Plánování získání zakázky | Otnox

Plánování získání zakázky je cílené usilování o konkrétní příležitost v měsících před jejím uvedením na trh. Liší se od marketingu, které je bez směru, a od řízení návrhu (proposal management), které začíná, když dokumenty vyjdou. Jeho výstupem není dokument pro zadavatele; je to soubor rozhodnutí, která učiní váš vlastní tým — zda se účastnit, s kým, za přibližně jakou cenu a s jakým příběhem.

Proč má období před zveřejněním význam

Veřejná soutěž je viditelným koncem dlouhého interního procesu. Před zveřejněním zadavatel identifikoval potřebu, zajistil rozpočet, vymezil rozsah a sepsal hodnoticí kritéria. Každý z těchto kroků je příležitostí, aby dodavatel byl pochopen — nebo nepochopen — a žádný z těchto kroků není možné ovlivnit, jakmile je oznámení aktivní a komunikační okno se zúží na písemné žádosti o objasnění s publikovanými odpověďmi.

Pokud se o požadavku dozvíte poprvé v den zveřejnění, soutěžíte proti firmám, které o něm vědí měsíce, které již formovaly představu zadavatele o tom, co je dobré, a které ten čas využily k budování řešení místo čtení specifikace.

Pravidla to výslovně umožňují

Kontakt před vyhlášením mezi zadavateli a dodavateli není šedou zónou. Je upraven a na některých místech předpisy zadávání veřejných zakázek tuto komunikaci podporují.

Ve Spojených státech FAR (Federal Acquisition Regulation, Federální předpisy o zadávání zakázek) 15.201 stanoví výměny informací s průmyslem před obdržením návrhů. Jejich účelem je „zlepšit porozumění požadavkům vlády a schopnostem průmyslu" (15.201(b)) a techniky, které uvádí, zahrnují průmyslové konference, průzkum trhu, jednání jeden na jednoho s potenciálními dodavateli, předoznamovací oznámení (presolicitation notices), návrhy RFP, žádosti o informace (requests for information), přednabídkové konference a návštěvy na místě (15.201(c)). Výměny musí být v souladu s požadavky na integritu zadávání (15.201(a)).

Ve Spojeném království ustanovení 16 Zákona o zadávání zakázek 2023 (Procurement Act 2023) umožňuje předběžné zapojení trhu před zveřejněním oznámení o soutěži. Orgán může komunikovat s dodavateli za účelem rozpracování svých požadavků a přístupu, navrhnout postup, podmínky účasti nebo hodnoticí kritéria, připravit oznámení a dokumenty k soutěži, identifikovat pravděpodobné smluvní podmínky, identifikovat potenciální dodavatele a budovat kapacitu dodavatelů.

Kde je hranice

Oba režimy stanoví podmínku férovosti, která působí proti dodavateli, jež překročí hranici.

FAR 15.201(f) vyžaduje, že když jsou určité informace o navrhovaném zadání zpřístupněny jednomu nebo více potenciálním dodavatelům, musí být co nejdříve zpřístupněny veřejnosti, aby se předešlo vytvoření neférové konkurenční výhody. Informace, které získáte při jednání jeden na jednoho, tedy mohou být zveřejněny všem — a často jsou.

Článek 16 Zákona o zadávání zakázek 2023 zavazuje orgán podniknout kroky k zajištění toho, aby dodavatelé účastnící se předběžného zapojení trhu nebyli uvedeni do neférové výhody a aby soutěž nebyla jinak narušena. Kde nelze zabránit vzniku neférové výhody, musí orgán daného dodavatele vyloučit z konkurenčního zadávacího řízení. Pomáhat zadavateli sepsat technickou specifikaci tak úzce kolem vašeho produktu, že ji nikdo jiný nemůže splnit, není chytré „capture“; je to cesta k vyloučení z veřejné soutěže, kterou jste pomohli vytvořit.

Samostatně je v americkém federálním zadávání zakázek zcela zakázáno získávat před podáním nabídky návrhové informace jiného uchazeče nebo informace o výběru zdroje ze strany zadavatele (FAR 3.104-3, implementace 41 U.S.C. 2102) a obdobná pravidla integrity platí i jinde. Capture se buduje na publikovaných informacích, otevřené konverzaci a vlastní analýze — nikdy na uniklých hodnoticích materiálech.

Co vlastně plánování získání zakázky produkuje

Funkční plán získání je stručný a odpovídá na konkrétní otázky. Kdo je rozhodovatel a kdo ho ovlivňuje? Jaký je skutečný problém zadavatele, v jeho vlastních slovech, ne v těch ve specifikaci? Existuje současný dodavatel (incumbent), jak plní stávající smlouva a čemu se bude zadavatel snažit vyhnout? Jaký je pravděpodobný rozpočet a odkud pochází? Co budou hodnoticí kritéria pravděpodobně nejvíce odměňovat? Jaké jsou naše dvě nebo tři skutečné konkurenční výhody oproti firmám, které také podají nabídku? S kým se musíme spojit a mluvili jsme s nimi? Jaká je cena, kterou bude zadavatel schopen interně obhájit?

Každá odpověď nese akci a odpovědného: schůzku k vyžádání, návštěvu provozu, důkazní prvek k získání, referenci k zajištění, mezeru ve schopnostech k uzavření před zveřejněním oznámení.

Co s tím dělat

Vyberte malý počet pojmenovaných příležitostí — pět nebo šest, ne padesát — a začněte dvanáct až osmnáct měsíců před očekávaným datem opětovného vypsání soutěže. Najděte datum konce smlouvy z oznámení o udělení a rejstříků smluv; toto datum je v většině trhů, které pokrýváme, veřejné. Reagujte na každou žádost o informace a předchozí informační oznámení ve svém sektoru, i tam, kde nebudete podávat nabídku, protože to jsou okamžiky, kdy jsou otázky ještě vítány.

Pak se držte pravidla: pokud v době zveřejnění oznámení neumíte pojmenovat tři hlavní priority zadavatele jeho vlastními slovy, k žádnému capture nedošlo a brána pro rozhodnutí o účasti (bid/no-bid) by tomu měla odpovídat.

Poznámka k terminologii

„Plánování získání zakázky" jako pojmenovaná disciplína a šablona capture-planu jsou profesní konvencí spíše než právním konstruktem. Základní činnost — předtržní zapojení — je tím, co výše uvedené zákony a předpisy regulují.

Related terms

• Rozhodnutí bid/no-bid
• Vítězné téma
• Cena pro výhru (PTW)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.