Plánovanie získania zákazky | Otnox

Plánovanie získania zákazky je úmyselné zameranie sa na konkrétnu príležitosť v mesiacoch predtým, než sa dostane na trh. Odlišuje sa od marketingu, ktorý je neriadený, a od riadenia ponúk, ktoré začína, keď dokumenty zverejnia. Jeho výstup nie je dokument pre zadávateľa; je to súbor rozhodnutí, ktoré urobí váš vlastný tím — či sa bude uchádzať, s kým, približne za akú cenu a s akým príbehom.

Prečo je obdobie pred zverejnením dôležité

Verejná súťaž je viditeľným koncom dlhého vnútorného procesu. Pred zverejnením zadávateľ identifikoval potrebu, zabezpečil rozpočet, definoval rozsah a zostavil hodnotiace kritériá. Každý z týchto krokov predstavuje príležitosť, aby dodávateľ bol pochopený — alebo nepochopený — a ani jeden z nich už nie je možné ovplyvniť, keď je oznámenie zverejnené a komunikačné okno sa zužuje na písomné otázky na objasnenie s uverejnenými odpoveďami.

Ak sa o požiadavke dozviete prvýkrát v deň zverejnenia, súťažíte proti firmám, ktoré o nej vedia už mesiace, ktoré už formovali predstavu zadávateľa o tom, čo je dobré, a ktoré tento čas trávili budovaním riešenia namiesto čítania špecifikácie.

Pravidlá to výslovne povoľujú

Predsúťažný kontakt medzi zadávateľmi a dodávateľmi nie je šedou zónou. Je upravený a na niektorých miestach procurementové právo takéto konanie priamo povzbudzuje.

Vo Spojených štátoch upravuje Federal Acquisition Regulation (FAR) § 15.201 výmeny informácií s priemyslom pred prijatím návrhov. Ich účel je „zlepšiť porozumenie vládnym požiadavkám a schopnostiam priemyslu" (15.201(b)) a techniky, ktoré tam sú vymenované, zahŕňajú konferencie s priemyslom, prieskum trhu, individuálne stretnutia s potenciálnymi uchádzačmi, predsúťažné oznámenia, návrhy RFP, žiadosti o informácie, predponukové konferencie a návštevy miest (15.201(c)). Výmeny musia byť v súlade s požiadavkami integrity pri obstarávaní (15.201(a)).

V Spojenom kráľovstve ustanovuje § 16 zákona o verejnom obstarávaní 2023 (Procurement Act 2023) možnosť predbežného zapojenia trhu pred zverejnením oznámenia o súťaži. Orgán môže komunikovať s dodávateľmi, aby rozvinul svoje požiadavky a prístup, navrhol postup, podmienky účasti alebo kritériá hodnotenia, pripravil oznámenia a dokumenty súťaže, identifikoval pravdepodobné zmluvné podmienky, identifikoval potenciálnych dodávateľov a budoval kapacitu dodávateľov.

Kde leží hranica

Obe právne úpravy viažu tento postup pod podmienku férovosti, ktorá obracia nevýhodu proti dodávateľovi, ktorý to preženie.

FAR 15.201(f) vyžaduje, že keď sa konkrétne informácie o plánovanom obstaraní zdieľajú s jedným alebo viacerými potenciálnymi uchádzačmi, musia byť čo najskôr sprístupnené verejnosti, aby sa predišlo vytvoreniu nespravodlivej konkurenčnej výhody. Informácie získané pri osobnom stretnutí teda možno zverejniť všetkým — a často sa tak aj robí.

§ 16 zákona o verejnom obstarávaní 2023 zaväzuje orgán podniknúť kroky, aby sa zabránilo tomu, že dodávatelia zapojení do predbežného trhu získajú nespravodlivú výhodu a aby sa súťaž inač nedeformovala. Ak sa nedá zamedziť nespravodlivej výhode, orgán musí takého dodávateľa vylúčiť z konkurzného postupu. Pomáhať zadávateľovi napísať špecifikáciu tak úzko okolo vášho produktu, že nikto iný ju nemôže splniť, nie je šikovné „captureovanie“; je to cesta k vylúčeniu z tendra, ktorý ste pomohli vytvoriť.

Samostatne je pri federálnom obstarávaní USA výslovne zakázané získať pred udeľovaním návrh iného uchádzača alebo informácie o výbere zdroja (FAR 3.104-3, implementujúci 41 U.S.C. 2102), a obdobné pravidlá integrity platia aj inde. Capture sa buduje na zverejnených informáciách, otvorenej konverzácii a vlastnej analýze — nikdy na uniknutom hodnotiacom materiáli.

Čo plánovanie získania zákazky v skutočnosti prináša

Funkčný plán získania zákazky je krátky a odpovedá na konkrétne otázky. Kto je rozhodovateľ a kto na neho vplýva? Aký je skutočný problém zadávateľa, v jeho slovách, nie v slovách špecifikácie? Existuje súčasný dodávateľ, ako funguje súčasná zmluva a čo sa bude zadávateľ snažiť neopakovať? Aký je pravdepodobný rozpočet a odkiaľ pochádza? Čo budú hodnotiace kritériá najpravdepodobnejšie odmeňovať? Aké sú naše dva alebo tri skutočné odlišovače oproti firmám, ktoré sa tiež prihlásia? S kým sa potrebujeme spojiť a hovorili sme s nimi? Aká je cena, ktorú si zadávateľ dokáže interně obhájiť?

Každá odpoveď nesie so sebou akciu a vlastníka: stretnutie, o ktoré treba požiadať, návštevu miesta, ktorej sa zúčastniť, dôkazný bod, ktorý získať, referenciu, ktorú zabezpečiť, alebo chýbajúcu schopnosť, ktorú doplniť predtým, než oznámenie príde.

Čo s tým robiť

Vyberte si malý počet pomenovaných príležitostí — päť alebo šesť, nie päťdesiat — a začnite dvanásť až osemnásť mesiacov pred očakávaným dátumom opätovného vyhlásenia. Zistite dátum ukončenia zmluvy z oznámení o award a registra zmlúv; tento dátum je vo väčšine trhov, ktoré pokrývame, verejný. Reagujte na každú žiadosť o informácie a predbežné informačné oznámenie vo vašom sektore, aj keď sa nechystáte súťažiť, pretože to sú momenty, keď sú otázky stále vítané.

Potom si stanovte pravidlo: ak do času zverejnenia oznámenia neviete vymenovať tri hlavné priority zadávateľa vo vlastných slovách zadávateľa, plánovanie nenastalo a brána rozhodnutia o ponuke/nezapojení by to mala odrážať.

Poznámka o terminológii

„Capture planning" ako pomenovaná disciplína a šablóna capture-planu sú profesionálnou konvenciou skôr než právnou kategóriou. Podkladová aktivita — predtrhové zapojenie — je to, čo vyššie uvedené zákony a predpisy upravujú.

Related terms

• Rozhodnutie bid/no-bid
• Víťazná téma
• Cena na výhru (PTW)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.