Bid/no-bid-beslissing

Een bid/no-bid-beslissing is een go/no-go-controlepunt. Iemand met bevoegdheid kijkt naar een gepubliceerde of verwachte kans, weegt die af tegen een vaste set criteria, en geeft ofwel budget en mensen vrij om die na te streven of doodt de kans. De beslissing wordt vastgelegd, met redenen, zodat hetzelfde argument niet drie weken later opnieuw wordt uitgevochten wanneer een deadline nadert en het beoordelingsvermogen slechter is.

Why the gate exists

Reageren op een aanbesteding is niet gratis. Een middelgrote dienstenbieder verbruikt oplossingsontwerp, prijsstelling, juridische toetsing, het achterhalen van referenties, vertaling, en vaak meerdere weken van de tijd van een technisch leider. Die kosten worden gemaakt ongeacht of u wint of verliest, en ze worden volledig gemaakt bij aanbestedingen waarbij een incumbent altijd herbenoemd zou worden.

De rekenkunde is meedogenloos. Een team dat twintig aanbestedingen per jaar inschrijft met een winrate van 25% wint er vijf. Hetzelfde team, dat zich op tien aanbestedingen inschrijft waarvoor het daadwerkelijk gekwalificeerd is en het dubbele inzet in elk daarvan, heeft slechts een winrate van 50% nodig om gelijk te komen — en een goed gekwalificeerde pijplijn overtreft dat meestal. De poort is hoe u biedvolume omzet in biedkwaliteit zonder meer te besteden.

Who owns it

De beslissing hoort niet bij de persoon die de kans heeft gevonden, en niet bij de proposalmanager. Sales heeft een prikkel om in te schrijven; het proposalteamm heeft een prikkel om af te wijzen. De praktijk legt de beslissing bij iemand die de winst- en verliesrekening (P&L) bezit — een commercieel directeur, een hoofd van een businessunit, een delivery lead die het contract zal moeten bemannen als u wint.

Degene die eigenaar is moet nee kunnen zeggen zonder dat dit als defaitisme wordt gelezen, en moet senior genoeg zijn zodat het nee blijft gelden. Waar op papier een poort bestaat maar elke kans erdoorheen komt, is er geen poort.

What gets scored

Criteria variëren per onderneming, maar de criteria die uitkomsten betrouwbaar voorspellen vallen in vier groepen:

Kunnen we winnen? Is er een incumbent, en hoe heeft het huidige contract gepresteerd? Hebben we met deze inkoper gesproken voordat de bekendmaking verscheen, of lezen we voor het eerst over hun eis? Begrijpen we wat zij daadwerkelijk zullen scoren? Een aanbesteding die u pas op de publicatiedag ziet, van een inkoper die u nooit heeft ontmoet, is een verre kans ongeacht hoe goed uw dienst is.

Moeten we winnen? Contractwaarde tegenover leveringskost, de betalingsvoorwaarden, de aansprakelijkheids- en vrijwaringspositie, het wijzigingsbeheersmechanisme. Sommige contracten worden gewonnen en leveren vervolgens vier jaar lang verlies op.

Kunnen we voldoen? Omzetdrempels, verzekeringsniveaus, certificeringen, referentie-eisen, vergunningen, veiligheidsmachtiging, lokale aanwezigheid. Deze zijn meestal binair en meestal op dag één kenbaar. Het niet voldoen aan selectiecriteria die u in het eerste uur had kunnen lezen is het duurste soort verlies.

Kunnen we de bieding zelf leveren? Heeft u de schrijfcapaciteit, de technische auteur en de goedkeuringen beschikbaar binnen het gegeven venster? Een korte deadline op een grote aanbesteding is op zichzelf een kwalificatiesignaal.

What the rules do and do not forgive

De poort is deels belangrijk omdat aanbestedingsregels onsentimenteel zijn over alles wat daarna misgaat. Onder de Amerikaanse Federal Acquisition Regulation (FAR) stelt de standaardbepaling voor competitieve verwerving duidelijk dat de Government "may reject any or all proposals if such action is in the Government's interest" (FAR 52.215-1(f)(2)), dat voorstellen die na de exact gespecificeerde tijd zijn ontvangen over het algemeen niet in overweging zullen worden genomen (FAR 52.215-1(c)(3)), en dat de Government voornemens is te evalueren en toe te kennen zonder discussies (FAR 52.215-1(f)(4)) — wat betekent dat er mogelijk geen gelegenheid is om een door u achtergelaten tekort te herstellen. De meeste andere rechtsgebieden volgen dezelfde logica onder andere bewoording.

Prijs is ook geen uitweg uit een zwakke positie. Onder de UK Procurement Act 2023 mag een aanbestedende dienst een inschrijving verwerpen die zij abnormaal laag acht (section 19(3)(c)); zij moet eerst de leverancier informeren en een redelijke gelegenheid geven om aan te tonen dat hij tegen die prijs kan presteren (section 19(4)), en als de leverancier dat tot tevredenheid van de dienst aantoont, mag de inschrijving niet op die grond worden veronachtzaamd (section 19(5)).

What to do about it

Schrijf de criteria op voordat uw volgende kans zich aandient, niet tijdens. Houd de lijst tot tien of minder vragen en maak er drie diskwalificerend — bijvoorbeeld geen voorafgaand contact met de inkoper, een verplichte eis die u niet kunt voldoen, of negatieve bijdrage bij de prijs die de markt zal dragen. Score elke kans bij de poort, leg de beslissing en de reden vast, en beoordeel het dossier elk kwartaal tegen wat u daadwerkelijk hebt gewonnen. Teams die dit doen ontdekken welke van hun criteria uitkomsten voorspellen en welke folklore zijn.

Volg uw no-bid-percentage als een cijfer. Als het dicht bij nul ligt, heeft u geen kwalificatieproces — u heeft een wachtrij.

A note on the source of this practice

Er is geen wet of openbare standaard die een bid/no-bid-poort definieert of zijn criteria voorschrijft. Het is professionele conventie, geformaliseerd in de betaalde materialen van de Association of Proposal Management Professionals en in commerciële methodologieën, en het wordt in de meeste bidteams intern opnieuw uitgevonden. De hierboven beschreven werkwijze is consensuspraktijk in plaats van een gepubliceerde regel, en moet als zodanig worden behandeld.

Related terms

• Captureplanning
• Prijs om te winnen (PTW) | Otnox
• Compliancematrix
• Kleurenteams: Blauw, Roze, Rood, Groen, Goud, Wit

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.