Decizia bid/no-bid

O decizie bid/no-bid este un punct de control go/no-go. Cineva cu autoritate analizează o oportunitate publicată sau estimată, o cântărește în raport cu un set fix de criterii și fie alocă bugetul și oameni pentru a o urmări, fie o respinge. Decizia este înregistrată, cu motivele aferente, pentru ca aceeași discuție să nu fie reluată peste trei săptămâni, când termenul limită se apropie și judecata este mai slabă.

De ce există poarta

Răspunsul la o licitație nu este gratuit. O ofertă de servicii de mărime medie consumă proiectarea soluției, stabilirea prețului, revizuirea juridică, obținerea referințelor, traducerea și adesea câteva săptămâni din timpul unui lider tehnic. Ace acel cost este suportat indiferent dacă câștigi sau pierzi, și este suportat integral pentru licitațiile în care un titular existent urma oricum să fie reales.

Aritmetica nu iartă. O echipă care licitează douăzeci de licitații pe an cu o rată de câștig de 25% câștigă cinci. Aceeași echipă, licitând zece licitații pentru care este efectiv calificată și punând de două ori mai mult efort în fiecare, are nevoie doar de o rată de câștig de 50% pentru a egala — iar un pipeline corect calificat de obicei depășește aceasta. Poarta este modul în care convertești volumul de ofertare în calitate a ofertelor fără a cheltui mai mult.

Cui îi aparține

Decizia nu ar trebui să revină persoanei care a identificat oportunitatea și nici managerului de propunere. Vânzările au un stimulent să liciteze; echipa de propuneri are un stimulent să decline. Practica plasează decizia la cineva care deține P&L — un director comercial, un șef de unitate de business, un lider de livrare care va trebui să asigure personalul contractului dacă îl câștigați.

Persoana care deține poarta trebuie să poată spune nu fără ca acest lucru să fie interpretat ca defetism și trebuie să fie suficient de senior încât acel nu să rămână definitiv. Unde există o poartă doar pe hârtie, dar fiecare oportunitate o trece, nu există poartă.

Ce se evaluează

Criteriile variază în funcție de companie, dar cele care prevăd în mod fiabil rezultatele intră în patru categorii:

Putem câștiga? Există un incumbent și cum a performat contractul curent? Am vorbit cu acest cumpărător înainte ca anunțul să apară sau citim pentru prima dată despre cerința lor? Înțelegem ce vor evalua efectiv? O licitație pe care o vedeți pentru prima dată în ziua publicării, de la un cumpărător pe care nu l-ați întâlnit niciodată, este o șansă mică indiferent cât de bune sunt serviciile voastre.

Ar trebui să câștigăm? Valoarea contractului față de costul de livrare, condițiile de plată, poziția privind răspunderea și despăgubirile, mecanismul de control al modificărilor. Unele contracte se câștigă și apoi pierd bani pe parcursul a patru ani.

Putem respecta cerințele? Praguri de cifră de afaceri, niveluri de asigurare, certificări, cerințe de referință, licențiere, autorizare de securitate, prezență locală. Acestea sunt de obicei binare și de obicei cunoscute din prima zi. Nerespectarea criteriilor de selecție pe care le-ați fi putut citi în prima oră este cel mai costisitor tip de pierdere.

Putem livra însăși oferta? Aveți capacitatea de scriere, autorul tehnic și aprobările disponibile în fereastra de timp acordată? Un termen scurt la o licitație mare este în sine un semnal de calificare.

Ce iartă și ce nu iartă regulile

Poarta contează parțial pentru că regulile de licitație nu sunt sentimentale față de nimic ce poate merge prost ulterior. Conform Federal Acquisition Regulation al SUA (FAR), prevederea standard pentru achiziții competitive afirmă pe larg că Guvernul "poate respinge orice sau toate propunerile dacă o astfel de acțiune este în interesul Guvernului" (FAR 52.215-1(f)(2)), că propunerile primite după timpul exact specificat, în general, nu vor fi luate în considerare (FAR 52.215-1(c)(3)), și că Guvernul intenționează să evalueze și să atribuie fără discuții (FAR 52.215-1(f)(4)) — ceea ce înseamnă că s-ar putea să nu existe oportunitatea de a corecta o lacună pe care ați lăsat-o. Majoritatea altor jurisdicții aplică aceeași logică sub alte formulări.

Prețul nu este nici el o evadare dintr-o poziție slabă. Conform UK Procurement Act 2023, o autoritate contractantă poate ignora o ofertă pe care o consideră anormal de scăzută (secțiunea 19(3)(c)); trebuie mai întâi să notifice furnizorul și să îi ofere o oportunitate rezonabilă de a demonstra că poate performa la acel preț (secțiunea 19(4)), iar dacă furnizorul demonstrează acest lucru în conformitate cu satisfacția autorității, oferta nu poate fi ignorată pe acel temei (secțiunea 19(5)).

Ce trebuie făcut în privința asta

Notați criteriile înainte ca următoarea oportunitate să apară, nu în timpul acesteia. Mențineți lista la zece întrebări sau mai puține și faceți trei dintre ele eliminatorii — de exemplu, lipsa unui contact anterior cu cumpărătorul, o cerință obligatorie pe care nu o puteți îndeplini sau contribuție negativă la prețul pe care piața îl va suporta. Punctați fiecare oportunitate la poartă, înregistrați decizia și motivul, și revizuiți evidența în fiecare trimestru în raport cu ceea ce ați câștigat efectiv. Echipele care fac asta descoperă care dintre criteriile lor prevăd rezultatele și care sunt folclor.

Urmăriți rata de no-bid ca număr. Dacă este aproape de zero, nu aveți un proces de calificare — aveți o coadă.

O notă privind originea acestei practici

Nu există niciun statut sau standard public care să definească o poartă bid/no-bid sau să prescrie criteriile acesteia. Este o convenție profesională, formalizată în materialele plătite ale Association of Proposal Management Professionals și în metodologii comerciale, și reinventată intern de majoritatea echipelor de ofertare. Mecanica de mai sus este practică consensuală mai degrabă decât o regulă publicată și trebuie tratată ca atare.

Related terms

• Planificarea capturării oportunității
• Prețul de câștig (PTW)
• Matrice de conformitate
• Revizuiri echipe colorate

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.