Рішення «брати/не брати участь»

Рішення «брати/не брати участь» — це контрольна точка проходу/відмови. Особа з повноваженнями переглядає опубліковану або очікувану можливість, зважує її за фіксованим набором критеріїв і або виділяє бюджет і персонал для її опрацювання, або закриває її. Рішення фіксується з причинами, щоб одна й та сама дискусія не відновлювалася через три тижні, коли наближається термін і судження гірше.

Навіщо існує цей фільтр

Підготовка відповіді на тендер не є безкоштовною. У тендері середнього розміру для послуг витрачаються ресурси на розробку рішення, ціноутворення, юридичний огляд, пошук референтів, переклад, а також часто декілька тижнів роботи технічного керівника. Ці витрати виникають незалежно від перемоги чи поразки, і вони несуться повністю навіть у випадках, коли чинного підрядника мали намір переобрати.

Математика не прощає. Команда, яка подає пропозиції за двадцятьма тендерами на рік при коефіцієнті виграшу 25%, виграє п'ять. Та сама команда, яка подається лише на десять тендерів, у яких вона дійсно кваліфікована, і вдвічі більше вкладає в кожен, потребує лише 50% коефіцієнта виграшу, щоб досягти того ж результату — і добре кваліфікований портфель зазвичай перевищує це. Фільтр — це спосіб перетворити обсяг подань на якість подань, не витрачаючи більше.

Хто відповідає

Рішення не повинно належати особі, яка знайшла можливість, і не повинно належати менеджеру з пропозицій. У відділу продажів є стимул подаватися; у команди пропозицій є стимул відмовитися. На практиці рішення покладають на того, хто відповідає за прибутки й збитки (P&L) — комерційного директора, керівника бізнес‑підрозділу або керівника з доставки, який доведеться набирати персонал для контракту у разі виграшу.

Особа, яка несе відповідальність, має мати можливість сказати «ні», і це не повинно тлумачитися як поразницьке ставлення; вона має бути достатньо високопосадовою, щоб це «ні» залишалося в силі. Якщо фільтр існує лише на папері, але через нього проходить кожна можливість, то фільтра немає.

Що оцінюється

Критерії відрізняються залежно від бізнесу, але ті, що надійно прогнозують результати, належать до чотирьох груп:

Чи можемо ми виграти? Чи є чинний підрядник і як виконувалася поточна угода? Чи говорили ми з цим замовником до публікації оголошення, або читаємо про їхні вимоги вперше? Чи розуміємо ми, що саме вони фактично оцінюватимуть? Тендер, який ви бачите вперше в день публікації від замовника, якого ви ніколи не зустрічали, має невеликі шанси незалежно від якості вашої послуги.

Чи варто нам вигравати? Вартість контракту порівняно з витратами на постачання, умови платежу, положення щодо відповідальності й відшкодування збитків, механізм управління змінами. Деякі контракти виграються, а потім втрачають гроші протягом чотирьох років.

Чи можемо ми відповідати вимогам? Пороги за обсягом обороту, рівні страхування, сертифікації, вимоги до референтів, ліцензування, допуск до секретності, місцева присутність. Зазвичай це бінарні вимоги, і, як правило, їх можна з’ясувати в перший день. Програш через невідповідність критеріям відбору, які можна було прочитати в першу годину, — найвитратніший вид поразки.

Чи можемо ми підготувати саму пропозицію? Чи є у вас ресурси для написання, технічний автор і необхідні погодження в доступному проміжку часу? Короткий дедлайн для великого тендеру сам по собі є сигналом щодо кваліфікації.

Що правила прощають і не прощають

Фільтр має значення частково тому, що правила тендерів безжальні до будь-яких помилок, що виникають потім. Відповідно до Федеральних правил закупівель (Federal Acquisition Regulation, FAR), стандартне положення про конкурентні закупівлі прямо вказує, що Уряд «може відхилити будь-які або всі пропозиції, якщо така дія відповідає інтересам Уряду» (FAR 52.215-1(f)(2)), що пропозиції, отримані після точно зазначеного часу, зазвичай не розглядаються (FAR 52.215-1(c)(3)), і що Уряд має намір оцінювати та укладати контракт без обговорень (FAR 52.215-1(f)(4)) — тобто може не бути можливості виправити пропуск, який ви допустили. Більшість інших юрисдикцій застосовує ту саму логіку у різних формулюваннях.

Ціна також не вирішує проблему слабкої позиції. Відповідно до Закону про закупівлі Великої Британії 2023 року (UK Procurement Act 2023), замовник може відхилити тендер, який вважає аномально низьким (section 19(3)(c)); він повинен спочатку повідомити постачальника та надати розумну можливість довести, що може виконати контракт за цією ціною (section 19(4)), і якщо постачальник переконає замовника, тендер не може бути відхилений на цій підставі (section 19(5)).

Що з цим робити

Запишіть критерії до того, як з'явиться наступна можливість, а не під час її розгляду. Тримайте список до десяти питань або менше й зробіть три з них дискваліфікуючими — наприклад, відсутність попереднього контакту з замовником, обов'язкова вимога, яку ви не можете виконати, або негативний внесок за ціною, яку готовий платити ринок. Оцінюйте кожну можливість на фільтрі, фіксуйте рішення та його причину, і переглядайте записи щокварталу порівняно з тим, що ви фактично виграли. Команди, що це роблять, виявляють, які критерії передбачають результати, а які — фольклор.

Відстежуйте показник відмов щодо участі у вигляді числа. Якщо він близький до нуля, у вас немає процесу кваліфікації — у вас є черга.

Примітка щодо походження цієї практики

Не існує закону або публічного стандарту, що визначає ворота bid/no-bid або прописує їхні критерії. Це професійна конвенція, формалізована в платних матеріалах Асоціації професіоналів із управління пропозиціями та в комерційних методологіях, і яку більшість команд з підготовки пропозицій винаходить у себе. Механіка, описана вище, є практикою за консенсусом, а не опублікованим правилом, і її слід розглядати як таку.

Related terms

• Планування захоплення
• Ціна для перемоги (PTW)
• Матриця відповідності
• Огляди команд за кольорами (Blue, Pink, Red тощо)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.