Capture-planlegging

Capture-planlegging er den målbevisste jakten på en konkret mulighet i månedene før den går ut på markedet. Den skiller seg fra markedsføring, som er uredigert, og fra tilbudsadministrasjon, som begynner når dokumentene blir publisert. Resultatet er ikke et dokument for oppdragsgiveren; det er et sett beslutninger ditt eget team tar — om man skal forfølge, med hvem, til grovt hvilken pris, og med hvilken historie.

Why the pre-notice window matters

En offentlig konkurranse er den synlige slutten på en lang intern prosess. Før publisering har en oppdragsgiver identifisert et behov, sikret budsjett, definert omfang og utarbeidet evalueringskriterier. Hvert av disse trinnene er en mulighet for en leverandør til å bli forstått — eller misforstått — og ingen av dem er åpne for påvirkning når kunngjøringen er aktiv og kommunikasjonsvinduet er innsnevret til skriftlige oppklaringsspørsmål med offentliggjorte svar.

Hvis du først får kjennskap til et krav på publiseringsdagen, konkurrerer du mot firmaer som har visst om det i flere måneder, allerede har formet oppdragsgiverens oppfatning av hva som er godt, og som har brukt den tiden på å bygge en løsning i stedet for å lese en spesifikasjon.

The rules explicitly permit this

Kontakt mellom oppdragsgivere og leverandører før en konkurranse er ikke et grått område. Det er tilrettelagt for, og i noen tilfeller oppmuntret, av anskaffelsesrett.

I USA fastsetter Federal Acquisition Regulation (FAR) 15.201 utvekslinger av informasjon med industrien før mottak av forslag. Deres formål er å "improve the understanding of Government requirements and industry capabilities" (15.201(b)), og teknikkene som listes inkluderer bransjekonferanser, markedsundersøkelser, en-til-en-møter med potensielle offerors, presolicitation notices, utkast til RFP (forespørsel om tilbud), requests for information, preproposal conferences og befaringer (15.201(c)). Utvekslinger må være i samsvar med kravene til anskaffelsesintegritet (15.201(a)).

I Storbritannia gir section 16 of the Procurement Act 2023 adgang til preliminary market engagement før en kunngjøring om konkurranse publiseres. En myndighet kan engasjere seg med leverandører for å utvikle sine krav og tilnærming, utforme prosedyren, deltakelsesvilkår eller tildelingskriterier, forberede kunngjørings- og konkurransedokumenter, identifisere sannsynlige kontraktsvilkår, finne potensielle leverandører og bygge leverandørkapasitet.

Where the line is

Begge regimer pålegger en rettferdighetsbetingelse, som slår mot leverandøren som strekker seg for langt.

FAR 15.201(f) krever at når spesifikk informasjon om en foreslått anskaffelse gis til én eller flere potensielle offerors, må den gjøres tilgjengelig for offentligheten så snart som praktisk mulig, for å unngå å skape en urimelig konkurransefordel. Så informasjon du får i et en-til-en-møte kan publiseres for alle — og ofte blir den det.

Seksjon 16 i Procurement Act 2023 forplikter myndigheten til å treffe tiltak for å sikre at leverandører som deltar i preliminary market engagement ikke settes i en urimelig fordel og at konkurransen ikke forvris. Der hvor en urimelig fordel ikke kan unngås, må myndigheten ekskludere den leverandøren fra den konkurrerende konkurranseprosedyren. Å hjelpe en oppdragsgiver med å skrive en kravspesifikasjon så tett rundt produktet deres at ingen andre kan oppfylle den er ikke smart capture; det er en vei til å bli ekskludert fra konkurransen du hjalp til med å skape.

Atskilt er det forbudt i amerikansk føderal anskaffelse å skaffe en annen tilbyderes tilbudsinformasjon eller oppdragsgiverens source selection information før tildeling (FAR 3.104-3, som implementerer 41 U.S.C. 2102), og tilsvarende integritetsregler gjelder andre steder. Capture bygger på offentliggjort informasjon, åpne samtaler og egen analyse — aldri på lekket evalueringsmateriale.

What capture planning actually produces

En fungerende capture-plan er kort og svarer på konkrete spørsmål. Hvem er beslutningstakeren, og hvem påvirker vedkommende? Hva er oppdragsgiverens reelle problem, i deres egne ord, ikke i spesifikasjonens? Finnes det en incumbent, hvordan presterer nåværende kontrakt, og hva vil oppdragsgiveren forsøke å unngå å gjenta? Hva er sannsynlig budsjett og hvor kom det fra? Hva vil evalueringskriteriene mest sannsynlig belønne? Hva er våre to eller tre reelle differensierere mot firmaene som også vil by? Hvem må vi inngå partnerskap med, og har vi snakket med dem? Hva er prisen oppdragsgiveren kan forsvare internt?

Hvert svar medfører en handling og en eier: et møte å be om, en befaring å delta på, et bevispunkt å fremskaffe, en referanse å sikre, en kapasitetsmangel å lukke før kunngjøringen kommer.

What to do about it

Velg et lite antall navngitte muligheter — fem eller seks, ikke femti — og start tolv til atten måneder før forventet utlysningsdato. Finn kontraktens sluttdato fra tildelingskunngjøringer og kontraktsregistre; den datoen er offentlig i de fleste markeder vi dekker. Svar på alle requests for information og prior information notice i din sektor, selv der du ikke vil by, fordi det er de øyeblikkene hvor spørsmål fortsatt er velkomne.

Hold dere deretter til en regel: hvis du ved publiseringstidspunktet ikke kan navngi oppdragsgiverens tre viktigste prioriteringer i deres eget språk, skjedde ikke capture og gate for bid/ingen-bid bør reflektere det.

A note on terminology

"Capture planning" som en navngitt disiplin, og capture-planmalen, er faglig konvensjon snarere enn et juridisk begrep. Den underliggende aktiviteten — preliminary market engagement — er det lovverkene og forskriftene ovenfor regulerer.

Related terms

• Beslutning om å by eller ikke by
• Vinnertema
• Pris-for-å-vinne (PTW)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.