen julkaisua ostaja on tunnistanut tarpeen, varmistanut budjetin, määritellyt laajuuden ja laatinut arviointikriteerit. Jokainen näistä vaiheista on mahdollisuus toimittajan tulla ymmärretyksi — tai tulla väärinymmärretyksi — eikä mikään niistä ole enää vaikuttamiskelpoinen, kun ilmoitus on julkaistu ja viestintäikkuna kaventuu kirjallisiin täsmennyspyyntöihin, joihin julkaistaan vastaukset.
Jos vaatimuksesta saat tiedon vasta julkaisupäivänä, kilpailet yrityksiä vastaan, jotka ovat tienneet siitä kuukausia, ovat jo muokanneet ostajan käsitystä hyvän lopputuloksen piirteistä ja ovat käyttäneet ajan ratkaisun rakentamiseen sen sijaan, että olisivat lukeneet teknistä erittelyä.
Säännöt sallivat tämän nimenomaisesti
Ennakkokontaktit ostajien ja toimittajien välillä eivät ole harmaalla alueella. Niihin on varattu mahdollisuus, ja joissain paikoissa niitä kannustetaan hankintalainsäädännössä.
Yhdysvalloissa Federal Acquisition Regulation (FAR) 15.201 määrittelee tiedonvaihdon teollisuuden kanssa ennen tarjousten vastaanottamista. Niiden tarkoitus on "improve the understanding of Government requirements and industry capabilities" (15.201(b)), ja luetellut tekniikat sisältävät toimialakonferenssit, markkinatutkimuksen, yksittäiset tapaamiset mahdollisten tarjoajien kanssa, ennakkotiedotteet, tarjouspyyntöjen luonnokset (Request for Proposals, RFP), tiedonhankintapyynnöt (requests for information), ennakkotarjouskokoukset ja kohdevierailut (15.201(c)). Vaihdot on sovitettava hankintojen eheyteen liittyviin vaatimuksiin (15.201(a)).
Yhdistyneessä kuningaskunnassa Procurement Act 2023:n 16 kohta mahdollistaa alustavan markkinavuorovaikutuksen ennen tarjousilmoituksen julkaisua. Viranomainen voi olla yhteydessä toimittajiin kehittääkseen omia vaatimuksiaan ja lähestymistapaansa, suunnitellakseen menettelyä, osallistumisen ehtoja tai hankintakriteereitä, laatiakseen tarjousilmoituksia ja asiakirjoja, tunnistaakseen todennäköiset sopimusehdot, tunnistaakseen potentiaaliset toimittajat ja rakentaakseen toimittajakapasiteettia.
Missä raja kulkee
Molemmat järjestelmät asettavat oikeudenmukaisuusedellytyksen, ja se kääntyy toimittajaa vastaan, joka ylittää sallitun.
FAR 15.201(f) edellyttää, että kun tiettyjä ehdotettuun hankintaan liittyviä tietoja paljastetaan yhdelle tai useammalle potentiaaliselle tarjoajalle, ne on saatettava julkisesti saataville mahdollisimman pian, jotta ei synny epäoikeudenmukaista kilpailuetua. Siten tieto, jonka saat yksittäisessä tapaamisessa, voidaan julkaista kaikille — ja usein julkaistaan.
Procurement Act 2023:n 16 kohta velvoittaa viranomaisen ryhtymään toimiin varmistaakseen, ettei alustavaan markkinavuorovaikutukseen osallistuville toimittajille anneta epäoikeudenmukaista etua eikä kilpailua muuten vääristetä. Jos epäoikeudenmukaista etua ei voida välttää, viranomaisen on suljettava kyseinen toimittaja pois kilpailullisesta tarjousmenettelystä. Ostajan auttaminen määrittelyn kirjoittamisessa niin tiukasti oman tuotteesi ympärille, että kukaan muu ei voi sitä täyttää, ei ole fiksua capture-toimintaa; se on tie sulkeutua pois siitä tarjouskilpailusta, jonka luomiseen autoit.
Erikseen toisen tarjoajan tarjousaineiston tai ostajan lähdevalintatietojen hankkiminen ennen hankinnan tekemistä on Yhdysvaltain liittovaltion hankinnoissa ehdottomasti kielletty (FAR 3.104-3, toimeenpantu 41 U.S.C. 2102), ja vastaavat eheysmääräykset koskevat myös muualla. Capture perustuu julkaistuun tietoon, avoimeen keskusteluun ja omaan analyysiisi — ei koskaan vuodettuun arviointimateriaaliin.
Mitä capture-suunnittelu käytännössä tuottaa
Toimiva capture-suunnitelma on lyhyt ja vastaa konkreettisiin kysymyksiin. Kuka tekee päätöksen, ja kuka vaikuttaa siihen? Mikä on ostajan todellinen ongelma, heidän sanoin, ei teknisen erittelyn mukaisesti? Onko nykyinen toimittaja (incumbent), miten nykyinen sopimus toimii ja mitä ostaja pyrkii välttämään toistamasta? Mikä on todennäköinen budjetti ja mistä se on peräisin? Mitä arviointikriteerit todennäköisimmin palkitsevat? Mitkä ovat meidän kaksi tai kolme aidosti erottelevaa tekijää verrattuna niihin yrityksiin, jotka myös tarjoavat? Keiden kanssa meidän täytyy tehdä yhteistyötä, ja olemmeko puhuneet heidän kanssaan? Mikä on hinta, jonka ostaja pystyy puolustamaan sisäisesti?
Jokainen vastaus edellyttää toimenpidettä ja omistajaa: kokouksen pyytämistä, kohdevierailua, todistuspisteen hankkimista, suosituksen varmistamista, kyvykkyyspuutteen paikkaamista ennen ilmoituksen julkaisua.
Mitä tehdä sen suhteen
Valitse pieni määrä nimettyjä mahdollisuuksia — viisi tai kuusi, ei viisikymmentä — ja aloita kaksitoista–kahdeksantoista kuukautta ennen odotettua uudelleentarjoilun päivämäärää. Etsi sopimuksen päättymispäivä hankintailmoituksista ja sopimusrekistereistä; tuo päivämäärä on julkinen useimmilla markkinoilla, joita käsittelemme. Vastaa jokaiseen oman alasi tiedonhankintapyyntöön (request for information) ja ennakkotiedotteeseen (prior information notice), vaikka et aikoisikaan tarjota, sillä ne ovat hetkiä, jolloin kysymykset ovat vielä tervetulleita.
Sitoudu sitten sääntöön: jos julkaisuhetkellä et pysty nimeämään ostajan kolmea tärkeintä prioriteettia heidän omilla sanoillaan, capture ei tapahtunut ja tarjous/ei-tarjous -portti tulisi heijastaa sitä.
Termistöhuomautus
"Capture planning" nimisenä toimintana ja capture-suunnitelmapohja ammattikäytäntönä ovat enemmänkin käytäntöä kuin oikeudellinen konstruktio. Taustalla oleva toiminta — ennakkomarkkinavuorovaikutus — on se, mitä yllä mainitut säännökset ja määräykset säätelevät.
Related terms
See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.