Decisión de licitar o no

Una decisión de licitar o no es un punto de control de ir/no ir. Alguien con autoridad examina una oportunidad publicada o prevista, la pondera frente a un conjunto fijo de criterios y o bien libera presupuesto y personal para seguirla o bien la descarta. La decisión se registra, con las razones, para que el mismo argumento no se vuelva a debatir tres semanas después, cuando una fecha límite está próxima y el juicio es peor.

Por qué existe la puerta

Responder a una licitación no es gratuito. Una oferta de servicios de tamaño medio consume diseño de solución, fijación de precios, revisión legal, gestión de referencias, traducción y, a menudo, varias semanas del tiempo de un responsable técnico. Ese coste se incurre tanto si se gana como si se pierde, y se incurre en su totalidad en licitaciones donde un proveedor incumbente siempre iba a ser reelegido.

La aritmética es implacable. Un equipo que licita veinte licitaciones al año con una tasa de éxito del 25% gana cinco. El mismo equipo, licitando diez licitaciones para las que realmente está cualificado y poniendo el doble de esfuerzo en cada una, solo necesita una tasa de éxito del 50% para igualar — y una cartera debidamente cualificada suele superar eso. La puerta es la forma de convertir volumen de ofertas en calidad de ofertas sin gastar más.

Quién la posee

La decisión no debe corresponder a la persona que encontró la oportunidad, ni al responsable de la propuesta. Ventas tiene un incentivo para licitar; el equipo de propuestas tiene un incentivo para declinar. La práctica sitúa la decisión con alguien que es propietario del P&L — un director comercial, un director de unidad de negocio, un responsable de entrega que tendrá que asignar personal al contrato si se gana.

La persona que la posee debe poder decir que no sin que se interprete como derrotismo, y debe ser lo bastante sénior para que el no se mantenga. Donde una puerta existe en el papel pero todas las oportunidades la atraviesan, no hay puerta.

Qué se puntúa

Los criterios varían según la empresa, pero los que predicen resultados de forma fiable caen en cuatro grupos:

¿Podemos ganar? ¿Hay un proveedor incumbente, y cómo se desempeñó el contrato actual? ¿Hablamos con este comprador antes de que se publicara el anuncio, o estamos leyendo su requisito por primera vez? ¿Entendemos qué puntuarán realmente? Una licitación que se ve por primera vez el día de la publicación, de un comprador que nunca hemos conocido, es una apuesta larga sin importar lo bueno que sea su servicio.

¿Deberíamos ganar? Valor del contrato frente al coste de entrega, los términos de pago, la posición sobre responsabilidad e indemnización, el mecanismo de control de cambios. Algunos contratos se ganan y luego pierden dinero durante cuatro años.

¿Podemos cumplir? Umbrales de facturación, niveles de seguro, certificaciones, requisitos de referencias, licencias, autorizaciones de seguridad, presencia local. Estos suelen ser binarios y generalmente verificables el primer día. No cumplir criterios de selección que podría haber leído en la primera hora es el tipo de pérdida más cara.

¿Podemos entregar la propia oferta? ¿Tiene capacidad de redacción, el autor técnico y las aprobaciones disponibles en la ventana otorgada? Un plazo corto en una licitación grande es en sí mismo una señal de calificación.

Qué perdonan y qué no las normas

La puerta importa en parte porque las normas de licitación son poco sentimentales respecto a cualquier cosa que vaya mal después. Bajo el Reglamento Federal de Adquisiciones (Federal Acquisition Regulation, FAR), la disposición estándar de adquisición competitiva declara claramente que el Gobierno "may reject any or all proposals if such action is in the Government's interest" (FAR 52.215-1(f)(2)), que las propuestas recibidas después de la hora exacta especificada generalmente no serán consideradas (FAR 52.215-1(c)(3)), y que el Gobierno pretende evaluar y adjudicar sin discusiones (FAR 52.215-1(f)(4)) — lo que significa que puede no haber oportunidad de subsanar una laguna que dejó. La mayoría de las demás jurisdicciones aplican la misma lógica con distinto redactado.

El precio tampoco es una salida ante una posición débil. Bajo la Procurement Act 2023 del Reino Unido (Ley de Contratación del Reino Unido de 2023, Procurement Act 2023), una autoridad contratante puede desestimar una oferta que considere anormalmente baja (sección 19(3)(c)); debe primero notificar al proveedor y darle una oportunidad razonable para demostrar que puede ejecutar al precio ofrecido (sección 19(4)), y si el proveedor demuestra eso a satisfacción de la autoridad, la oferta no podrá ser desestimada por ese motivo (sección 19(5)).

Qué hacer al respecto

Escriba los criterios antes de que llegue su próxima oportunidad, no durante ella. Mantenga la lista en diez preguntas o menos y haga que tres de ellas sean descalificadoras — por ejemplo, sin contacto previo con el comprador, un requisito obligatorio que no puede cumplir o contribución negativa al precio que soporta el mercado. Puntué cada oportunidad en la puerta, registre la decisión y la razón, y revise el registro cada trimestre frente a lo que realmente ganó. Los equipos que hacen esto descubren qué criterios predicen resultados y cuáles son folclore.

Mida su tasa de no-licitación como un número. Si está cerca de cero, no tiene un proceso de calificación — tiene una cola.

Nota sobre el origen de esta práctica

No existe un estatuto ni un estándar público que defina una puerta de licitar o no licitar ni que prescriba sus criterios. Es convención profesional, formalizada dentro de los materiales de pago de la Asociación de Profesionales de Gestión de Propuestas (Association of Proposal Management Professionals, APMP) y en metodologías comerciales, y reinventada internamente por la mayoría de los equipos de ofertas. La mecánica anterior es práctica por consenso más que una norma publicada, y debe ser tratada como tal.

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