Revisões por equipes de cor

A revisão por equipe de cor é uma parada formal no cronograma de uma proposta. O trabalho é congelado em uma maturidade acordada, entregue a revisores que não o redigiram, avaliado em relação a uma questão definida e liberado com ações registradas. As cores são uma forma abreviada de indicar qual pergunta está sendo feita. O que segue é o arranjo mais amplamente utilizado; é uma convenção, e você deve esperar variação.

Equipe Azul (Blue Team) — a estratégia está correta?

Realizada antes ou por volta da publicação dos documentos de licitação, enquanto a resposta ainda pode mudar de formato. A Equipe Azul revisa a saída da fase de captura: as prioridades do comprador, o quadro competitivo, a solução que se pretende oferecer, a equipe ou os parceiros que se pretende mobilizar e a posição de preço. Nada está escrito ainda, portanto a revisão se concentra em decisões, não em redação.

Na sala: o responsável pela captura ou pela conta, o proprietário da solução, a pessoa que aprovará o preço e alguém sênior o bastante para decidir que a disputa não está pronta. A Equipe Azul é o último ponto barato para alterar a oferta.

Equipe Pink (Pink Team) — a abordagem está correta no papel?

Realizada no primeiro rascunho substantivo — comumente storyboards ou um esboço anotado preenchido, em vez de texto polido. A Equipe Pink verifica se a resposta está estruturada conforme as instruções do comprador, se cada requisito tem um responsável e um lugar, se os temas de vitória (win themes) estão efetivamente presentes na narrativa e se cada seção responde à questão solicitada em vez da questão preferida pelo autor. Os revisores procuram a forma do argumento, não erros tipográficos.

O objetivo da Pink é detectar uma abordagem errada enquanto reescrevê-la ainda custa dias em vez de noites. Diferentes organizações estabelecem metas numéricas distintas para o nível de conclusão de um rascunho Pink; o teste útil é se um leitor consegue seguir o argumento de ponta a ponta.

Equipe Red (Red Team) — isso receberia pontuação?

Realizada em um rascunho quase final. Os revisores da Equipe Red atuam como o painel de avaliação do comprador: leem apenas o que foi escrito, pontuam contra os critérios de avaliação publicados e registram a pontuação com a justificativa que um avaliador daria.

É por isso que a Equipe Red depende da própria arquitetura de pontuação da licitação. Em solicitações federais dos EUA, FAR 15.204-5(c) exige que a Seção M da solicitação "identifique todos os fatores significativos e quaisquer subfatores significativos que serão considerados na adjudicação do contrato e sua importância relativa", enquanto a Seção L contém as instruções para preparar a proposta (FAR 15.204-5(b)). Uma Equipe Red que revisa com base em qualquer outro critério ou ponderação além dos publicados está avaliando o documento errado.

Na sala: pessoas independentes da proposta, idealmente incluindo alguém com experiência do lado do comprador ou em avaliação e alguém que nunca viu sua solução. A Equipe Red falha quando é composta por colegas dos autores, que inconscientemente preenchem o que o texto não diz.

Equipe Green (Green Team) — o preço está correto?

Uma revisão de precificação e comercial, realizada uma vez que a solução esteja estável o suficiente para ser orçada. A Equipe Green examina a composição do custo, as premissas por trás dele, as provisões de risco, os termos comerciais aceitos e a posição de preço em relação ao que o modelo de avaliação recompensa. É onde a análise de preço para vencer (price-to-win) se confronta com o que a entrega diz que o trabalho custa, e onde a lacuna é resolvida deliberadamente em vez de por um desconto de última hora.

Equipe Gold (Gold Team) — assinamos isto?

Revisão executiva final e autoridade para submeter, sobre o documento finalizado. A Equipe Gold não reescreve; toma uma decisão. Os revisores confirmam o preço, os compromissos assumidos, os riscos aceitos e as exceções tomadas, e então autorizam a submissão. Deve ser realizada cedo o suficiente para que uma falha no envio ainda possa ser tentada novamente.

Equipe White (White Team) — a menos padronizada

A Equipe White é usada de forma inconsistente. Em algumas organizações é o grupo que governa o próprio processo de revisão: define o cronograma, nomeia revisores e adjudica desacordos entre as equipes de revisão. Em outras, é a equipe neutra que conduz e arbitra um exercício de simulação de concorrentes. Se alguém convidar você para uma White Team, pergunte a que se referem.

Relacionado, mas não uma equipe de cor no mesmo sentido, é a revisão Black Hat, na qual suas próprias pessoas interpretam cada concorrente provável e expõem onde você é genuinamente mais fraco. Black Hat pertence à captura, não à produção da proposta.

O que fazer a respeito

Coloque as datas de revisão no cronograma antes de a redação começar, e trabalhe retrocedendo a partir do prazo de submissão incluindo o tempo de retrabalho após cada revisão — uma revisão sem janela de retrabalho é teatro. Dê aos revisores os critérios de avaliação e uma folha de pontuação, não um pedido de "comentários". Insista que as constatações sejam registradas como ações com responsáveis e datas, e que a próxima revisão verifique se as ações da revisão anterior foram fechadas. Acima de tudo, equipe as revisões com pessoas que não redigiram o documento; a falha mais comum é uma Equipe Red que já sabe o que o autor quis dizer.

Quão padronizado é isso, honestamente

Não existe estatuto, norma ou orientação governamental pública que defina as revisões por equipes de cor. O esquema descende de metodologias de propostas comerciais e está codificado principalmente em material de treinamento e de associação pagos. Duas empresas podem usar "Pink Team" para significar rascunhos de maturidade muito diferente. Acorde as definições dentro da sua própria organização e registre-as por escrito; não presuma que um contratado novo, um parceiro ou um consultor de propostas compartilhe as suas.