Decyzja bid/no-bid

Decyzja bid/no-bid to punkt kontrolny go/no-go. Osoba z uprawnieniami przygląda się opublikowanej lub oczekiwanej okazji, waży ją względem stałego zestawu kryteriów i albo uwalnia budżet i zasoby ludzkie do realizacji, albo ją zabija. Decyzja jest rejestrowana z podaniem powodów, aby ta sama argumentacja nie była ponownie rozpatrywana trzy tygodnie później, gdy termin jest bliski, a osąd gorszy.

Why the gate exists

Odpowiedź na przetarg nie jest bezpłatna. Oferta usług średniej wielkości pochłania projektowanie rozwiązania, wycenę, przegląd prawny, kontaktowanie się z referencjami, tłumaczenia i często kilka tygodni czasu lidera technicznego. Ten koszt ponoszony jest niezależnie od tego, czy wygracie, i ponoszony jest w całości przy przetargach, gdzie dotychczasowy wykonawca i tak miał zostać ponownie wyznaczony.

Arytmetyka jest bezlitosna. Zespół, który składa dwadzieścia ofert rocznie przy wskaźniku wygranych 25%, wygrywa pięć. Ten sam zespół, składając dziesięć przetargów, do których faktycznie się zakwalifikował, i wkładając w każdą dwa razy więcej wysiłku, potrzebuje tylko 50% wskaźnika wygranych, by osiągnąć ten sam wynik — a odpowiednio zakwalifikowany pipeline zwykle to przewyższa. Bramka to sposób na konwersję wolumenu ofert w ich jakość bez zwiększania wydatków.

Who owns it

Decyzja nie powinna należeć do osoby, która znalazła okazję, ani do kierownika propozycji. Dział sprzedaży ma motywację do składania ofert; zespół ofertowy ma motywację do odrzucania. Praktyka lokuje decyzję u osoby odpowiadającej za rachunek zysków i strat (P&L) — dyrektor komercyjny, szef jednostki biznesowej, kierownik ds. realizacji, który będzie musiał obsadzić kontrakt, jeśli wygracie.

Osoba, która nią dysponuje, musi umieć powiedzieć "nie" bez odczytywania tego jako defetyzmu i musi być na tyle wysoka w hierarchii, by „nie” się utrzymało. Tam, gdzie bramka istnieje na papierze, ale każda okazja ją przechodzi, bramki nie ma.

What gets scored

Kryteria różnią się w zależności od firmy, ale te, które wiarygodnie przewidują wyniki, mieszczą się w czterech grupach:

Can we win? Czy jest dotychczasowy wykonawca i jak wykonywał bieżący kontrakt? Czy rozmawialiśmy z tym zamawiającym przed ukazaniem się ogłoszenia, czy dopiero teraz czytamy o jego wymaganiu? Czy rozumiemy, co on faktycznie będzie punktować? Przetarg, który widzisz po raz pierwszy w dniu publikacji, od zamawiającego, którego nigdy nie spotkałeś, to długi strzał bez względu na jakość twojej usługi.

Should we win? Wartość kontraktu w stosunku do kosztu realizacji, warunki płatności, pozycja dotycząca odpowiedzialności i odszkodowań, mechanizm kontroli zmian. Niektóre kontrakty są wygrywane, a potem przynoszą stratę przez cztery lata.

Can we comply? Progi obrotów, poziomy ubezpieczeń, certyfikaty, wymagania dotyczące referencji, licencjonowanie, poświadczenia bezpieczeństwa, lokalna obecność. Zwykle są to kryteria binarne i zwykle możliwe do ustalenia pierwszego dnia. Nieprzejście kryteriów selekcji, które można było przeczytać w pierwszej godzinie, jest najdroższym rodzajem przegranej.

Can we deliver the bid itself? Czy macie zdolności pisarskie, autora technicznego i dostępne zatwierdzenia w danym oknie czasowym? Krótki termin na duży przetarg sam w sobie jest sygnałem kwalifikacyjnym.

What the rules do and do not forgive

Bramka ma znaczenie częściowo dlatego, że zasady przetargowe są bezlitosne wobec wszystkiego, co pójdzie później nie tak. Zgodnie z amerykańskim Federalnym Regulaminem Zamówień (Federal Acquisition Regulation, FAR), standardowy przepis dotyczący konkurencyjnego nabywania stwierdza jasno, że rząd "może odrzucić każdą lub wszystkie propozycje, jeśli takie działanie leży w interesie Rządu" (FAR 52.215-1(f)(2)), że propozycje otrzymane po dokładnym określonym czasie zwykle nie będą rozpatrywane (FAR 52.215-1(c)(3)), oraz że rząd zamierza oceniać i udzielać zamówień bez negocjacji (FAR 52.215-1(f)(4)) — co oznacza, że może nie być możliwości naprawienia luki, którą pozostawiliście. Większość innych jurysdykcji stosuje tę samą logikę w innych słowach.

Cena nie jest też wyjściem z słabej pozycji. Zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych w Wielkiej Brytanii z 2023 r. (UK Procurement Act 2023), zamawiający może pominąć ofertę, którą uzna za nienormalnie niską (sekcja 19(3)(c)); musi najpierw powiadomić dostawcę i dać rozsądną możliwość wykazania, że może wykonać zamówienie po tej cenie (sekcja 19(4)), i jeśli dostawca przekona zamawiającego do satysfakcjonującego poziomu, oferta nie może być pominięta z tego powodu (sekcja 19(5)).

What to do about it

Zapisz kryteria zanim pojawi się następna okazja, nie podczas niej. Utrzymaj listę na poziomie dziesięciu lub mniej pytań i uczyn trzy z nich dyskwalifikujące — na przykład brak wcześniejszego kontaktu z zamawiającym, obowiązkowy wymóg, którego nie możecie spełnić, lub ujemny wkład przy cenie, jaką rynek zaakceptuje. Oceń każdą okazję przy bramce, zarejestruj decyzję i powód oraz przeglądaj zapisy co kwartał w porównaniu z tym, co faktycznie wygraliście. Zespoły, które to robią, odkrywają, które z ich kryteriów przewidują wyniki, a które są folklorem.

Śledź swój wskaźnik odmów jako liczbę. Jeśli jest bliski zeru, nie macie procesu kwalifikacji — macie kolejkę.

A note on the source of this practice

Nie istnieje żaden statut ani publiczny standard definiujący bramkę bid/no-bid lub przepisujący jej kryteria. To konwencja zawodowa, sformalizowana we materiałach płatnych Association of Proposal Management Professionals i w metodologiach komercyjnych, oraz reinventowana wewnętrznie przez większość zespołów ofertowych. Powyższe mechaniki są praktyką konsensusu, a nie opublikowaną regułą, i powinny być traktowane jako takie.

Related terms

• Planowanie zdobycia kontraktu
• Cena zwycięska (Price-to-win, PTW)
• Macierz zgodności
• Przeglądy zespołów kolorów (Blue–White)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.