Sprendimas: dalyvauti ar nedalyvauti

Sprendimas dalyvauti ar nedalyvauti yra „eiti/nei eiti“ kontrolinis taškas. Asmuo, turintis įgaliojimus, peržiūri paskelbtą arba tikėtiną galimybę, įvertina ją pagal fiksuotą kriterijų rinkinį ir arba paskirsto biudžetą ir žmones jos vykdymui, arba nutraukia ją. Sprendimas įrašomas kartu su motyvais, kad ta pati diskusija nebūtų vėl keliama po trijų savaičių, kai artėja terminas ir sprendimo kokybė prastesnė.

Kodėl vartai egzistuoja

Atsakymas į konkursą nėra nemokamas. Vidutinės apimties paslaugų pasiūlymas reikalauja sprendimo dizaino, kainodaros, teisinės peržiūros, referencijų tikrinimo, vertimo ir dažnai kelių savaičių techninio vadovo laiko. Šios išlaidos patiriamos nepriklausomai nuo to, ar laimite, ir jos patiriamos pilnai net ir tais atvejais, kai esamas tiekėjas vis tiek buvo numatytas tęsti sutartį.

Skaičiai yra negailestingi. Komanda, kuri per metus pateikia dvidešimt pasiūlymų ir turi 25% laimėjimo rodiklį, laimi penkis konkursus. Ta pati komanda, pateikdama dešimt pasiūlymų, kuriems ji iš tikrųjų yra kvalifikuota, ir skirdama dvigubai daugiau pastangų kiekvienam, tik reikalauja 50% laimėjimo rodiklio, kad pasiektų tokį pat rezultatą — o tinkamai kvalifikuotas potencialas paprastai tai viršija. Vartai yra būdas paversti pasiūlymų kiekį į pasiūlymų kokybę neišleisdamas daugiau lėšų.

Kas yra atsakingas

Sprendimas neturėtų priklausyti asmeniui, kuris surado galimybę, ir neturėtų priklausyti pasiūlymų vadovui. Pardavimų komanda turi paskatą dalyvauti; pasiūlymų komanda turi paskatą atsisakyti. Praktika rodo, kad sprendimą turi priimti asmuo, atsakingas už pelną ir nuostolius (P&L) — komercinis direktorius, verslo padalinio vadovas arba įgyvendinimo vadovas, kuris turės formuoti komandą pagal sutartį, jei laimėsite.

Asmuo, atsakingas už sprendimą, turi sugebėti pasakyti „ne“ be to, kad tai būtų laikoma pralaimėjimo ženklu, ir turi būti pakankamai aukštas pareigų laipsniu, kad šis „ne“ išliktų galiojantis. Jei vartai egzistuoja tik popieriuje, bet kiekviena galimybė juos pereina, tada realiai vartų nėra.

Kas vertinama

Kriterijai skiriasi pagal verslą, tačiau tie, kurie patikimai prognozuoja rezultatus, paprastai patenka į keturias grupes:

Ar galime laimėti? Ar yra esamas tiekėjas (incumbent), ir kaip buvo įvykdyta dabartinė sutartis? Ar mes kalbėjome su šiuo pirkėju prieš paskelbiant pranešimą, ar apie jų reikalavimą sužinome tik paskelbimo dieną? Ar suprantame, ką jie iš tikrųjų vertins? Konkursas, kurį pirmą kartą matote paskelbimo dieną iš pirkėjo, su kuriuo niekada nesate bendravę, turi labai mažą tikimybę laimėti, nepaisant to, koks geras jūsų paslaugos lygis.

Ar turėtume laimėti? Sutarties vertė lyginant su vykdymo kaštais, apmokėjimo sąlygos, atsakomybės ir kompensavimo sąlygos, pakeitimų valdymo mechanizmas. Kai kurios sutartys yra laimimos, tačiau vėliau ketverius metus atneša nuostolius.

