Osallistumisvalinta (bid/no-bid)

Bid/no-bid-päätös on go/no-go-tarkastuspiste. Henkilö, jolla on valtuudet, tarkastelee julkaistua tai odotettavissa olevaa hankintamahdollisuutta, punnitsee sen kiinteitä kriteerejä vastaan ja joko vapauttaa budjetin ja henkilöstön sen seuraamiseksi tai lopettaa sen. Päätös kirjataan perusteluineen, jotta sama argumentti ei jouduta uusimaan kolmen viikon kuluttua, kun määräaika lähestyy ja harkinta on heikompi.

Miksi portti on olemassa

Tarjoukseen vastaaminen ei ole ilmaista. Keskikokoinen palvelutarjous kuluttaa ratkaisun suunnittelun, hinnoittelun, oikeudellisen tarkastuksen, suosittelijoiden tavoittelun, käännökset ja usein useiden viikkojen ajan erään teknisen vastuuhenkilön työpanoksesta. Kustannus syntyy riippumatta siitä, voitatko vai häviätkö, ja se kohdistuu täysimääräisenä tarjouskilpailuihin, joissa nykyinen toimittaja oli alusta lähtien todennäköisesti jatkettavissa.

Laskelma on armoton. Tiimi, joka osallistuu kahteenkymmeneen tarjouskilpailuun vuodessa 25 %:n voittoprosentilla, voittaa viisi. Sama tiimi, joka tarjoaa kymmeneen todelliseen kelpoiseen tarjouskilpailuun ja panostaa kaksinkertaisesti kuhunkin, tarvitsee vain 50 %:n voittoprosentin päästäkseen samaan — ja hyvin kvalifioitu putki yleensä ylittää sen. Portti on tapa muuttaa tarjousmäärä tarjouslaaduksi ilman lisäkustannuksia.

Kuka sen omistaa

Päätöksen ei tulisi kuulua henkilölle, joka löysi mahdollisuuden, eikä sen tulisi kuulua ehdotusvastaavalle. Myynnillä on kannustin tarjota; ehdotustiimillä on kannustin jättää osallistumatta. Käytännössä päätös annetaan yleensä henkilölle, joka omistaa tulos- ja taseen (P&L) — kaupalliselle johtajalle, liiketoimintayksikön johtajalle tai toimitusvastuulliselle, joka joutuu resursoimaan sopimuksen, jos se voitetaan.

Päätöksentekijän on kyettävä sanomaan ei ilman, että se tulkitaan pelkuruudeksi, ja oltava riittävän korkea-arvoinen, jotta ei pysyy. Jos portti on olemassa vain paperilla mutta kaikki mahdollisuudet sen läpäisevät, porttia ei käytännössä ole.

Mitä pisteytetään

Kriteerit vaihtelevat yrityksittäin, mutta ne, jotka ennustavat tuloksia luotettavasti, kuuluvat neljään ryhmään:

Voimmeko voittaa? Onko olemassa nykyinen toimittaja (incumbent), ja miten nykyinen sopimus on suoriutunut? Oliko meillä yhteydenottoa tämän ostajan kanssa ennen ilmoituksen julkaisua, vai luemmeko heidän vaatimuksestaan ensimmäistä kertaa? Ymmärrämmekö, mitä he todellisuudessa pisteyttävät? Tarjouskilpailu, jonka näet ensimmäistä kertaa julkaisupäivänä ostajalta, jota et ole koskaan tavannut, on pitkän matkan mahdollisuus riippumatta palvelusi laadusta.

Pitäisikö meidän voittaa? Sopimuksen arvo suhteessa toimituskustannuksiin, maksuehdot, vastuu- ja hyvitysehdot, muutoshallintamekanismi. Jotkin sopimukset voitetaan mutta tuottavat tappiota neljän vuoden ajan.

