Vendimi për ofertim/jo-ofertim

Një vendim ofertim/jo-ofertim është një pikë kontrolli për vazhdim ose ndalim. Një person me autoritet shqyrton një mundësi të publikuar ose të pritur, e vlerëson kundrejt një sete të përcaktuar kriteresh, dhe ose lëshon buxhetin dhe personelin për ta ndjekur atë, ose e mbyll. Vendimi regjistrohet, me arsyet, në mënyrë që i njëjti argument të mos ri-hapet pas tre javësh kur afati është afër dhe vlerësimi është më i dobët.

Pse ekziston porta

Përgjigjja ndaj një tenderi nuk është falas. Një ofertë për shërbime të madhësisë së mesme kërkon dizajn të zgjidhjes, përcaktim çmimi, rishikim ligjor, ndjekje referencash, përkthim dhe shpesh disa javë të kohës së një drejtuesi teknik. Kjo kosto përjetohet pavarësisht nëse fitoni apo humbni, dhe paguhet plotësisht në tenderët ku një furnizues ekzistues ishte gjithmonë i destinuar për t'u rizgjedhur.

Aritmetika është e pamëshirshme. Një ekip që aplikon për njëzet tendera në vit me një shkallë fitimi 25% fiton pesë. I njëjti ekip, duke aplikuar për dhjetë tendera për të cilët është me të vërtetë i kualifikuar dhe duke vënë dyfishi i përpjekjes në secilën, ka nevojë vetëm për një shkallë fitimi 50% për të barazuar — dhe një pipeline i kualifikuar normalisht tejkalon atë. Porta është mënyra se si konvertohet volumi i ofertave në cilësi pa shpenzuar më shumë.

Kush e zotëron

Vendimi nuk duhet të qëndrojë tek personi që gjeti mundësinë, dhe nuk duhet të qëndrojë tek menaxheri i propozimit. Shitjet kanë një nxitje për të ofertuar; ekipi i propozimeve ka një nxitje për të refuzuar. Praktika vendos vendimin tek dikush që mban përgjegjësinë për fitimet dhe humbjet (P&L) — një drejtor komercial, kreu i një njësie biznesi, një drejtues i dorëzimit që do të duhet të stafrojë kontratën nëse fitoni.

Personi që e zotëron duhet të jetë në gjendje të thotë jo pa u interpretuar si derrotizëm, dhe duhet të jetë mjaft i lartë në hierarki që "jo" të qëndrojë. Kur në letër ekziston një portë por çdo mundësi e kalon atë, nuk ka portë.

Çfarë vlerësohet

Kriteret ndryshojnë sipas biznesit, por ato që parashikojnë me besueshmëri rezultatet futen në katër grupe:

A mund të fitojmë? A ka një furnizues aktual (incumbent), dhe si ka performuar kontrata aktuale? A kemi folur me këtë blerës para se të publikohej njoftimi, apo po lexojmë për kërkesën e tyre për herë të parë? A kuptojmë se çfarë do të vlerësojnë realisht? Një tender që e shihni për herë të parë në ditën e publikimit, nga një blerës që nuk e keni takuar kurrë, është një shans i gjatë pavarësisht sa i mirë është shërbimi juaj.

A duhet të fitojmë? Vlera e kontratës kundrejt kostove të dorëzimit, kushtet e pagesës, pozicioni i përgjegjësisë dhe mbrojtjes, mekanizmi i kontrollit të ndryshimeve. Disa kontrata fitohen dhe pastaj humbin para për katër vjet.

A mund të përputhemi? Pragjet e xhiros, nivelet e sigurimeve, certifikimet, kërkesat për referenca, licencimi, pastrimi i sigurisë, prania lokale. Këto zakonisht janë binare dhe zakonisht të njohura në ditën e parë. Dështimi në kriteret e përzgjedhjes që mund të kishit lexuar në orën e parë është lloji më i shtrenjtë i humbjes.

A mund ta dorëzojmë vetë ofertën? A keni kapacitetin për të shkruar, autorin teknik dhe miratimet e nevojshme brenda afatit të dhënë? Një afat i shkurtër për një tender të madh është vetë një sinjal kualifikimi.

Çfarë falin dhe çfarë nuk falin rregullat

Porta ka rëndësi pjesërisht sepse rregullat e tenderit janë të ashpra ndaj çdo gabimi që ndodh më pas. Sipas Rregullores Federale të Prokurimeve të SHBA-së (FAR), dispozita standarde për prokurim konkurrues thotë qartë se Qeveria "mund të hedhë mënjanë ndonjë ose të gjitha propozimet nëse një veprim i tillë është në interes të Qeverisë" (FAR 52.215-1(f)(2)), se propozimet e pranuara pas kohës së saktë të përcaktuar përgjithësisht nuk do të konsiderohen (FAR 52.215-1(c)(3)), dhe se Qeveria ka për qëllim të vlerësojë dhe të japë kontratën pa diskutime (FAR 52.215-1(f)(4)) — që do të thotë se mund të mos ketë mundësi të rregulloni një boshllëk që keni lënë. Shumica e juridiksioneve të tjera ndjekin të njëjtën logjikë me fjalë të ndryshme.

Çmimi nuk është asnjë rrugëdalje nga një pozicion i dobët. Sipas UK Procurement Act 2023, një autoritet kontraktor mund të injorojë një ofertë që e konsideron abnormisht të ulët (seksioni 19(3)(c)); ai duhet së pari të njoftojë furnizuesin dhe t'i japë një mundësi të arsyeshme për të demonstruar se mund të performojë me atë çmim (seksioni 19(4)), dhe nëse furnizuesi demonstron këtë në mënyrë të kënaqshme për autoritetin, oferta nuk mund të injorohet për atë arsye (seksioni 19(5)).

Çfarë të bëni

Shkruani kriteret para se të mbërrijë mundësia tjetër, jo gjatë saj. Mbani listën me dhjetë pyetje ose më pak dhe bëni tre prej tyre diskualifikuese — për shembull, mungesë kontakti paraprak me blerësin, një kusht i detyrueshëm që nuk mund ta përmbushni, ose kontribut negativ me çmimin që tregu do të përballojë. Vlerësoni çdo mundësi në portë, regjistroni vendimin dhe arsyen, dhe rishikoni regjistrin çdo tremujor kundrejt asaj që fituat në të vërtetë. Ekipet që veprojnë kështu zbulojnë se cilët prej kritereve të tyre parashikojnë rezultate dhe cilët janë folklor.

Ndjekni shkallën tuaj të jo-ofertave si një numër. Nëse është afër zeros, nuk keni një proces kvalifikimi — keni një radhë.

Një shënim mbi burimin e kësaj praktike

Nuk ekziston asnjë statut apo standard publik që përcakton një portë vendimi ofertim/jo-ofertim ose që përshkruan kriteret e saj. Ajo është një konventë profesionale, e formalizuar brenda materialeve me pagesë të Shoqatës së Menaxhimit të Propozimeve (APMP) dhe në metodologjitë komerciale, dhe rikrijohet brenda organizatave nga shumica e ekipeve të ofertave. Mekanika e mësipërme është praktikë konsensuale më shumë sesa një rregull i publikuar, dhe duhet të trajtohet si i tillë.

Related terms

• Planifikimi i fitimit
• Çmimi për të fituar (PTW)
• Matrica e përputhshmërisë
• Rishikimet e skuadrave me ngjyra

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.