Tinjauan tim warna (Biru sampai Putih)
Tinjauan tim warna adalah titik pemeriksaan terjadwal di mana orang-orang yang bukan penulis penawaran memeriksa dokumen; setiap warna menilai aspek berbeda pada tahap kematangan draf yang berbeda. Yang paling dikenal adalah Red Team, yang memberi skor pada draf hampir final dengan cara yang sama seperti evaluator pembeli akan melakukannya. Skema warna merupakan konvensi profesional, bukan standar yang dipublikasikan, dan definisinya berbeda antara organisasi lebih banyak daripada yang diakui oleh sebagian besar deskripsi yang dipublikasikan.
A colour team review is a formal stop in a bid schedule. Work is frozen at an agreed maturity, handed to reviewers who did not write it, reviewed against a defined question, and released with recorded actions. The colours are shorthand for which question is being asked. What follows is the most widely used arrangement; it is convention, and you should expect variation.
Blue Team — apakah strateginya tepat?
Diadakan sebelum atau sekitar rilis dokumen tender, sementara respons masih bisa berubah bentuk. Blue Team meninjau output dari tahap capture: prioritas pembeli, gambaran kompetitif, solusi yang hendak Anda tawarkan, tim atau mitra yang hendak Anda turunkan, dan posisi harga. Belum ada yang tertulis, sehingga tinjauan berkaitan pada keputusan daripada prosa.
Di ruangan: pemimpin capture atau akun, pemilik solusi, orang yang akan menyetujui harga, dan seseorang yang cukup senior untuk menyatakan bahwa pengejaran (pursuit) belum siap. Blue Team adalah tempat terakhir yang murah untuk mengubah tawaran.
Pink Team — apakah pendekatannya pada halaman sudah tepat?
Diadakan pada draf substantif pertama — umum berupa storyboard atau garis besar beranotasi yang telah diisi, bukan teks yang dipoles. Pink Team memeriksa bahwa respons terstruktur sesuai instruksi pembeli, bahwa setiap persyaratan memiliki pemilik dan bagian yang sesuai, bahwa tema kemenangan (win themes) benar-benar hadir dalam narasi, dan bahwa setiap bagian menjawab pertanyaan yang diajukan, bukan pertanyaan yang diinginkan oleh penulis. Para peninjau mencari bentuk argumen, bukan kesalahan tipografi.
Tujuan Pink adalah menangkap pendekatan yang salah ketika menulis ulangnya masih memakan hari daripada bermalam-malam. Berbagai organisasi menetapkan target penyelesaian numerik yang berbeda untuk draf Pink; uji yang berguna adalah apakah pembaca dapat mengikuti argumen dari awal hingga akhir.
Red Team — apakah ini akan mendapat skor?
Diadakan pada draf hampir final. Peninjau Red Team bertindak sebagai panel evaluasi pembeli: mereka membaca hanya apa yang tertulis, memberi skor terhadap kriteria evaluasi yang dipublikasikan, dan mencatat skor beserta justifikasi yang akan diberikan oleh seorang evaluator.
Itulah sebabnya Red Team bergantung pada arsitektur penilaian tender itu sendiri. Dalam solicitations federal AS, FAR 15.204-5(c) requires Section M of the solicitation to "identify all significant factors and any significant subfactors that will be considered in awarding the contract and their relative importance", while Section L holds the instructions for preparing the proposal (FAR 15.204-5(b)). A Red Team that reviews against anything other than the published criteria and weightings is reviewing the wrong document.
Di ruangan: orang-orang yang independen terhadap penawaran, idealnya termasuk seseorang dengan pengalaman di pihak pembeli atau evaluasi dan seseorang yang belum pernah melihat solusi Anda. Red Team gagal ketika diisi oleh kolega penulis, yang secara tidak sadar mengisi apa yang tidak dikatakan teks.
Green Team — apakah harganya tepat?
Tinjauan harga dan komersial, diadakan setelah solusi cukup stabil untuk dikalkulasi biayanya. Green Team memeriksa rincian biaya, asumsi di baliknya, ketentuan risiko, ketentuan komersial yang diterima, dan posisi harga terhadap apa yang diberi penghargaan oleh model evaluasi. Di sinilah analisis price-to-win dibandingkan dengan apa yang dikatakan pelaksanaan tentang biaya pekerjaan, dan di sinilah celah diselesaikan secara sengaja daripada dengan diskon menit terakhir.
Gold Team — apakah kita menandatangani ini?
Tinjauan eksekutif akhir dan otoritas untuk mengirimkan, pada dokumen yang telah selesai. Gold Team bukan penulisan ulang; ini adalah keputusan. Para peninjau menegaskan harga, komitmen yang dibuat, risiko yang diterima dan pengecualian yang diambil, kemudian memberikan otorisasi pengiriman. Diadakan cukup awal sehingga kegagalan unggah masih dapat dicoba ulang.
White Team — yang paling tidak distandarisasi
White Team digunakan secara tidak konsisten. Di beberapa organisasi ini adalah kelompok yang mengatur proses tinjauan itu sendiri: menetapkan jadwal, menunjuk peninjau, dan mengadili ketidaksepakatan antar tim tinjauan. Di organisasi lain ini adalah tim netral yang menjalankan dan mengatur latihan simulasi pesaing. Jika seseorang mengundang Anda ke White Team, tanyakan yang mana yang mereka maksud.
Related but not a colour team in the same sense is the Black Hat review, in which your own people role-play each likely competitor and expose where you are genuinely weaker. Black Hat belongs to capture, not to proposal production.
Apa yang harus dilakukan
Masukkan tanggal tinjauan ke dalam jadwal sebelum penulisan dimulai, dan bekerja mundur dari tenggat pengiriman termasuk waktu perbaikan setelah setiap tinjauan — tinjauan tanpa jendela perbaikan adalah teater. Berikan kepada peninjau kriteria evaluasi dan lembar penilaian, bukan permintaan untuk "komentar". Tegaskan bahwa temuan dicatat sebagai tindakan dengan pemilik dan tanggal, dan bahwa tinjauan berikutnya memeriksa apakah tindakan tinjauan sebelumnya telah ditutup. Di atas semua itu, isilah tinjauan dengan orang-orang yang tidak menulis dokumen; kegagalan yang paling umum adalah Red Team yang sudah mengetahui apa yang dimaksud penulis.
Seberapa distandarisasi ini, sejujurnya
Tidak ada undang-undang, standar atau panduan pemerintah publik yang mendefinisikan colour team reviews. Skema ini berasal dari metodologi proposal komersial dan dikodifikasi terutama dalam pelatihan berbayar dan materi keanggotaan. Dua firma dapat menggunakan "Pink Team" untuk berarti draf dengan tingkat kematangan yang sangat berbeda. Sepakati definisi di dalam organisasi Anda sendiri dan tuliskan; jangan berasumsi perekrut baru, mitra atau konsultan penawaran berbagi definisi Anda.