Decisione bid/no-bid

Una decisione bid/no-bid è un punto di controllo go/no-go. Una persona con autorità esamina un'opportunità pubblicata o attesa, la valuta rispetto a un insieme fisso di criteri e o autorizza budget e personale per perseguirla oppure la elimina. La decisione viene registrata, con le motivazioni, in modo che lo stesso argomento non venga ri-discusso tre settimane dopo quando la scadenza è vicina e il giudizio è peggiore.

Perché esiste il gate

Rispondere a una gara non è gratuito. Una gara di servizi di dimensione media consuma progettazione della soluzione, determinazione dei prezzi, revisione legale, ricerca di referenze, traduzione e spesso diverse settimane del tempo di un responsabile tecnico. Quel costo è sostenuto sia che si vinca sia che si perda, e viene sostenuto integralmente su gare in cui un aggiudicatario precedente sarebbe stato comunque riproposto.

L'aritmetica è implacabile. Un team che partecipa a venti gare all'anno con un tasso di vittoria del 25% ne vince cinque. Lo stesso team, partecipando a dieci gare per le quali è effettivamente qualificato e dedicando il doppio dello sforzo a ciascuna, ha bisogno di un tasso di vittoria del 50% per pareggiare — e una pipeline correttamente qualificata di solito lo supera. Il gate è il modo per convertire il volume di gare in qualità delle gare senza spendere di più.

Chi lo detiene

La decisione non dovrebbe spettare alla persona che ha trovato l'opportunità, né al responsabile della proposta. Le vendite hanno un incentivo a partecipare; il team delle proposte ha un incentivo a rifiutare. La prassi assegna la decisione a chi è responsabile del conto economico (P&L) — un direttore commerciale, un responsabile di unità di business, un responsabile della delivery che dovrà assegnare personale al contratto in caso di vittoria.

La persona che detiene il gate deve essere in grado di dire no senza che ciò venga interpretato come nichilismo, e deve essere sufficientemente senior perché il no resti valido. Dove esiste un gate solo sulla carta ma ogni opportunità lo supera, non esiste alcun gate.

Cosa viene valutato

I criteri variano secondo l'azienda, ma quelli che prevedono in modo affidabile gli esiti ricadono in quattro gruppi:

Possiamo vincere? Esiste un aggiudicatario precedente (incumbent) e come ha performato il contratto corrente? Abbiamo parlato con questo ente appaltante prima della pubblicazione dell'avviso, o stiamo leggendo il loro requisito per la prima volta? Comprendiamo ciò che verrà effettivamente valutato? Una gara che si vede per la prima volta il giorno della pubblicazione, da un buyer che non abbiamo mai incontrato, è un colpo difficile a prescindere dalla qualità del nostro servizio.

Dovremmo vincere? Valore del contratto rispetto al costo di esecuzione, termini di pagamento, posizione su responsabilità e indennizzi, meccanismo di controllo delle modifiche. Alcuni contratti sono vinti e poi generano perdite per quattro anni.

Possiamo conformarci? Soglie di fatturato, livelli di assicurazione, certificazioni, requisiti di referenze, licenze, autorizzazioni di sicurezza, presenza locale. Questi di solito sono criteri binari e generalmente verificabili il primo giorno. Non superare criteri di selezione che avresti potuto leggere nella prima ora è il tipo di perdita più costoso.

Possiamo produrre la proposta stessa? Avete la capacità di redazione, l'autore tecnico e le approvazioni disponibili nella finestra temporale concessa? Una scadenza breve su una gara di grande entità è di per sé un segnale di qualificazione.

Cosa le regole perdonano e cosa no

Il gate conta in parte perché le regole di gara sono impietose riguardo a qualsiasi errore commesso in seguito. Secondo il Regolamento federale degli appalti degli Stati Uniti (Federal Acquisition Regulation, FAR), la clausola standard per acquisizioni competitive afferma chiaramente che il Governo "may reject any or all proposals if such action is in the Government's interest" (FAR 52.215-1(f)(2)), che le proposte ricevute dopo l'esatto orario specificato generalmente non saranno prese in considerazione (FAR 52.215-1(c)(3)), e che il Governo intende valutare e aggiudicare senza discussioni (FAR 52.215-1(f)(4)) — il che significa che potrebbe non esserci opportunità di colmare una lacuna che avete lasciato. La maggior parte delle altre giurisdizioni applica la stessa logica con formulazioni diverse.

Il prezzo non è una via d'uscita da una posizione debole. Ai sensi del Procurement Act 2023 del Regno Unito, un'autorità contraente può non tener conto di un'offerta che ritiene anormalmente bassa (sezione 19(3)(c)); deve prima notificare il fornitore e dargli un'opportunità ragionevole di dimostrare di poter eseguire a quel prezzo (sezione 19(4)), e se il fornitore dimostra ciò a soddisfazione dell'autorità, l'offerta non può essere esclusa per quel motivo (sezione 19(5)).

Cosa fare al riguardo

Redigete i criteri prima che arrivi la prossima opportunità, non durante. Mantenete l'elenco a dieci domande o meno e rendete tre di esse eliminatorie — per esempio, nessun contatto precedente con il buyer, un requisito obbligatorio che non potete soddisfare, o contributo negativo al prezzo che il mercato sopporterà. Valutate ogni opportunità al gate, registrate la decisione e la motivazione, e riesaminate il registro ogni trimestre rispetto a ciò che avete effettivamente vinto. I team che lo fanno scoprono quali dei loro criteri prevedono gli esiti e quali sono folclore.

Monitorate il vostro tasso di no-bid come un dato numerico. Se è vicino a zero, non avete un processo di qualificazione — avete una coda.

Una nota sull'origine di questa pratica

Non esiste uno statuto o uno standard pubblico che definisca un gate bid/no-bid o ne prescriva i criteri. È una convenzione professionale, formalizzata all'interno dei materiali a pagamento dell'Association of Proposal Management Professionals e nelle metodologie commerciali, e reinventata internamente dalla maggior parte dei team di gara. Le modalità sopra descritte sono prassi condivisa piuttosto che una regola pubblicata, e vanno trattate come tali.

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