Načrtovanje pridobitve
Načrtovanje pridobitve je delo, opravljeno pred objavo razpisa: razumevanje problema naročnika, ugotovitev, kako bo ocenjeval, pozicioniranje vaših prednosti glede na to, kar bo ocenjeval, in odločanje o tem, kaj boste ponudili, še preden vas k temu pozovejo. Stopnja uspeha ponudb se v veliki meri odloči tukaj. Ko se objava pojavi, je naročnik navadno že oblikoval zahtevo, pogosto z nečijo pomočjo.
Načrtovanje pridobitve je premierno zasledovanje določene priložnosti v mesecih pred njenim vstopom na trg. Ločeno je od trženja, ki je nedirektno, in od vodenja ponudb, ki se začne, ko se dokumenti objavijo. Njegov izhod ni dokument za naročnika; so tovrstne odločitve, ki jih sprejme vaša lastna ekipa — ali se bo sodelovalo, s kom, približno po kateri ceni in s katero zgodbo.
Why the pre-notice window matters
Javni razpis je vidni konec dolgega notranjega procesa. Pred objavo je naročnik opredelil potrebo, zagotovil proračun, določil obseg in pripravil merila za ocenjevanje. Vsak od teh korakov je priložnost, da dobavitelj postane razumljen — ali napačno razumljen — in nobeden od njih ni več odprt za vpliv, ko je objava živa in se komunikacijsko okno zoži na pisna pojasnila z objavljenimi odgovori.
Če o zahtevi prvič izveste na dan objave, tekmujete proti podjetjem, ki so o njej vedele že mesece, so že oblikovala naročnikovo predstavo o tem, kaj pomeni dobro, in so ta čas porabile za gradnjo rešitve namesto branja specifikacije.
The rules explicitly permit this
Stiki pred razpisom med naročniki in dobavitelji niso siva cona. Zakonodaja o javnih naročilih jih omogoča in jih na nekaterih mestih tudi spodbuja.
V Združenih državah Amerike Zvezni pravilnik o nabavi (FAR) člen 15.201 določa izmenjavo informacij z industrijo pred prejemom ponudb. Njegov namen je "izboljšati razumevanje zahtev vlade in zmogljivosti industrije" (15.201(b)), tehnike, ki jih navaja, pa vključujejo industrijske konference, raziskave trga, en-na-en sestanke s potencialnimi ponudniki, predobjavne obvestila, osnutke zahtev za predloge (RFP), zahtevke za informacije, predponudbene konference in obiske lokacij (15.201(c)). Izmenjave morajo biti skladne s pravili integritete nabav (15.201(a)).
V Združenem kraljestvu odlok 16 Zakon o javnem naročanju 2023 omogoča predhodno tržno sodelovanje pred objavo razpisnega obvestila. Organi se lahko pogovarjajo z dobavitelji za razvijanje svojih zahtev in pristopa, oblikovanje postopka, pogojev za sodelovanje ali meril za dodelitev, pripravo razpisnih obvestil in dokumentov, določitev verjetnih pogodbenih določil, identifikacijo potencialnih dobaviteljev in krepitev zmogljivosti dobaviteljev.
Where the line is
Oba režima pripisujeta pogoj poštenosti, ki deluje proti dobavitelju, ki preseže meje.
FAR 15.201(f) zahteva, da kadar so specifične informacije o predvidenem pridobivanju razkrite enemu ali več potencialnim ponudnikom, morajo biti javno dostopne, čim prej ko je mogoče, da se prepreči ustvarjanje nepoštene konkurenčne prednosti. Torej informacije, ki jih izvlečete v en-na-en sestanku, se lahko objavijo vsem — in pogosto so.
Člen 16 Zakona o javnem naročanju 2023 zavezuje organ, da sprejme ukrepe, da dobavitelji, ki sodelujejo v predhodnem tržnem sodelovanju, ne bodo postavljeni v nepošteno prednost in da konkurenca ne bo drugače izkrivljena. Kjer nepoštene prednosti ni mogoče preprečiti, mora organ tega dobavitelja izključiti iz postopka konkurenčnega naročanja. Pomagati naročniku pisati specifikacijo tako tesno okoli vašega izdelka, da je nihče drug ne more izpolniti, ni premeteno načrtovanje pridobitve; je pot do izključitve iz razpisa, ki ste mu pomagali oblikovati.
Ločeno je strogo prepovedano pridobiti predložbene informacije drugega ponudnika ali informacije o izbiri vira naročnika pred dodelitvijo v zveznih nabavah ZDA (FAR 3.104-3, s izvrševanjem 41 U.S.C. 2102), in enakovredna pravila integritete veljajo drugod. Načrtovanje pridobitve se gradi na javno dostopnih informacijah, odprtem pogovoru in vaši lastni analizi — nikoli na puščenih evalvacijskih materialih.
What capture planning actually produces
Delujoč načrt pridobitve je kratek in odgovarja na konkretna vprašanja. Kdo je odločevalec in kdo ga vpliva? Kateri je resnični problem naročnika, v njihovih besedah, ne v specifikaciji? Ali obstaja obstoječi izvajalec, kako deluje trenutna pogodba in čemu se bo naročnik poskušal izogniti? Kakšen je verjetni proračun in od kod izvira? Kateri kriteriji ocenjevanja bodo najverjetneje nagrajevali? Kateri so naša dva ali trije resnični razlikovalci glede na podjetja, ki se bodo prav tako prijavila? S kom se moramo partneriti in smo z njimi že govorili? Katera je cena, ki jo lahko naročnik ubraniti interno?
Vsak odgovor nosi akcijo in odgovorno osebo: sestanek za zahtevo, obisk lokacije, dokazilo, ki ga je treba pridobiti, referenco, ki jo je treba zagotoviti, vrzel v zmožnostih, ki jo je treba zapreti pred objavo.
What to do about it
Izberite majhno število imenovanih priložnosti — pet ali šest, ne petdeset — in začnite dvanajst do osemnajst mesecev pred pričakovanim datumom ponovnega razpisa. Poiščite datum konca pogodbe iz obvestil o dodelitvi in registrov pogodb; ta datum je v večini trgov, ki jih pokrivamo, javno dostopen. Odzovite se na vsako prošnjo za informacije in obvestilo o predhodnih informacijah v vašem sektorju, tudi če se ne nameravate prijaviti, saj so to trenutki, ko so vprašanja še vedno zaželena.
Nato se držite pravila: če vam ob objavi razpisa ne uspe navesti treh najpomembnejših prioritet naročnika v njihovem lastnem jeziku, načrt pridobitve ni bil izveden in odločitev o tem, ali oddati ponudbo, naj to odraža.
A note on terminology
"Capture planning" kot poimenovana disciplina in predloga načrta pridobitve sta strokovna konvencija, ne pravna konstrukcija. Osnovna dejavnost — predtržno sodelovanje — je tisto, kar urejajo zgoraj navedeni zakoni in predpisi.
Related terms
See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.