Ar galime atitikti reikalavimus? Apyvartos ribos, draudimo lygiai, sertifikatai, rekomendacijų reikalavimai, licencijavimas, saugumo leidimai, vietinis buvimas. Tai dažniausiai yra dvejopi reikalavimai ir paprastai žinomi nuo pirmos dienos. Neatitikti atrankos kriterijai, kuriuos galėjote perskaityti per pirmą valandą, yra brangiausias praradimo tipas.

Ar galime parengti patį pasiūlymą? Ar turite rašymo pajėgumus, techninį autorių ir reikiamus patvirtinimus per suteiktą laiką? Trumpas terminas dideliam konkursui savaime yra kvalifikacijos signalas.

Ką taisyklės atleidžia ir ko ne

Vartai svarbūs iš dalies todėl, kad konkursų taisyklės nėra gailestingos dėl to, kas vėliau ne taip. Pagal Jungtinių Valstijų federalinį pirkimų reglamentą (FAR) standartinė konkurso nuostata aiškiai nurodo, kad Vyriausybė "may reject any or all proposals if such action is in the Government's interest" (FAR 52.215-1(f)(2)), kad pasiūlymai, gauti po tikslios nurodytos datos, paprastai nebus svarstomi (FAR 52.215-1(c)(3)), ir kad Vyriausybė ketina vertinti ir skirti be diskusijų (FAR 52.215-1(f)(4)) — tai reiškia, kad gali nebūti galimybės užtaisyti paliktos spragos. Dauguma kitų jurisdikcijų taiko tą pačią logiką kitais žodžiais.

Kaina taip pat nėra išeitis iš silpnos pozicijos. Pagal Jungtinės Karalystės 2023 m. Procurement Act (UK Procurement Act 2023) pirkimo institucija gali nepaisyti pasiūlymo, kurį laiko nenormaliai žemu (section 19(3)(c)); ji turi pirmiausia informuoti tiekėją ir suteikti pagrįstą galimybę įrodyti, kad gali vykdyti už tokią kainą (section 19(4)), ir jei tiekėjas tuo įtikina instituciją, pasiūlymo pagal tą pagrindą negalima nepaisyti (section 19(5)).

Ką daryti

Užrašykite kriterijus prieš tęsiant kitą galimybę, o ne jos metu. Laikykite sąrašą iki dešimties klausimų ir nustatykite tris iš jų kaip diskvalifikuojančius — pavyzdžiui, jokio ankstesnio kontakto su pirkėju, privalomas reikalavimas, kurio negalite patenkinti, arba neigiamas indėlis prie kainos, kurią rinka priima. Vertinkite kiekvieną galimybę prie vartų, įrašykite sprendimą ir jo motyvą, ir peržiūrėkite įrašus kas ketvirtį, lygindami su tuo, ką iš tikrųjų laimėjote. Komandos, kurios tai daro, atranda, kurie jų kriterijai prognozuoja rezultatus, o kurie yra folkloras.

Sekite savo „ne-dalyvavimo“ (no-bid) rodiklį skaičiumi. Jei jis yra arti nulio, jūs neturite kvalifikacijos proceso — jūs turite eilę.

Pastaba apie šios praktikos kilmę

Nėra įstatymo ar viešo standarto, kuris apibrėžtų bid/no-bid vartus arba nustatytų jų kriterijus. Tai profesinė praktika, formalizuota mokamose Association of Proposal Management Professionals medžiagose ir komercinėse metodikose, ir daugumos pasiūlymų komandų viduje iš naujo sugalvota. Aukščiau aprašyti mechanizmai yra susitarimo praktika, o ne paskelbtas reikalavimas, ir turėtų būti traktuojami kaip tokie.

Related terms

• Capture planavimas
• Kaina, užtikrinanti pergalę (PTW)
• Atitikties matrica
• Spalvų komandos (Blue/Pink/Red/Green/Gold/White)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.