Планиране на спечелване
Планирането за спечелване е работата, извършена преди публикуване на търг: разбиране на проблема на купувача, изучаване на начина, по който ще оценява, позициониране на вашите силни страни спрямо това, което ще оценят, и вземане на решение какво ще предложите преди да ви бъде казано. Процентът на спечелените процедури до голяма степен се решава тук. Към момента на публикуване купувачът обикновено вече е формулирал изискването и някой му е помогнал да го напише.
Планирането за спечелване е целенасочено преследване на конкретна възможност в месеците преди тя да излезе на пазара. То се различава от маркетинга, който е неориентиран, и от управлението на предложението, което започва когато документите излязат. Неговият резултат не е документ за купувача; това е набор от решения, които вашият екип взема — дали да преследва, с кого, на приблизително каква цена и с каква история.
Why the pre-notice window matters
Публичният търг е видимият край на дълъг вътрешен процес. Преди публикуване купувачът е идентифицирал нужда, осигурил е бюджет, определил е обхват и е подготвил критерии за оценяване. Всеки от тези етапи е възможност доставчикът да бъде разбран — или погрешно разбран — и нито един от тях не е открит за влияние, след като уведомлението е публикувано и прозорецът за комуникация се свива до писмени въпроси за разяснения с публикувани отговори.
Ако за първи път научавате за изискване в деня на публикуването, вие се състезавате с фирми, които са знаели за него месеци, вече са формирали у купувача представа за това какво е добро и са прекарали това време в изграждане на решение, а не в четене на спецификация.
The rules explicitly permit this
Контактът между купувачи и доставчици преди търг не е сива зона. Той е предвиден и на места насърчаван от законодателството в областта на обществените поръчки.
В Съединените щати FAR (Federal Acquisition Regulation) 15.201 урежда обмена на информация с индустрията преди получаване на предложения. Целта е да се „подобри разбирането на правителствените изисквания и възможностите на индустрията" (15.201(b)), а техниките, които изброява, включват конференции с индустрията, пазарни проучвания, индивидуални срещи с потенциални оференти, предизвестия за търг (presolicitation notices), проектни RFP (RFP (request for proposals) — искане за предложения), запитвания за информация, предварителни конференции за предложения и посещения на място (15.201(c)). Обмените трябва да са в съответствие с изискванията за интегритет при възлагане (15.201(a)).
В Обединеното кралство раздел 16 от Закона за обществените поръчки 2023 (Procurement Act 2023) предвижда предварително пазарно ангажиране преди публикуване на търгово уведомление. Възложителят може да се ангажира с доставчици, за да разработи своите изисквания и подход, да определи процедурата, условията за участие или критериите за възлагане, да подготви уведомления и документи за търга, да идентифицира вероятни договорни условия, да открие потенциални доставчици и да развива капацитета на доставчиците.
Where the line is
И двата режима налагат условие за справедливост и то е в ущърб на доставчика, който пресича границата.
FAR 15.201(f) изисква, когато специфична информация за предложена придобивка е разкрита на един или повече потенциални оференти, тя да бъде направена достъпна за обществеността възможно най-скоро, за да се избегне създаване на неправомерно конкурентно предимство. Така информацията, която извлечете при индивидуална среща, може да бъде публикувана за всички — и често е публикувана.
Раздел 16 от Закона за обществените поръчки 2023 задължава възложителя да предприеме стъпки, за да гарантира, че доставчиците, участващи в предварителното пазарно ангажиране, не се поставят в несправедливо предимство и че конкуренцията не бъде изкривена по друг начин. Където несправедливо предимство не може да бъде избегнато, възложителят трябва да изключи този доставчик от процедурата за конкурентно възлагане. Помагането на купувач да напише спецификация толкова стегнато около вашия продукт, че никой друг да не може да отговори, не е умно „capture“ — това е пътят към изключване от търга, който сте помогнали да се създаде.
Отделно, придобиването на информация за предложението на друг участник или на информация за източника на оценка на купувача преди възлагане е напълно забранено в федералните възлагания в САЩ (FAR 3.104-3, прилагащ 41 U.S.C. 2102), и еквивалентни правила за интегритет се прилагат и в други юрисдикции. Capture планирането се гради на публикувана информация, открити разговори и собствен анализ — никога на изтекли оценъчни материали.
What capture planning actually produces
Работещият capture план е кратък и отговаря на конкретни въпроси. Кой е лицеът, което взема решение, и кой оказва влияние върху него? Какъв е реалният проблем на купувача, с неговите думи, а не с тези на спецификацията? Има ли incumbent (настоящ изпълнител), как изпълнява текущият договор и какво купувачът ще се стреми да не повтори? Какъв е вероятният бюджет и откъде произхожда? Какво най-вероятно ще възнагради критериите за оценяване? Кои са нашите две или три истински разграничаващи предимства спрямо фирмите, които също ще кандидатстват? С кого трябва да се партнираме и говорили ли сме с тях? Каква е цената, която купувачът може да защити вътрешно?
Във всеки отговор има действие и негов собственик: среща за искане, посещение на място, доказателствен елемент за получаване, референция за осигуряване, пропуск в способностите, който трябва да се запълни преди публикуване на уведомлението.
What to do about it
Изберете малък брой именувани възможности — пет или шест, не петдесет — и започнете дванайсет до осемнадесет месеца преди очакваната дата за повторно възлагане. Намерете датата на приключване на договора от уведомления за възлагане и регистри на договори; тази дата е публична в повечето пазари, които покриваме. Отговаряйте на всяко запитване за информация и предварително информационно уведомление в вашия сектор, дори когато няма да кандидатствате, защото това са моментите, в които въпросите все още са добре дошли.
След това се придържайте към правило: ако към момента на публикуване на уведомлението не можете да назовете трите основни приоритета на купувача в неговата собствена реч, capture не се е случило и проходът за решение за участие/отказ (bid/no-bid gate) трябва да отразява това.
A note on terminology
„Capture planning" като именувана дисциплина и шаблонът за capture план са професионална конвенция, а не правна конструкция. Подлежащата дейност — предварително пазарно ангажиране — е това, което регулират горепосочените статути и регулации.
Related terms
See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.