Capture planavimas
Capture planavimas yra darbai, atliekami prieš skelbiant konkursą: suprasti pirkėjo problemą, išsiaiškinti, kaip jis vertins, sudėlioti savo stiprybes pagal tai, ką vertins, ir nuspręsti, ką siūlysite, dar nepradėjus oficialaus prašymo. Pergalių dalis dažniausiai nusprendžiama čia. Iki pranešimo pasirodymo pirkėjas paprastai jau yra suformulavęs reikalavimą, ir kažkas jam padėjo jį parengti.
Capture planavimas yra kryptingas konkrečios galimybės siekimas mėnesiais prieš jos pateikimą į rinką. Jis skiriasi nuo marketingo, kuris yra be konkretaus tikslo, ir nuo pasiūlymų valdymo, kuris prasideda, kai dokumentai paskelbiami. Jo rezultatas nėra dokumentas pirkėjui; tai sprendimų rinkinys, kurį priima jūsų komanda — ar siekti, su kuo, už maždaug kokią kainą ir kokia pozicija.
Why the pre-notice window matters
Viešas konkursas yra matomas ilgos vidinės procedūros galas. Prieš skelbimą pirkėjas nustato poreikį, užtikrina biudžetą, apibrėžia apimtį ir suformuluoja vertinimo kriterijus. Kiekvienas iš šių žingsnių yra tiekėjui galimybė būti suprastam — arba nesuprastam — ir nė vienas iš jų nebėra veikiamas, kai pranešimas paskelbiamas ir komunikacijos langas susiaurėja iki rašytinių aiškinamųjų klausimų su paskelbtais atsakymais.
Jei apie reikalavimą sužinote tik paskelbimo dieną, konkuruojate su įmonėmis, kurios žinojo apie jį jau kelis mėnesius, jau formavo pirkėjo supratimą, kas yra gerai, ir tą laiką skyrė sprendimo kūrimui, o ne specifikacijos skaitymui.
The rules explicitly permit this
Kontaktai tarp pirkėjų ir tiekėjų prieš konkurso skelbimą nėra pilka zona. Tai numatyta ir kai kuriose vietose skatinama pirkimų teisėje.
Jungtinėse Valstijose Federal Acquisition Regulation (FAR) 15.201 nustato informacijos su industrija mainus prieš pasiūlymų gavimą. Jų tikslas yra „pagerinti vyriausybės reikalavimų ir industrijos pajėgumų supratimą“ (15.201(b)), o sąrašomos technikos apima industrijos konferencijas, rinkos tyrimus, vienas su vienu susitikimus su potencialiais tiekėjais, išankstinius pranešimus apie ketinimus skelbti pirkimą (presolicitation notices), pasiūlymų juodraščius (pasiūlymų prašymai (RFP)), informacijos prašymus, priešpasiūlymines konferencijas ir vietos vizitus (15.201(c)). Mainai turi atitikti pirkimų integralumo reikalavimus (15.201(a)).
Jungtinėje Karalystėje Procurement Act 2023 16 skyrius numato preliminarų rinkos įtraukimą prieš skelbiant konkursą. Valdžios institucija gali bendrauti su tiekėjais, kad išvystytų savo reikalavimus ir požiūrį, suprojektuotų procedūrą, dalyvavimo sąlygas ar skyrimo kriterijus, parengtų konkursų pranešimus ir dokumentus, identifikuotų tikėtinas sutartines sąlygas, nustatytų potencialius tiekėjus ir stiprintų tiekėjų gebėjimus.
Where the line is
Abu režimai taiko sąžiningumo sąlygą, kurinė yra prieš tiekėją, peržengusį ribą.
FAR 15.201(f) reikalauja, kad kai konkreti informacija apie numatomą įsigijimą atskleidžiama vienam ar keliems potencialiems pasiūlytojams, ji turi būti prieinama visuomenei kuo praktiskiau greitai, kad nebūtų sukurta neteisinga konkurencinė persvara. Taigi informacija, gauta vienas prieš vieną susitikimo metu, gali būti paskelbta visiems — ir dažnai paskelbiama.
