Planiranje osvajanja prilika
Planiranje osvajanja prilika predstavlja namjeran progon određene prilike u mjesecima prije nego što se izloži na tržište. Razlikuje se od marketinga, koji je nedirektivan, i od upravljanja ponudama, koje počinje kada dokumenti budu objavljeni. Njegov rezultat nije dokument za naručitelja; to je skup odluka koje donosi vaš tim — hoćete li se natjecati, s kim, po otprilike kojoj cijeni i s kojom pričom.
Planiranje osvajanja prilika predstavlja namjeran progon određene prilike u mjesecima prije nego što se izloži na tržište. Razlikuje se od marketinga, koji je nedirektivan, i od upravljanja ponudama, koje počinje kada dokumenti budu objavljeni. Njegov rezultat nije dokument za naručitelja; to je skup odluka koje donosi vaš tim — hoćete li se natjecati, s kim, po otprilike kojoj cijeni i s kojom pričom.
Why the pre-notice window matters
Javni natječaj je vidljivi kraj dugog internog procesa. Prije objave naručitelj je identificirao potrebu, osigurao proračun, definirao opseg i sastavio kriterije ocjenjivanja. Svaki od tih koraka predstavlja priliku da dobavljač bude razumljen — ili pogrešno shvaćen — i nijedan od njih ne ostaje otvoren za utjecaj nakon što oglas postane aktivan i komunikacijski prozor suzi se na pisana pojašnjenja s objavljenim odgovorima.
Ako prvi put saznate za zahtjev na dan objave, natječete se protiv tvrtki koje ga znaju mjesecima, već su oblikovale naručiteljev osjećaj što znači dobro rješenje i taj su se vremenski period bavile izgradnjom rješenja umjesto čitanjem specifikacije.
The rules explicitly permit this
Kontakt između naručitelja i dobavljača prije natječaja nije siva zona. To je predviđeno, pa čak i poticano zakonom o nabavi.
U Sjedinjenim Državama, FAR (Federal Acquisition Regulation — Savezni propis o nabavama) članak 15.201 propisuje razmjenu informacija s industrijom prije primitka ponuda. Njihov je cilj "poboljšati razumijevanje zahtjeva Vlade i mogućnosti industrije" (15.201(b)), a tehnike koje navodi uključuju industrijske konferencije, istraživanje tržišta, sastanke jedan na jedan s potencijalnim ponuditeljima, obavijesti prije natječaja, skice RFP‑a (RFP, Request for Proposal — zahtjev za ponude), zahtjeve za informacije (RFI, Request for Information — zahtjev za informacije), predponudne konferencije i posjete lokaciji (15.201(c)). Razmjene moraju biti u skladu s zahtjevima integriteta nabave (15.201(a)).
U Ujedinjenom Kraljevstvu, članak 16 Zakona o javnoj nabavi 2023. (Procurement Act 2023) predviđa preliminarno tržišno angažiranje prije objave natječajnog oglasa. Uprava se može angažirati s dobavljačima radi razvoja svojih zahtjeva i pristupa, dizajna postupka, uvjeta sudjelovanja ili kriterija dodjele, pripreme natječajnih oglasa i dokumenata, identificiranja vjerojatnih ugovornih odredbi, prepoznavanja potencijalnih dobavljača i jačanja sposobnosti dobavljača.
Where the line is
Oba režima pridružuju uvjet poštenja, i on je protiv dobavljača koji pretjera.
FAR 15.201(f) zahtijeva da kada se određene informacije o predloženoj nabavi objave jednom ili više potencijalnih ponuditelja, one moraju biti učinjene dostupnima javnosti što je prije moguće, kako se ne bi stvorila nepravedna konkurentska prednost. Dakle, informacije koje izvučete na sastanku jedan na jedan mogu biti objavljene svima — i često jesu.
Članak 16 Zakona o javnoj nabavi 2023. obvezuje upravu da poduzme korake kako bi osigurala da dobavljači koji sudjeluju u preliminarnom tržišnom angažmanu ne budu stavljeni u nepravedan položaj i da se konkurencija ne naruši na drugi način. Gdje se nepravedna prednost ne može izbjeći, uprava mora isključiti tog dobavljača iz postupka natječanja. Pomoći naručitelju napisati specifikaciju tako usko oko vašeg proizvoda da nitko drugi ne može ispuniti zahtjev nije „pametno osvajanje“; to je put do isključenja iz natječaja koji ste pomogli stvoriti.
Osobito, pribavljanje informacije iz ponude drugog ponuditelja ili naručiteljevih informacija o izboru izvora prije dodjele strogo je zabranjeno u američkoj saveznim nabavama (FAR 3.104‑3, u provedbi 41 U.S.C. 2102), a ekvivalentna pravila integriteta primjenjuju se i drugdje. Capture se gradi na objavljenim informacijama, otvorenom razgovoru i vlastitoj analizi — nikada na procurjelom evaluacijskom materijalu.
What capture planning actually produces
Radni plan osvajanja je kratak i odgovara na konkretna pitanja. Tko je donositelj odluke, a tko ih utječe? Koji je stvarni problem naručitelja, njihovim riječima, a ne riječima iz specifikacije? Postoji li postojeći ugovaratelj, kako teče trenutni ugovor i što će naručitelj nastojati izbjeći u ponovnom postupku? Koji je vjerojatni proračun i odakle potječe? Što će kriteriji ocjenjivanja najvjerojatnije nagraditi? Koja su naša dva ili tri stvarna diferencijatora u odnosu na tvrtke koje će se također natjecati? S kim trebamo partnerirati i jesmo li s njima razgovarali? Koju cijenu naručitelj može opravdati interno?
Svaki odgovor nosi akciju i nositelja: sastanak za zatražiti, posjet lokaciji kojem treba prisustvovati, dokazni element za pribaviti, referencu za osigurati, prazninu u sposobnostima koju treba zatvoriti prije nego što oglas bude objavljen.
What to do about it
Odaberite mali broj imenovanih prilika — pet ili šest, ne pedeset — i započnite dvanaest do osamnaest mjeseci prije očekivanog datuma ponovnog natječaja. Pronađite datum završetka ugovora iz obavijesti o dodjeli i registra ugovora; taj je datum javan na većini tržišta koja pokrivamo. Odgovorite na svaki zahtjev za informacije i obavijest o predinformacijama u svom sektoru, čak i kada se nećete kandidirati, jer su to trenuci u kojima su pitanja još uvijek dobrodošla.
Zatim se držite pravila: ako u trenutku objave oglasa ne možete imenovati tri najvažnije prioritetne stavke naručitelja njihovim vlastitim riječima, plan osvajanja se nije dogodio i vrata za odluku ponuditi/ne ponuditi trebaju to odražavati.
A note on terminology
"Capture planning" kao imenovana disciplina, i predložak plana osvajanja, profesionalna su konvencija, a ne pravni konstrukt. Temeljna aktivnost — predtržično angažiranje — ono je što reguliraju gore navedeni zakoni i propisi.
Related terms
See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.