Lēmums: piedalīties vai atteikties

Lēmums piedalīties vai atteikties ir 'go/no-go' pārbaudes punkts. Persona ar pilnvarām izvērtē publicētu vai gaidāmu iespēju, salīdzina to ar iepriekš noteiktu kritēriju kopu, un vai nu atbrīvo budžetu un cilvēkus tās izstrādei, vai arī to aptur. Lēmums tiek ierakstīts ar iemesliem, lai tas pats arguments netiktu pārrunāts vēlreiz trīs nedēļas vēlāk, kad termiņš tuvojas un spriedums ir sliktāks.

Kāpēc šis slieksnis pastāv

Atbildēšana uz iepirkumu nav bezmaksas. Vidēja apjoma pakalpojumu piedāvājums patērē risinājuma izstrādi, cenu aprēķinu, juridisko pārbaudi, atsauksmju vākšanu, tulkošanu un bieži vien vairākas nedēļas tehniskā vadītāja laika. Šīs izmaksas rodas neatkarīgi no tā, vai uzvarat vai zaudējat, un tās rodas pilnā apmērā arī iepirkumos, kur esošais līguma turētājs jau bija paredzēts tiks pārdēvēts.

Aritmētika ir nežēlīga. Komanda, kas gada laikā iesniedz divdesmit piedāvājumus ar 25% uzvaru koeficientu, uzvar piecus. Tā pati komanda, piesakoties uz desmit iepirkumiem, kuros tā patiešām kvalificējas, un ieguldot dubultu pūliņu katrā, tai pietiek ar 50% uzvaru koeficientu, lai sasniegtu tādu pašu rezultātu — un pareizi kvalificēts potenciālais darījumu ceļš parasti to pārspēj. Šis slieksnis ir veids, kā pārvērst piedāvājumu apjomu par piedāvājumu kvalitāti, neradot papildus izdevumus.

Kas to pārvalda

Lēmumam nevajadzētu gulēt uz personas, kura atrada iespēju, un tam nevajadzētu gulēt uz piedāvājuma vadītāja. Pārdošana ir motivēta piedalīties; piedāvājumu komanda ir motivēta atteikties. Prakse liek lēmumu pie personas, kas pārvalda peļņu un zaudējumus (P&L) — komerciālā direktora, biznesa vienības vadītāja vai piegādes vadītāja, kuram nāksies nodrošināt darbiniekus līguma izpildei, ja uzvarēsiet.

Persona, kas pieņem šo lēmumu, ir jāspēj pateikt nē, neizraisot to interpretēt kā deģenerāciju, un tai jābūt pietiekami augstā līmenī, lai nē būtu galīgs. Ja slieksnis pastāv tikai uz papīra, bet katra iespēja to iziet, tas nav slieksnis.

Kas tiek vērtēts

Kritēriji atšķiras pēc uzņēmuma, taču tie, kas uzticami prognozē iznākumus, parasti iedalās četrās grupās:

Vai varam uzvarēt? Vai ir esošais līguma turētājs, un kā ir darbojies pašreizējais līgums? Vai mēs runājām ar šo pircēju pirms paziņojuma parādīšanās, vai arī pirmo reizi lasām par viņu prasību? Vai saprotam, kā viņi faktiski vērtēs? Iepirkums, ko redzat pirmo reizi publicēšanas dienā no pircēja, ko nekad neesat satikuši, ir maza izredžu iespēja neatkarīgi no tā, cik labs ir jūsu pakalpojums.

Vai mums vajadzētu uzvarēt? Līguma vērtība pret piegādes izmaksām, maksājumu noteikumi, atbildības un atlīdzināšanas pozīcija, izmaiņu kontroles mehānisms. Daži līgumi tiek uzvarēti un pēc tam četras gadus zaudē naudu.

Vai varam izpildīt prasības? Apgrozījuma sliekšņi, apdrošināšanas līmeņi, sertifikācijas, atsauksmju prasības, licences, drošības pārbaudes, vietējā klātbūtne. Parasti šie ir bināri un parasti nosakāmi pirmajā dienā. Neizpildīt atlasē prasīto kritēriju, ko varējāt izlasīt pirmajā stundā, ir visdārgākā veida zaudējums.

Vai varam sagatavot pašu piedāvājumu? Vai jums ir rakstīšanas kapacitāte, tehniskais autors un apstiprinājumi pieejami dotajā logā? Īss termiņš lielam iepirkumam pats par sevi ir kvalifikācijas signāls.

Ko noteikumi piedod un nepiedod

Sleja ir svarīga daļēji tāpēc, ka iepirkumu noteikumi nav sentimentāli pret jebkuru pēc tam radušos kļūdu. Saskaņā ar ASV Federālajiem iepirkumu noteikumiem (Federal Acquisition Regulation, FAR) standarta konkurences procedūras pants skaidri nosaka, ka valdība "may reject any or all proposals if such action is in the Government's interest" (FAR 52.215-1(f)(2)), ka piedāvājumi, saņemti pēc precīzi norādītā laika, parasti netiks izskatīti (FAR 52.215-1(c)(3)), un ka valdība plāno vērtēt un piešķirt bez diskusijām (FAR 52.215-1(f)(4)) — tas nozīmē, ka var nebūt iespējas aizpildīt radīto plaisu. Lielākā daļa citu jurisdikciju izmanto līdzīgu loģiku citā formulējumā.

Ar cenu arī nevar izglābties no vājās pozīcijas. Saskaņā ar UK Procurement Act 2023 iepirkuma iestāde var neņemt vērā piedāvājumu, ko tā uzskata par anomāli zemu (section 19(3)(c)); tā vispirms ir jāinformē piegādātājam un jāpiešķir saprātīga iespēja pierādīt, ka tas var izpildīt par šo cenu (section 19(4)), un, ja piegādātājs to pierāda iestādes apmierināšanai, piedāvājums pēc šī kritērija nevar tikt neievērots (section 19(5)).

Ko darīt

Uzrakstiet kritērijus pirms nākamās iespējas ierašanās, nevis tās laikā. Saglabājiet sarakstu līdz desmit vai mazāk jautājumiem un padariet trīs no tiem par izslēdzošiem — piemēram, nav iepriekšējas saziņas ar pircēju, obligāta prasība, ko nevarat izpildīt, vai negatīva ieguldījuma attiecībā pret cenu, ko tirgus panesēs. Novērtējiet katru iespēju pie sliekšņa, ierakstiet lēmumu un iemeslu, un katru ceturksni pārskatiet ierakstu pret to, ko jūs faktiski uzvarējāt. Komandas, kas to dara, atklāj, kuri no viņu kritērijiem prognozē iznākumus un kuri ir folklora.

Uzraugiet savu atteikšanās no piedāvāšanas rādītāju kā skaitli. Ja tas ir tuvu nullei, jums nav kvalifikācijas procesa — jums ir rinda.

Piezīme par šīs prakses izcelsmi

Nav neviena statūta vai publiska standarta, kas definētu bid/no-bid slieksni vai noteiktu tā kritērijus. Tā ir profesionāla konvencija, formalizēta Association of Proposal Management Professionals maksas materiālos un komerciālajās metodoloģijās, un to atjauno iekšēji lielākā daļa piedāvājumu komandu. Augstāk aprakstītā mehānika ir konsensa prakse, nevis publicēts noteikums, un tā jāuztver kā tāda.

Related terms

• Capture plānošana
• Uzvaras cena (PTW)
• Atbilstības matrica
• Krāsu komandu pārskati

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.