Voimmeko täyttää vaatimukset? Liikevaihtokynnykset, vakuutustasot, sertifikaatit, suosittelijavaatimukset, lisensointi, turvallisuusselvitys, paikallinen läsnäolo. Nämä ovat yleensä binäärisiä ja yleensä selvitettävissä ensimmäisenä päivänä. Valintakriteerien alittaminen, jotka olisit voinut lukea ensimmäisen tunnin aikana, on kallein tappion muoto.

Voimmeko toimittaa tarjouksen itsessään? Onko kirjoituskapasiteettia, teknistä kirjoittajaa ja hyväksyntöjä käytettävissä annetussa aikaraamissa? Lyhyt määräaika suureen tarjouskilpailuun on itsessään kelpoisuussignaali.

Mitä säännöt antavat anteeksi ja mitä eivät

Portti on tärkeä osittain siksi, että tarjoussäännöt eivät ole myötätuntoisia sen jälkeen, kun jokin menee pieleen. Yhdysvaltain Federal Acquisition Regulation (FAR) mukaan vakio kilpailuttamismenettelyä koskeva säännös toteaa selvästi, että hallitus "may reject any or all proposals if such action is in the Government's interest" (FAR 52.215-1(f)(2)), että täsmällisenä ilmoitettuna aikana vastaanotettuja ehdotuksia yleisesti ei oteta huomioon (FAR 52.215-1(c)(3)), ja että hallitus aikoo arvioida ja tehdä hankintapäätöksen ilman keskusteluja (FAR 52.215-1(f)(4)) — mikä tarkoittaa, että ei välttämättä ole mahdollisuutta korjata jättämääsi puutetta. Useimmissa muissa lainkäyttöalueissa sama logiikka toistuu eri sanamuodoin.

Hinta ei myöskään ole ulospääsy heikosta asemasta. UK Procurement Act 2023:n mukaan hankintaviranomainen voi jättää huomioimatta tarjouksen, jonka se katsoo poikkeuksellisen alhaiseksi (section 19(3)(c)); sen on ensin ilmoitettava toimittajalle ja annettava kohtuullinen mahdollisuus osoittaa, että se voi suorittaa tuohon hintaan (section 19(4)), ja jos toimittaja osoittaa tämän viranomaisen tyytyväisyydeksi, tarjousta ei saa jättää huomiotta sillä perusteella (section 19(5)).

Mitä tehdä asian hyväksi

Kirjoita kriteerit ylös ennen kuin seuraava mahdollisuus saapuu, älä sen aikana. Pidä lista enintään kymmenessä kysymyksessä ja tee niistä kolme poissulkevaa — esimerkiksi ei aiempaa kontaktia ostajaan, pakollinen vaatimus, jota et voi täyttää, tai negatiivinen kate markkinahinnalla. Pisteytä jokainen mahdollisuus portilla, kirjaa päätös ja syy, ja tarkista kirjaus neljännesvuosittain sitä vastaan, mitä todellisuudessa voititte. Tiimit, jotka tekevät näin, huomaavat, mitkä kriteereistä ennustavat tuloksia ja mitkä ovat perimätietoa.

Seuraa ei-osallistumisten osuutta numerona. Jos se on lähellä nollaa, sinulla ei ole kelpoisuusprosessia — sinulla on jono.

Huomautus käytännön lähteestä

Ei ole lakia tai julkista standardia, joka määrittelisi bid/no-bid-portin tai määrää sen kriteerit. Se on ammatillinen käytäntö, joka on formalisoitu Association of Proposal Management Professionalsin maksullisissa materiaaleissa ja kaupallisissa menetelmissä, ja joka useimmiten kehitetään uudelleen sisäisesti tarjoustiimien toimesta. Edellä kuvatut mekanismit ovat konsensuskäytäntöjä eivätkä julkinen sääntö, ja niitä tulisi käsitellä sellaisina.

Related terms

• Capture-suunnittelu
• Voittava hinta (Price-to-win, PTW)
• Vaatimustenmukaisuustaulukko
• Väriryhmien tarkastukset (Blue–White)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.