Planiranje osvajanja

Planiranje osvajanja je namerna težnja za konkretnom prilikom u mesecima pre nego što ona izađe na tržište. Ono se razlikuje od marketinga, koji je nedirektivan, i od upravljanja ponudama (proposal management), koje počinje kada dokumenti budu objavljeni. Njegov izlaz nije dokument za naručioca; to je skup odluka koje vaš tim donosi — da li da se konkuriše, sa kim, otprilike po kojoj ceni, i kojom pričom.

Zašto je period pre objave važan

Javni tender je vidljivi kraj dugog internog procesa. Pre objave naručilac je identifikovao potrebu, obezbedio budžet, definisao obim i sastavio kriterijume ocenjivanja. Svaki od tih koraka predstavlja priliku da dobavljač bude shvaćen — ili pogrešno shvaćen — i nijedan od njih nije podložan uticaju kada oglas postane javno dostupan i komunikacioni prozor se suzi na pisana pitanja za pojašnjenje sa objavljenim odgovorima.

Ako prvi put saznate za zahtev na dan objave, takmičite se protiv firmi koje o tome znaju mesecima, već su oblikovale naručioćevu predstavu o tome šta znači dobro rešenje i taj su vreme provodile gradeći rešenje umesto čitanja specifikacije.

Pravila to izričito dopuštaju

Kontakt pre objave tendera između naručilaca i dobavljača nije siva zona. To je predviđeno, i na mestima podstaknuto, zakonima o nabavkama.

U Sjedinjenim Državama, FAR (Federal Acquisition Regulation — Savezni propisi o nabavci) 15.201 propisuje razmenu informacija sa industrijom pre prijema predloga. Njihova svrha je da „poboljšaju razumevanje zahteva Vlade i sposobnosti industrije" (15.201(b)), a tehnike koje navodi uključuju industrijske konferencije, istraživanje tržišta, sastanke jedan na jedan sa potencijalnim ponuđačima, preobjave (presolicitation notices), nacrte RFP-a (RFP — Request for Proposal; zahtev za predlog), zahteve za informacije, konferencije pre podnošenja predloga i posete lokaciji (15.201(c)). Razmene moraju biti u skladu sa zahtevima za integritet u nabavkama (15.201(a)).

U Ujedinjenom Kraljevstvu, section 16 Zakona Procurement Act 2023 predviđa preliminarni angažman tržišta pre nego što se objavi oglas za tender. Organ može da angažuje dobavljače radi razvoja svojih zahteva i pristupa, dizajna postupka, uslova učešća ili kriterijuma za dodelu, pripreme obaveštenja i dokumenata za tender, identifikovanja verovatnih ugovornih uslova, identifikovanja potencijalnih dobavljača i izgradnje kapaciteta dobavljača.

Gde je granica

Oba režima nameću uslov pravičnosti, i on ide protiv dobavljača koji pređe granicu.

FAR 15.201(f) zahteva da kada se specifične informacije o predloženoj nabavci otkriju jednom ili više potencijalnih ponuđača, moraju se učiniti dostupnim javnosti što je pre moguće, kako se ne bi stvorila nepravedna konkurentska prednost. Dakle, informacije koje dobijete na sastanku jedan na jedan mogu se objaviti svima — i često se objave.

Section 16 Procurement Act 2023 obavezuje organ da preduzme korake kako bi osigurao da dobavljači koji učestvuju u preliminarnom angažmanu tržišta ne budu stavljeni u nepravedan položaj i da konkurencija nije drugačije izobličena. Gde se nepravedna prednost ne može izbeći, organ mora isključiti tog dobavljača iz postupka javnog nadmetanja. Pomoć naručiocu da napiše specifikaciju toliko usko oko vašeg proizvoda da niko drugi ne može da je ispuni nije pametno „osvajanje"; to je put do isključenja iz tendera koji ste pomogli da se stvori.

Posebno, pribavljanje informacija iz predloga drugog ponuđača ili informacija o izboru izvora od naručioca pre dodele je izričito zabranjeno u saveznim nabavkama SAD (FAR 3.104-3, koji sprovodi 41 U.S.C. 2102), i slična pravila integriteta važe i drugde. Capture se gradi na objavljenim informacijama, otvorenom razgovoru i vašoj sopstvenoj analizi — nikada na procurelim materijalima za ocenjivanje.

Šta planiranje osvajanja zapravo proizvodi

Funkcionalni plan osvajanja je kratak i odgovara na konkretna pitanja. Ko je donosioc odluke, i ko utiče na njega? Koji je pravi problem naručioca, u njihovim rečima, a ne u specifikaciji? Postoji li incumbent, kako teče trenutni ugovor i šta će naručilac pokušavati da ne ponovi? Koji je verovatni budžet i odakle potiče? Šta će kriterijumi ocenjivanja najverovatnije nagraditi? Koja su naša dva ili tri stvarna razlikovna elementa u odnosu na firme koje će takođe konkurisati? Sa kim treba da se udružimo i da li smo razgovarali s njima? Koja je cena koju naručilac može braniti interno?

Svaki odgovor nosi akciju i odgovornog: sastanak za zakazivanje, posetu lokaciji za prisustvovanje, dokaz o učinku koji treba pribaviti, referencu koju treba osigurati, nedostatak sposobnosti koji treba zatvoriti pre nego što oglas stigne.

Šta treba preduzeti

Odaberite mali broj imenovanih prilika — pet ili šest, a ne pedeset — i počnite dvanaest do osamnaest meseci pre očekivanog datuma ponovnog oglašavanja. Pronađite datum završetka ugovora iz obaveštenja o dodeli i registra ugovora; taj datum je javan u većini tržišta koja pokrivamo. Odgovorite na svaki zahtev za informacije i obaveštenje o prethodnim informacijama u vašoj sektoru, čak i kada nećete konkurisati, jer su to trenuci kada su pitanja i dalje dobrodošla.

Zatim se pridržavajte pravila: ako do dana objave oglasa ne možete imenovati tri glavna prioriteta naručioca njihovim rečima, planiranje osvajanja nije obavljeno i odluka o ulasku u ponudu (bid/no-bid) treba da to odražava.

Napomena o terminologiji

"Planiranje osvajanja" kao imenovana disciplina, i šablon plana osvajanja, profesionalna su konvencija pre nego pravni konstrukt. Osnovna aktivnost — preliminarni angažman tržišta — jeste ono što regulative i propisi navedeni gore regulišu.

Related terms

• Odluka: ponuditi ili ne (bid/no-bid)
• Pobednička tema
• Cena za pobedu (PTW)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.