Planowanie zdobycia kontraktu
Planowanie zdobycia kontraktu to prace wykonywane przed opublikowaniem przetargu: zrozumienie problemu nabywcy, ustalenie, jak będzie oceniał oferty, pozycjonowanie swoich mocnych stron względem kryteriów oceny oraz decyzja, co zaoferować, zanim zostaniemy poproszeni. Wskaźniki wygranych są w dużej mierze ustalane na tym etapie. Gdy pojawia się ogłoszenie, nabywca zazwyczaj już sformułował wymagania, a ktoś mu w tym pomógł.
Planowanie zdobycia kontraktu to świadome dążenie do konkretnej szansy w miesiącach poprzedzających jej wejście na rynek. Różni się ono od marketingu, który jest bezkierunkowy, oraz od zarządzania ofertą, które zaczyna się, gdy dokumenty zostaną udostępnione. Jego wynikiem nie jest dokument dla nabywcy; jest to zestaw decyzji, które podejmuje własny zespół — czy podchodzić, z kim, w jakim przybliżonym przedziale cenowym i z jaką narracją.
Dlaczego okres przed ogłoszeniem ma znaczenie
Przetarg publiczny jest widocznym końcem długiego wewnętrznego procesu. Przed publikacją nabywca zidentyfikował potrzebę, zabezpieczył budżet, określił zakres i opracował kryteria oceny. Każdy z tych kroków to okazja dla dostawcy, by zostać zrozumianym — lub źle zrozumianym — i żaden z nich nie jest otwarty na wpływ, gdy ogłoszenie jest już aktywne, a okno komunikacji zawęża się do pisemnych pytań wyjaśniających z opublikowanymi odpowiedziami.
Jeżeli dowiadujesz się o wymaganiu dopiero w dniu publikacji, konkurujesz z firmami, które wiedziały o nim od miesięcy, już ukształtowały wyobrażenie nabywcy o tym, jak powinno to wyglądać, i przez ten czas budowały rozwiązanie, zamiast czytać specyfikację.
Przepisy wyraźnie to dopuszczają
Kontakty przedprzetargowe między nabywcami a dostawcami nie są obszarem szarym. Są przewidziane, a w niektórych miejscach wręcz zachęcane przez prawo zamówień publicznych.
W Stanach Zjednoczonych FAR (Federal Acquisition Regulation) 15.201 określa wymiany informacji z przemysłem przed otrzymaniem ofert. Ich celem jest „poprawa zrozumienia wymagań rządu i zdolności przemysłu” (15.201(b)), a techniki wymienione tam obejmują konferencje branżowe, badania rynku, spotkania indywidualne z potencjalnymi oferentami, zawiadomienia przedsesyjne, projekty RFP, zapytania informacyjne, konferencje przedzłożeniowe i wizyty na miejscu (15.201(c)). Wymiany muszą być zgodne z wymogami integralności zamówień (15.201(a)).
W Zjednoczonym Królestwie sekcja 16 Ustawy o zamówieniach (Procurement Act 2023) przewiduje wstępne zaangażowanie rynku przed opublikowaniem ogłoszenia o przetargu. Organ może współpracować z dostawcami w celu opracowania swoich wymagań i podejścia, zaprojektowania procedury, warunków uczestnictwa lub kryteriów oceny, przygotowania ogłoszeń i dokumentów przetargowych, zidentyfikowania prawdopodobnych warunków kontraktowych, wskazania potencjalnych dostawców oraz budowania zdolności dostawców.
Gdzie leży granica
Oba systemy nakładają warunek uczciwości, i to on działa przeciwko dostawcy, który przesadza.
FAR 15.201(f) wymaga, aby gdy określone informacje o planowanym zamówieniu są ujawniane jednemu lub większej liczbie potencjalnych oferentów, muszą zostać udostępnione publicznie tak szybko, jak to praktycznie możliwe, by uniknąć tworzenia niesprawiedliwej przewagi konkurencyjnej. Zatem informacje, które uzyskasz podczas spotkania jeden na jeden, mogą zostać opublikowane dla wszystkich — i często tak się dzieje.
