Pris-for-å-vinne (PTW)

En pris-for-å-vinne-analyse svarer på et snevert spørsmål: gitt hvordan denne kjøperen vil score pris, hvilken pris maksimerer vår sannsynlighet for tildeling? Svaret er ofte ikke den laveste prisen du kunne tåle, og noen ganger er det høyere enn prisen du intuitivt ville tilbudt.

Start med poengformelen, ikke kostnadsskjemaet

Kjøpere publiserer hvordan pris vil bli behandlet, og behandlingen varierer enormt. Pris kan være en angitt prosentandel av totalpoeng, eller et pass/fail-budsjettstak (affordability cap), eller utslagsavgjørende ved kvalitet, eller poengsatt etter en formel som refererer til laveste bud, gjennomsnittlig bud eller budsjett. I amerikanske føderale utlysninger krever Federal Acquisition Regulation (FAR) 15.204-5(c) at Section M identifiserer alle betydelige faktorer og underfaktorer og deres relative betydning, så vektingen står i dokumentet. I henhold til UK Procurement Act 2023 må myndigheten fastsette tildelingskriterier og angi deres relative betydning, og hver leverandør som leverte et vurdert tilbud mottar et vurderingssammendrag etter seksjon 50 som viser hvordan det ble poengsatt mot hvert kriterium.

Når du har formelen, er analysen aritmetikk. Hvis pris utgjør 30% og kvalitet 70%, kan du beregne hva en 5% prisreduksjon er verdt i poeng, og hvilken kvalitetsmargin en billigere konkurrent ville trenge for å gå forbi deg. På en formel som scores mot laveste bud, gir det deg ingenting å sette pris under den sannsynlige laveste tilbyder. Ved et budsjettstak (affordability cap) scorer alt under taket likt, og rabatten er en gave.

Hvorfor det ikke er det samme som å by lavt

To mekanismer straffer en pris som er satt utelukkende ved å by lavt.

Kostnadsrealitet (cost realism). FAR 15.404-1(d)(1) definerer cost realism-analyse som en uavhengig gjennomgang og evaluering av spesifikke elementer i hver tilbyderes foreslåtte kostnadsestimat for å bestemme om de estimerte kostnadene er realistiske for arbeidet, reflekterer en klar forståelse av kravene, og er konsistente med det tekniske forslaget. Den skal utføres på kostnadsrefunderbare kontrakter (FAR 15.404-1(d)(2)), og der den utføres er den sannsynlige kostnaden — evaluatorens syn på hva arbeidet virkelig vil koste — det som brukes ved evaluering. Med andre ord kan et urealistisk lavt bud vurderes til et høyere beløp, og samtidig leses som bevis på at du har misforstått kravet. I de fastpris-situasjonene som behandles i FAR 15.404-1(d)(3) evalueres forslagene ved bruk av tilbudsforespørselens kriterier og tilbudte priser blir ikke justert som følge av analysen — men den tekniske tvilen består.

Abnormalt lave tilbud. I henhold til seksjon 19(3)(c) i UK Procurement Act 2023 kan en kontraherende myndighet se bort fra et tilbud som tilbyr en pris den mener er abnormt lav. Før den gjør det må den varsle leverandøren og gi vedkommende en rimelig mulighet til å demonstrere at den kan utføre kontrakten til den prisen (seksjon 19(4)); dersom leverandøren overbeviser myndigheten, kan ikke tilbudet avvises på dette grunnlaget (seksjon 19(5)). Så en aggressiv pris kan være holdbar — men bare hvis du kan dokumentere hvordan du vil levere til den prisen, og du vil bli bedt om dette med kort varsel.

Hva som inngår i analysen

Kjøperens budsjett, der det kan fastslås fra publiserte forretningssaker, finansieringsvarsler eller tidligere tildelingsverdier. Historiske tildelingspriser for sammenlignbare kontrakter, som er offentlige i de fleste markeder gjennom kontraktstildelingsvarsler. Den nåværende leverandørens kontraktsverdi og hvordan den har beveget seg gjennom variasjoner. Din egen kostnadsbase ved de angitte volumene og servicenivåene. Og et strukturert estimat av hva de to eller tre mest sannsynlige tilbyderne har råd til, basert på deres størrelse, arbeidsmodell, og om de trenger denne kontrakten for referanse- eller utnyttelsesårsaker.

Ingenting av dette er presist. Resultatet er et spenn med et mest sannsynlig punkt, ikke et tall med to desimaler.

Hva du bør gjøre

Gjør analysen før løsningen er låst. Pris-for-å-vinne skaper bare muligheter mens omfang, bemanningssammensetning, leveringssteder og risikofordeling fortsatt kan endres; etter at løsningen er låst er den eneste gjenværende spaken marginen, som er den verste.

Les prispoengformelen fra dag én og modellér den i et regneark med realistiske konkurrentpriser som variabler. Hent tildelingshistorikk for kjøperen og for kategorien. Sett en grense for når du trekker deg (walk-away price) ved bid/no-bid-beslutningen og dokumenter den, slik at samtalen i siste uke blir en beslutning mot et avtalt gulv i stedet for en forhandling med deg selv. Ta analysen til en kommersiell gjennomgang sammen med kostnadsberegningen for levering, og lukk eventuelle gap ved å endre tilbudet, ikke ved å kutte marginen stille.

Og skriv ned hvorfor prisen din er som den er. Hvis kjøperen spør — ved en utfordring om abnormt lave tilbud, eller i en avklaring — vil du trenge den begrunnelsen raskt.

En merknad om begrepet

"Pris-for-å-vinne" er et kommersielt faguttrykk uten lovfestet eller standardiseringsorganets definisjon, og modelleringsmetodene som selges under navnet varierer sterkt i grundighet. Evaluerings- og prisingsreglene sitert ovenfor er autoritative; det analytiske rammeverket rundt dem er konvensjon.

Related terms

• Beslutning om å by eller ikke by
• Capture-planlegging
• Fargeteam (Blue, Pink, Red, Green, Gold, White)
• Vinnertema

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.