Odluka: ponuditi ili ne (bid/no-bid)

Odluka bid/no-bid je kontrolna tačka za nastavak ili odustajanje. Osoba sa ovlašćenjem pregleda objavljenu ili očekivanu priliku, proceni je prema fiksnom skupu kriterijuma i ili oslobađa budžet i ljudske resurse za njen progon ili je prekida. Odluka se evidentira, sa razlozima, kako se ista rasprava ne bi ponovo vodila tri nedelje kasnije kada je rok blizu i procena slabija.

Zašto gate postoji

Odgovaranje na tender nije besplatno. Ponuda srednje veličine u uslugama zahteva dizajn rešenja, utvrđivanje cene, pravnu reviziju, pribavljanje referenci, prevođenje i često nekoliko nedelja vremena tehničkog lidera. Taj trošak nastaje bez obzira na to da li pobedite ili izgubite, i nastaje u potpunosti i na tenderima gde se stalni dobavljač ionako očekivano ponovo imenuje.

Aritmetika je nemilosrdna. Tim koji podnese ponudu na dvadeset tendera godišnje sa stopom uspeha od 25% osvaja pet. Isti tim, koji podnese ponudu na deset tendera za koje je stvarno kvalifikovan i uloži dvostruko više napora u svaki, treba samo stopu uspeha od 50% da izjednači — a pravilno kvalifikovan pipeline obično bolje stoji. Gate je način da konvertujete obim ponuda u kvalitet ponuda bez dodatnog troška.

Ko ga poseduje

Odluka ne bi trebalo da bude u rukama osobe koja je pronašla priliku, niti u rukama menadžera predloga. Prodaja ima podsticaj da se prijavljuje; tim za predloge ima podsticaj da odbije. Praksa stavlja odluku kod osobe koja upravlja P&L (dobit i gubitak) — komercijalnog direktora, šefa poslovne jedinice, rukovodioca isporuke koji će morati da angažuje osoblje za ugovor ukoliko pobedite.

Osoba koja poseduje odluku mora moći da kaže ne bez da se to tumači kao defetizam, i mora biti dovoljno viša u hijerarhiji da to „ne" ostane važeće. Gde gate postoji samo na papiru, ali svaka prilika kroz njega prođe, zapravo nema gate.

Šta se ocenjuje

Kriterijumi variraju po poslovanju, ali oni koji pouzdano predviđaju ishode svrstavaju se u četiri grupe:

Možemo li pobediti? Da li postoji incumbent i kako je aktuelni ugovor funkcionisao? Da li smo razgovarali sa ovim kupcem pre objave obaveštenja, ili o njihovom zahtevu čitamo prvi put? Da li razumemo šta će zapravo bodovati? Tender koji prvi put vidite na dan objave, od kupca kojeg nikada niste upoznali, je duga šansa bez obzira koliko je dobra vaša usluga.

Da li bismo trebali pobediti? Vrednost ugovora u odnosu na trošak isporuke, uslovi plaćanja, pozicija odgovornosti i obeštećenja, mehanizam za upravljanje promenama. Neki ugovori su dobijeni, a zatim gube novac četiri godine.

Možemo li ispuniti uslove? Pragovi prihoda, nivoi osiguranja, sertifikati, zahtevi za referencama, licence, bezbednosne provere, lokalna prisutnost. Ovo su obično binarni zahtevi i obično su proverljivi prvog dana. Neispunjavanje kriterijuma za selekciju koje ste mogli pročitati u prvom satu je najskuplji tip gubitka.

Možemo li isporučiti samu ponudu? Imate li kapacitet za pisanje, tehničkog autora i neophodna odobrenja dostupna u datom roku? Kratak rok za veliki tender sam po sebi je signal kvalifikacije.

Šta pravila opraštaju, a šta ne

Gate je važan delimično zato što su pravila tendera nesentimentalna prema svemu što kasnije pođe naopako. Prema američkom Federal Acquisition Regulation (FAR, Saveznom pravilniku o nabavkama), standardna odredba o konkurentnoj nabavci jasno navodi da Vlada "može odbiti bilo koju ili sve predloge ukoliko je takva akcija u interesu Vlade" (FAR 52.215-1(f)(2)), da predlozi primljeni nakon tačno navedenog vremena generalno neće biti razmatrani (FAR 52.215-1(c)(3)), i da Vlada namerava da ocenjuje i dodeli bez diskusija (FAR 52.215-1(f)(4)) — što znači da možda neće postojati prilika da popravite nedostatak koji ste ostavili. Većina drugih jurisdikcija vodi istu logiku drugim rečnikom.

Cena takođe nije izlaz iz slabe pozicije. Prema Zakonu o nabavkama Ujedinjenog Kraljevstva (UK Procurement Act 2023), ugovorno telo može zanemariti ponudu koju smatra nenormalno niskom (odeljak 19(3)(c)); prvo mora obavestiti dobavljača i dati razumnu priliku da dokaže da može izvršiti po toj ceni (odeljak 19(4)), i ako dobavljač to dokaže zadovoljavajuće organu, ponuda se ne može zanemariti na tom osnovu (odeljak 19(5)).

Šta učiniti povodom toga

Zapišite kriterijume pre nego što stigne vaša sledeća prilika, a ne tokom nje. Održavajte listu na deset ili manje pitanja i učinite tri od njih diskvalifikujućim — na primer: nema prethodnog kontakta sa kupcem, obavezni zahtev koji ne možete ispuniti, ili negativan doprinos po ceni koju tržište prilično nosi. Ocenite svaku priliku na gate-u, zabeležite odluku i razlog, i revidirajte zapise svakog kvartala u odnosu na ono što ste zaista osvojili. Timovi koji ovo rade otkriju koji njihovi kriterijumi predviđaju ishode, a koji su folklor.

Pratite stopu no-bid kao broj. Ako je blizu nule, nemate proces kvalifikacije — imate red čekanja.

Napomena o izvoru ove prakse

Ne postoji zakon ili javni standard koji definiše gate bid/no-bid ili propisuje njegove kriterijume. To je profesionalna konvencija, formalizovana unutar plaćenih materijala Association of Proposal Management Professionals i u komercijalnim metodologijama, i većinom timova za ponude reinventovana interno. Mehanika iznad predstavlja konsenzus prakse više nego objavljeno pravilo, i treba je tako tretirati.

Related terms

• Planiranje osvajanja
• Cena za pobedu (PTW)
• Matrica usklađenosti
• Pregledi colour timova (Blue, Pink…)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.