Sekcja 16 Ustawy o zamówieniach (Procurement Act 2023) zobowiązuje organ do podjęcia kroków zapewniających, że dostawcy biorący udział we wstępnym zaangażowaniu rynku nie uzyskają niesprawiedliwej przewagi i że konkurencja nie zostanie w inny sposób zniekształcona. Gdy nie można uniknąć niesprawiedliwej przewagi, organ musi wykluczyć tego dostawcę z procedury przetargowej. Pomaganie nabywcy w napisaniu specyfikacji tak ściśle dopasowanej do Twojego produktu, że nikt inny nie może jej spełnić, nie jest sprytnym uchwytem; to droga do wykluczenia z przetargu, który pomogłeś stworzyć.
Osobno, uzyskanie informacji z oferty innego oferenta lub informacji źródłowych nabywcy przed udzieleniem zamówienia jest w amerykańskich zamówieniach federalnych całkowicie zabronione (FAR 3.104-3, wdrażające 41 U.S.C. 2102), a równoważne zasady integralności mają zastosowanie także w innych jurysdykcjach. Planowanie zdobycia kontraktu opiera się na informacjach publicznych, otwartej rozmowie i własnej analizie — nigdy na wyciekach materiałów oceniających.
Co w praktyce daje planowanie zdobycia kontraktu
Funkcjonujący plan zdobycia jest krótki i odpowiada na konkretne pytania. Kto jest decydentem, a kto na niego wpływa? Jaki jest rzeczywisty problem nabywcy, wyrażony jego słowami, nie słowami specyfikacji? Czy istnieje wykonawca dotychczasowy (incumbent), jak funkcjonuje obecny kontrakt i czego nabywca będzie starał się nie powtórzyć? Jaki jest prawdopodobny budżet i skąd pochodzi? Co najprawdopodobniej nagrodzą kryteria oceny? Jakie są nasze dwa lub trzy rzeczywiste wyróżniki wobec firm, które również będą składać oferty? Z kim musimy się partnerować i czy z nimi rozmawialiśmy? Jaka jest cena, którą nabywca będzie potrafił uzasadnić wewnętrznie?
Każda odpowiedź niesie za sobą działanie i właściciela: spotkanie do umówienia, wizytę na miejscu do odbycia, dowód skuteczności do uzyskania, referencję do zabezpieczenia, lukę w zdolnościach do zamknięcia przed pojawieniem się ogłoszenia.
Co z tym zrobić
Wybierz niewielką liczbę nazwanych szans — pięć lub sześć, nie pięćdziesiąt — i zacznij od dwunastu do osiemnastu miesięcy przed spodziewaną datą ponownego ogłoszenia. Znajdź datę zakończenia kontraktu w zawiadomieniach o udzieleniu zamówienia i rejestrach kontraktów; ta data jest publiczna na większości rynków, które obejmujemy. Odpowiadaj na każde żądanie informacji i wcześniejsze zawiadomienie o informacjach w Twoim sektorze, nawet jeśli nie zamierzasz składać oferty, ponieważ to są momenty, w których pytania są jeszcze mile widziane.
Przyjmij regułę: jeśli w chwili publikacji ogłoszenia nie potrafisz wymienić trzech najważniejszych priorytetów nabywcy jego własnymi słowami, to nie przeprowadzono capture i bramka decydująca o zaangażowaniu do przetargu powinna to odzwierciedlać.
Uwaga na terminologię
"Planowanie zdobycia kontraktu" jako odrębna dyscyplina i szablon planu zdobycia są konwencją zawodową, a nie konstruktem prawnym. Podstawowa działalność — wstępne zaangażowanie rynku — to to, co regulują przytoczone powyżej ustawy i przepisy.
Related terms
See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.