Cena zwycięska (Price-to-win, PTW)

Analiza price-to-win odpowiada na wąskie pytanie: biorąc pod uwagę sposób, w jaki ten zamawiający punktuje cenę, jaka cena maksymalizuje nasze prawdopodobieństwo uzyskania zamówienia? Odpowiedź często nie jest najniższą ceną, jaką jesteś w stanie udźwignąć, a czasami jest wyższa niż cena, którą zaoferowałbyś intuicyjnie.

Zacznij od formuły punktowania, nie od arkusza kosztów

Zamawiający publikują sposób traktowania ceny, a traktowanie to jest niezwykle zróżnicowane. Cena może stanowić określony procent całkowitej oceny, albo próg kwalifikacyjny typu zalicz/nie zalicz pod względem przystępności finansowej, albo rozstrzygnięcie przy remisie jakości, albo być punktowana wzorem odwołującym się do najniższej oferty, średniej ofert lub budżetu. W zamówieniach federalnych USA FAR 15.204-5(c) wymaga, aby sekcja M identyfikowała wszystkie istotne czynniki i podczynniki oraz ich względne znaczenie, zatem waga jest zawarta w dokumencie. Na mocy UK Procurement Act 2023 organ musi ustalić kryteria udzielenia zamówienia i wskazać ich względne znaczenie, a każdy wykonawca, który złożył ocenioną ofertę, otrzymuje podsumowanie oceny na mocy sekcji 50 pokazujące, jak punktowano go względem każdego kryterium.

Gdy masz formułę, analiza jest rachunkowa. Jeśli cena stanowi 30%, a jakość 70%, możesz obliczyć, ile w punktach warta jest redukcja ceny o 5% i jaką przewagę jakościową musiałby mieć tańszy konkurent, by cię wyprzedzić. W formule punktowanej względem najniższej oferty, obniżenie ceny poniżej prawdopodobnej najniższej oferty nic ci nie daje. Przy progu przystępności wszystko poniżej progu otrzymuje tę samą punktację i rabat jest prezentem.

Dlaczego to nie to samo co oferowanie nisko

Dwa mechanizmy karzą cenę ustaloną wyłącznie przez obniżanie.

Realizm kosztów (Cost realism). FAR 15.404-1(d)(1) definiuje analizę realizmu kosztów jako niezależne przeglądanie i ocenę poszczególnych elementów proponowanego przez oferenta kosztorysu w celu stwierdzenia, czy szacunkowe koszty są realistyczne dla pracy, odzwierciedlają jasne zrozumienie wymagań i są zgodne z propozycją techniczną. Powinna być przeprowadzana w przypadku kontraktów rozliczanych kosztorysowo (FAR 15.404-1(d)(2)), a tam, gdzie jest przeprowadzana, za ocenę używa się prawdopodobnego kosztu — czyli poglądu oceniającego, ile praca rzeczywiście będzie kosztować. Innymi słowy, nierealistycznie niska oferta może zostać oceniona na wyższą kwotę i jednocześnie odczytana jako dowód niezrozumienia wymagań. W sytuacjach z ceną stałą, o których mowa w FAR 15.404-1(d)(3), propozycje są oceniane wg kryteriów zawartych w specyfikacji, a zaoferowane ceny nie są korygowane wskutek analizy — ale wątpliwość techniczna pozostaje.

Oferty rażąco niskie (Abnormally low tenders). Na mocy sekcji 19(3)(c) UK Procurement Act 2023 organ zamawiający może zignorować ofertę oferującą cenę, którą uzna za rażąco niską. Zanim to uczyni, musi zawiadomić wykonawcę i dać mu rozsądną możliwość wykazania, że jest w stanie wykonać umowę za tę cenę (sekcja 19(4)); jeśli wykonawca udowodni to zadowalająco dla organu, oferta nie może być zignorowana z tego powodu (sekcja 19(5)). Zatem agresywna cena jest do przeżycia — ale tylko jeśli potrafisz udokumentować, jak dostarczysz na jej poziomie, i będziesz o to zapytany w krótkim terminie.

Co wchodzi w analizę

Budżet zamawiającego, o ile da się go ustalić na podstawie opublikowanych studiów wykonalności, zapowiedzi finansowania lub wcześniejszych wartości przyznań. Historyczne ceny przyznanych kontraktów porównywalnych, które są publiczne na większości rynków poprzez ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Bieżąca wartość kontraktu incumbent’a oraz sposób, w jaki zmieniała się przez zmiany umowne. Twoja własna baza kosztowa przy wolumenach i poziomach usługi określonych w zamówieniu. I usystematyzowany szacunek, ile mogą sobie pozwolić dwaj albo trzej najbardziej prawdopodobni oferenci, oparty na ich skali, modelu zatrudnienia oraz na tym, czy potrzebują tego kontraktu ze względu na referencje lub wykorzystanie mocy produkcyjnych/zasobów.

Żadne z tego nie jest precyzyjne. Wynik to zakres z najbardziej prawdopodobnym punktem, a nie liczba do dwóch miejsc po przecinku.

Co z tym robić

Wykonaj analizę zanim rozwiązanie zostanie zamrożone. Price-to-win tworzy opcje tylko wtedy, gdy zakres, skład personelu, miejsca dostawy i alokacja ryzyka mogą jeszcze ulec zmianie; po zablokowaniu rozwiązania jedyną dźwignią pozostaje marża, co jest najgorszym z rozwiązań.

Przeczytaj formułę punktowania ceny pierwszego dnia i zamodeluj ją w arkuszu kalkulacyjnym z realistycznymi cenami konkurentów jako zmiennymi. Pobierz historię ogłoszeń o udzieleniu zamówienia dla zamawiającego i dla kategorii. Ustal cenę progową (walk-away) na bramce bid/no-bid i ją zapisz, tak aby rozmowa w ostatnim tygodniu była decyzją przeciwko uzgodnionemu pułapowi, a nie negocjacją z samym sobą. Przedstaw analizę na przeglądzie komercyjnym wraz z kalkulacją kosztów realizacji i wypełnij ewentualną lukę przez zmianę oferty, nie przez ciche obcinanie marży.

I zapisz, dlaczego twoja cena jest taka, jaka jest. Jeśli zamawiający zapyta — w ramach wyzwania dotyczącego oferty rażąco niskiej, albo w wyjaśnieniach — będziesz potrzebował tego uzasadnienia w pośpiechu.

Uwaga odnośnie terminu

„Price-to-win” jest terminem używanym w praktyce handlowej i nie ma definicji ustawowej ani definicji wydanej przez organy normalizacyjne, a metody modelowania oferowane pod tą nazwą znacznie się różnią pod względem rygoru. Cytowane powyżej zasady oceny i wyceny mają charakter wiążący; ramy analityczne wokół nich są konwencją.

Related terms

• Decyzja bid/no-bid
• Planowanie zdobycia kontraktu
• Przeglądy zespołów kolorów (Blue–White)
• Motyw wygranej

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.