Огляди команд за кольорами (Blue, Pink, Red тощо)

Огляд команд за кольорами — це формальний етап у графіку підготовки пропозиції. Робота фіксується на погодженій стадії готовності, передається рецензентам, які її не писали, переглядається за визначеним питанням і випускається з зафіксованими діями. Кольори служать скороченням для позначення питання, яке ставиться. Далі наведено найбільш уживаний порядок; це конвенція, і ви повинні очікувати варіацій.

Blue Team — чи правильна стратегія?

Проводиться до або близько виведення тендерних документів, доки відповідь ще може змінити форму. Blue Team переглядає результати етапу підготовки (capture): пріоритети замовника, конкурентну картину, рішення, яке ви плануєте запропонувати, команду або партнерів, яких ви плануєте задіяти, та позицію за ціною. Нічого ще не написано, отже перевірка стосується рішень, а не тексту.

У кімнаті: керівник етапу capture або account lead, власник рішення, особа, яка погоджуватиме ціну, і хтось достатньо старший, щоб сказати, що претензія не готова. Blue Team — останнє недороге місце для змін пропозиції.

Pink Team — чи правильний підхід у тексті?

Проводиться на першій відчутній чернетці — зазвичай у вигляді сценаріїв (storyboards) або анотованого контуру, що заповнено, а не відшліфованого тексту. Pink Team перевіряє, чи відповідь структурована відповідно до інструкцій замовника, чи кожна вимога має відповідального і розділ, чи виграшні теми дійсно присутні в наративі, і чи кожен розділ відповідає на поставлене запитання, а не на те, яке волів автор. Рецензенти шукають форму аргументації, а не типографічні помилки.

Сенс Pink — виявити неправильний підхід тоді, коли його переробка ще коштує днів, а не ночей. У різних організаціях встановлюють різні числові цілі завершеності для Pink-чернетки; корисний тест — чи може читач простежити аргументацію від початку до кінця.

Red Team — чи це набрало б бали при оцінюванні?

Проводиться на майже фінальній чернетці. Рецензенти Red Team діють як панель оцінювачів замовника: вони читають лише те, що написано, оцінюють це за опублікованими критерiями оцінювання і фіксують бали з обґрунтуванням, яке дав би справжній оцінювач.

Ось чому Red Team залежить від власної системи нарахування балів у тендері. У федеральних оголошеннях США FAR 15.204-5(c) вимагає, щоб Розділ M у запиті тендерних пропозицій "identify all significant factors and any significant subfactors that will be considered in awarding the contract and their relative importance", тоді як Розділ L містить інструкції щодо підготовки пропозиції (FAR 15.204-5(b)). Red Team, яка оцінює за будь-чим іншим, ніж опубліковані критерії та ваги, переглядає неправильний документ.

У кімнаті: люди, незалежні від підготовки пропозиції, бажано з досвідом зі сторони замовника або оцінювання і хтось, хто ніколи не бачив ваше рішення. Red Team зазнає невдачі, коли до її складу входять колеги авторів, які несвідомо домислюють те, чого текст не містить.

Green Team — чи правильна ціна?

Це огляд цін і комерційної частини, що проводиться після того, як рішення достатньо стабільне для оцінки вартості. Green Team аналізує калькуляцію витрат, припущення, що стоять за нею, положення щодо ризиків, комерційні умови, що приймаються, та позицію ціни у порівнянні з тим, що винагороджує модель оцінювання. Це момент, коли аналіз «ціна-для-перемоги» (price-to-win) зіставляють із тим, що каже доставка про вартість робіт, і де розрив вирішується свідомо, а не через останньомоментне зниження ціни.

Gold Team — чи підписуємо це?

Фінальний виконавчий огляд і повноваження на подання, щодо завершеного документа. Gold Team — не для переробок; це рішення. Рецензенти підтверджують ціну, зобов’язання, що беруться, ризики, які приймаються, та винятки, що застосовуються, а потім дають дозвіл на подання. Проводиться досить рано, щоб у разі невдалого завантаження ще могла бути спроба повторного подання.

White Team — найменш стандартизована

White Team використовується непослідовно. В деяких організаціях це група, що керує самим процесом перегляду: вона встановлює графік, призначає рецензентів і вирішує розбіжності між командами-рецензентами. В інших — це нейтральна команда, яка проводить і судить симуляцію конкурента. Якщо вас запрошують на White Team, поцікавтеся, що саме мають на увазі.

Схожим, але не кольоровим оглядом у тому ж сенсі, є огляд Black Hat, під час якого ваші співробітники розігрують ролі кожного ймовірного конкурента і виявляють, де ви справді слабші. Black Hat належить до етапу capture, а не до виробництва пропозиції.

Що з цим робити

Внесіть дати переглядів у графік ще до початку написання і плануйте від дедлайну подання, враховуючи час на переробку після кожного перегляду — перегляд без вікна для переробки — це театральність. Надайте рецензентам критерії оцінювання та бланк для виставлення балів, а не прохання написати «коментарі». Настоюйте, щоб висновки фіксувалися у вигляді дій з відповідальними та термінами, і щоб наступний перегляд перевіряв, чи були виконані дії попереднього перегляду. Понад усе комплектуйте рецензування людьми, які не писали документ; найпоширеніша помилка — це Red Team, яка вже знає, що мав на увазі автор.

Наскільки це стандартизовано, чесно кажучи

Не існує закону, стандарту чи публічного урядового керівництва, що визначає огляди команд за кольорами. Ця схема походить із методологій комерційних пропозицій і кодифікована переважно в платних навчаннях та матеріалах членства. Дві фірми можуть використовувати «Pink Team» для позначення чернеток дуже різного ступеня готовності. Узгодьте визначення у вашій організації та зафіксуйте їх письмово; не припускайте, що новий співробітник, партнер чи консультант з торгів поділяє ваші.

Related terms

• Виграшна тема (win theme)
• Матриця відповідності
• Ціна для перемоги (PTW)
• Планування захоплення
• Рішення «брати/не брати участь»

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.