Одлука за пријавување/непријавување

Одлуката за пријавување/непријавување е контролна точка за продолжување или прекин. Некој со овластување ја прегледува објавената или очекуваната можност, ја мерка според фиксна низа критериуми и или ослободува буџет и луѓе за негова обработка, или ја отфрла. Одлуката се запишува, со причини, за да не се повторува истата расправа три недели подоцна кога рокот е близу и пресудата е полоша.

Зошто постои вратата

Одговарањето на тендер не е бесплатно. Средно големата услужна понуда троши дизајн на решението, ценообразување, правна ревизија, барање референци, превод и често неколку недели од времето на техничкиот лидер. Тој трошок се прави без разлика дали ќе победите или не, и се прави во целост на тендери каде што инканбентот секогаш ќе беше повторно назначен.

Аритметиката е немилосрдна. Тим што нуди на дваесет тендери годишно со стапка на победа од 25% добива пет. Истиот тим, пријавувајќи се на десет тендери за кои навистина е квалификуван и вложувајќи двојно повеќе напор во секој, само треба стапка на победа од 50% за да постигне исти резултати — а правилно квалификуваната линија на можности обично тоа ја надминува. Вратата е начин да го конвертирате обемот на понуди во квалитет на понуди без да трошите повеќе.

Кој ја поседува

Одлуката не треба да остане кај лицето кое ја пронашло можноста, и не треба да е кај менаџерот на предлогот. Продажбата има мотив да се пријави; тимот за предлози има мотив да одбие. Практиката ја става одлуката кај некој кој го поседува P&L (добивка и загуба) — комерцијален директор, раководител на бизнис-единица, раководител за испорака кој ќе треба да го ангажира персоналот доколку победите.

Лицето кое ја поседува мора да може да каже не без тоа да се толкува како поразничко мислење, и треба да биде доволно високо во рангот за да не може простото "не" да се поништи лесно. Каде што вратата постои само на хартија, а секоја можност ја минува, тогаш вратата не постои.

Што се оценува

Критериумите варираат по бизнис, но оние што сигурно предвидуваат исходи спаѓаат во четири групи:

Можеме ли да победиме? Дали постои инканбент и како тековниот договор работеше? Дали сме разговарале со овој набавувач пред да се појави известувањето, или го читаме нивниот барање првпат? Дали разбираме што навистина ќе го бодуваат? Тендер што го гледате првпат на денот на објавување, од набавувач кого никогаш не сте го сретнале, е далечен кандидат без оглед на тоа колку е добар вашиот сервис.

Дали треба да победиме? Вредноста на договорот во споредба со трошоците за испорака, условите за плаќање, положбата за одговорност и обесштетување, механизмот за контрола на промени. Некои договори се добиваат, а потоа носат загуби четири години.

Можеме ли да се усогласиме? Праг на оборот, нивоа на осигурување, сертификати, барања за референци, лиценци, безбедносна дозвола, локално присуство. Овие обично се бинарни и обично се познати на првиот ден. Неуспех на критериуми за селекција кои можевте да ги прочитате во првиот час е најскапиот вид на пораз.

Можеме ли да ја испорачаме самата понуда? Дали имате капацитет за пишување, технички автор и одобренија достапни во дадениот временски прозор? Краток рок за голем тендер сам по себе е сигнал за квалификација.

Што правилата простуваат и што не

Вратата има значење делумно затоа што правилата на тендерот не изразуваат симпатија кон било што што ќе тргне наопаку подоцна. Согласно US Federal Acquisition Regulation (FAR) — Федерални прописи за набавки на САД, стандардната клаузула за конкурентска набавка јасно вели дека Владата „може да ги отфрли сите или дел од предлозите доколку такво дејство е во интерес на Владата“ (FAR 52.215-1(f)(2)), дека предлозите примени по точно одреденото време генерално нема да бидат разгледани (FAR 52.215-1(c)(3)), и дека Владата има намера да оцени и додели без дискусии (FAR 52.215-1(f)(4)) — што значи дека може да нема прилика да ја поправите празнината што ја оставивте. Повеќето други јурисдикции ја следат истата логика со различни формулации.

Цена не е излез од слаба позиција. Согласно UK Procurement Act 2023 (Закон за јавни набавки на Обединетото Кралство 2023), нарачателната власт може да го занемари тендерот кој го смета за необично низок (член 19(3)(c)); прво мора да го извести добавувачот и да му даде разумна можност да покаже дека може да изврши по таа цена (член 19(4)), и ако добавувачот тоа го докаже на задоволство на властите, тендерот не смее да биде занемарен поради тој основ (член 19(5)).

Што да направите во врска со тоа

Запишете ги критериумите пред да пристигне следната можност, а не за време на неа. Држете ја листата на десет или помалку прашања и направете три од нив дисквалификувачки — на пр., нема претходен контакт со набавувачот, задолжителен услов што не можете да го исполните, или негативен придонес по цената што пазарот ќе ја поднесе. Оценувајте секоја можност на вратата, запишувајте ја одлуката и причината, и прегледувајте го записот секој квартал во споредба со тоа што навистина сте добиле. Тимовите што го прават тоа откриваат кои од нивните критериуми предвидуваат исходи, а кои се фолклор.

Следете ја стапката на no-bid како број. Ако е близу до нула, немате процес на квалификација — имате редица.

Забелешка за изворот на оваа пракса

Не постои статут или јавен стандард што ја дефинира вратата bid/no-bid или ги пропишува нејзините критериуми. Таа е професионална конвенција, формализирана во платените материјали на Association of Proposal Management Professionals и во комерцијални методологии, и повторно создадена внатрешно од повеќето bid тимови. Механиката погоре е консензуална пракса наместо објавено правило и треба да се третира како таква.

Related terms

• Планирање на освојување
• Цена за победа (Price-to-win, PTW)
• Матрица за усогласеност
• Прегледи на бојни тимови (Blue, Pink...)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.