Procurement Act 2023 16 skyrius įpareigoja instituciją imtis priemonių, kad tiekėjai, dalyvaujantys preliminariame rinkos įsitraukime, nebūtų neteisingai privilegijuoti ir kad konkurencija nebūtų iškraipyta. Kur negalima išvengti neteisingos persvaros, institucija privalo pašalinti tą tiekėją iš konkurencinio pirkimo procedūros. Padėti pirkėjui suformuluoti specifikaciją taip, kad ji būtų tokia griežta aplink jūsų produktą, jog niekas kitas negalėtų jos atitikti, nėra išmanus „capture“ veiksmas; tai kelias būti pašalintam iš konkurso, kurį jūs padėjote sukurti.
Atskirai, prieš pasirašymą gauti kito dalyvio pasiūlymo informaciją arba pirkėjo vertinimo informaciją (source selection information) yra griežtai draudžiama JAV federaliniuose pirkimuose (FAR 3.104-3, įgyvendinant 41 U.S.C. 2102), ir lygiaverčios integralumo taisyklės taikomos kitur. Capture veiksmai remiasi paskelbta informacija, atviru pokalbiu ir jūsų pačių analize — niekada ne nutekėjusiu vertinimo turiniu.
What capture planning actually produces
Veikiantis capture planas yra trumpas ir atsako į konkrečius klausimus. Kas yra sprendimų priėmėjas ir kas juos veikia? Kokia yra tikroji pirkėjo problema, jo žodžiais, o ne specifikacijos? Ar yra esamas rangovas, kaip vyksta dabartinė sutartis ir ko pirkėjas stengsis nekartoti? Koks greičiausiai biudžetas ir iš kur jis kilęs? Ką greičiausiai apdovanos vertinimo kriterijai? Kokie yra mūsų du ar trys tikrieji diferenciatoriai prieš įmones, kurios taip pat teiks pasiūlymus? Su kuo turime partneriauti ir ar jau kalbėjomės su jais? Kokia kaina, kurią pirkėjas galės apginti vidaus procedūrose?
Kiekvienas atsakymas turi veiksmą ir atsakingą asmenį: susitikimą, kurį reikia prašyti, vietos vizitą, kuriame reikia dalyvauti, įrodymą, kurį reikia gauti, rekomendaciją, kurią reikia užtikrinti, gebėjimų spragą, kurią reikia uždaryti prieš pranešimo paskelbimą.
What to do about it
Pasirinkite nedidelį skaičių pavadintų galimybių — penkias ar šešias, ne penkiasdešimt — ir pradėkite prieš dvylika–aštuoniolika mėnesių iki numatomo pakartotinio pirkimo datos. Raskite sutarties pabaigos datą iš paskelbimų apie pripažinimą (award notices) ir sutarčių registrų; ši data daugumoje rinkų, kurias aprėpiame, yra vieša. Atsakykite į kiekvieną jūsų sektoriaus informacijos prašymą ir ankstesnį pranešimą apie ketinimus, net jei neketinate teikti pasiūlymo, nes tai yra momentai, kai klausimai vis dar yra laukiami.
Tada laikykitės taisyklės: jei iki pranešimo paskelbimo negalite įvardyti trijų pagrindinių pirkėjo prioritetų jų pačių kalba, capture neįvyko ir sprendimo dėl siūlymo ar jo neatlikimo vartai turėtų atspindėti tai.
A note on terminology
„Capture planning“ kaip pavadinta disciplina ir capture plano šablonas yra profesinė konvencija, o ne teisinė konstrukcija. Pagrindinė veikla — preliminarus rinkos įtraukimas — yra tai, ką reguliuoja aukščiau nurodyti įstatymai ir reglamentai.
Related terms
See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.