Pregledi ekip(Blue, Pink, Red, Green, Gold, White)

Pregled barvne ekipe je formalna postaja v urniku ponudbe. Delo se zamrzne pri dogovorjeni stopnji zrelosti, preda pregledovalcem, ki ga niso napisali, pregleda glede na opredeljeno vprašanje in se sprosti z zabeleženimi ukrepi. Barve so kratica za vprašanje, ki se zastavlja. Spodaj je najpogosteje uporabljena ureditev; gre za konvencijo in pričakujte odstopanja.

Blue Team — ali je strategija pravilna?

Poteka pred ali okoli objave razpisne dokumentacije, ko se odgovor še lahko spreminja. Blue Team pregleda izhode iz zajema (capture): naročnikove prioritete, konkurenčno sliko, rešitev, ki jo nameravate ponuditi, ekipo ali partnerje, ki jih nameravate angažirati, in cenovni položaj. Ker takrat še ni nič napisano, gre pri pregledu za odločitve, ne za prozo.

V sobi: vodja zajema ali računa, lastnik rešitve, oseba, ki bo odobrila ceno, in nekdo dovolj visokega položaja, da lahko odloči, da zasledovanje ni pripravljeno. Blue Team je zadnje poceni mesto za spremembo ponudbe.

Pink Team — ali je pristop na strani pravilen?

Izvede se ob prvem vsebinskem osnutku — navadno storyboardi ali komentiran osnutek, ki je bil dopolnjen, ne pa izpiljeno besedilo. Pink Team preveri, ali je odgovor strukturiran v skladu z navodili naročnika, ali ima vsak zahtevani element svojega odgovornega in svojo lokacijo, ali so zmagovalne teme res prisotne v pripovedi ter ali vsak odsek odgovarja na zastavljeno vprašanje, ne na vprašanje, ki ga je avtor raje videl. Pregledovalci iščejo obliko argumenta, ne tipografskih napak.

Namen Pink je zajeti napačen pristop, ko prepis še stane dni namesto noči. Različne organizacije določijo različne numerične cilje dokončnosti za Pink osnutek; uporaben test je, ali bralec lahko sledi argumentu od začetka do konca.

Red Team — bi to dobilo točke?

Na skoraj končnem osnutku. Pregledovalci Red Team delujejo kot ocenjevalna komisija naročnika: berejo samo zapisano, to ocenijo glede na objavljena merila za ocenjevanje in zabeležijo oceno z utemeljitvijo, ki bi jo dal ocenjevalec.

Zato Red Team temelji na lastni arhitekturi točkovanja razpisa. V ameriških zveznih razpisih FAR 15.204-5(c) zahteva, da Section M razpisa "identify all significant factors and any significant subfactors that will be considered in awarding the contract and their relative importance", medtem ko Section L vsebuje navodila za pripravo predloga (FAR 15.204-5(b)). Red Team, ki ocenjuje proti čemurkoli drugemu kot objavljenim kriterijem in utežem, pregleduje napačen dokument.

V sobi: osebe neodvisne od ponudbe, po možnosti vključno z nekom z izkušnjami na strani naročnika ali v ocenjevanju ter nekim, ki vašo rešitev še nikoli ni videl. Red Team ne uspe, kadar ga sestavljajo avtorjevi sodelavci, ki nezavedno dopolnijo, kar besedilo ne pove.

Green Team — je cena pravilna?

Pregled cen in komercialnih vidikov, ki poteka, ko je rešitev dovolj stabilna za izračun stroškov. Green Team pregleda sestavo stroškov, predpostavke za njimi, določila o tveganjih, poslovne pogoje, ki se sprejemajo, in cenovni položaj glede na to, kar nagrajuje ocenjevalni model. Tukaj se analiza price-to-win sooči s tem, koliko izvedba dejansko stane, in tukaj se razlika rešuje namerno, ne z zadnje-minutnim znižanjem.

Gold Team — ali to podpišemo?

Končni izvršni pregled in pooblastilo za oddajo, na končnem dokumentu. Gold Team ni prepisovanje; je odločitev. Pregledovalci potrdijo ceno, zaveze, ki jih sprejemamo, tveganja, ki jih soglašamo, in izjeme, ki jih upoštevamo, ter nato pooblasti oddajo. Izvede se dovolj zgodaj, da je morebitno neuspešno nalaganje še mogoče ponoviti.

White Team — najmanj standardizirano

White Team se uporablja neenotno. V nekaterih organizacijah je to skupina, ki ureja sam proces pregledov: določi urnik, imenuje pregledovalce in odloča v primeru nesoglasij med preglednimi ekipami. V drugih je to nevtralna ekipa, ki izvaja in sodniško vodi vajo simulacije konkurentov. Če vas nekdo vabi na White Team, vprašajte, katerega pomena misli.

Povezan, vendar ni barvna ekipa v istem pomenu, je Black Hat pregled, pri katerem vaši lastni ljudje v vlogah odigrajo vsakega verjetnega konkurenta in razkrijejo, kje ste resnično šibkejši. Black Hat spada k zajemu (capture), ne k pripravi predloga.

What to do about it

Vnesite datume pregledov v urnik še preden se začne pisanje in delajte vzvratno od roka za oddajo, vključno s časom za prepis po vsakem pregledu — pregled brez okna za prepis je le predstava. Pregledovalcem dajte merila za ocenjevanje in obrazec za točkovanje, ne prošnje za "komentarje". Zahtevajte, da so ugotovitve zabeležene kot ukrepi z odgovornimi in roki, ter da naslednji pregled preveri, ali so bili ukrepi prejšnjega pregleda zaključeni. Predvsem pa sestavite pregledovalne ekipe iz oseb, ki dokumenta niso napisale; najpogostejša napaka je Red Team, ki že ve, kaj je avtor mislil.

How standardised is this, honestly

Za preglede barvnih ekip ne obstaja zakon, standard ali javno vladno vodilo, ki bi jih definiralo. Shema izhaja iz komercialnih metodologij priprave ponudb in je kodificirana predvsem v plačljivih izobraževanjih ter gradivih za člane. Dve podjetji lahko izraz "Pink Team" uporabljata za osnutke zelo različne zrelosti. Dogovorite se o opredelitvah znotraj svoje organizacije in jih zapišite; ne predvidevajte, da jih novi zaposleni, partner ali svetovalec za ponudbe deli.

Related terms

• Zmagovalna tema
• Matrika skladnosti
• Cena za zmago (price-to-win, PTW)
• Načrtovanje pridobitve
• Odločitev: ponudba ali opustitev

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.