Planificarea capturării oportunității
Planificarea capturării oportunității este acţiunea deliberată de urmărire a unei oportunităţi specifice în lunile înainte ca aceasta să fie pusă pe piaţă. Se deosebeşte de marketing, care este nedirijat, şi de managementul propunerilor, care începe când documentele apar. Rezultatul nu este un document pentru cumpărător; este un set de decizii pe care echipa dumneavoastră le ia — dacă urmăriţi oportunitatea, cu cine, la ce preţ aproximativ şi cu ce poveste.
Planificarea capturării oportunității este acţiunea deliberată de urmărire a unei oportunităţi specifice în lunile înainte ca aceasta să fie pusă pe piaţă. Se deosebeşte de marketing, care este nedirijat, şi de managementul propunerilor, care începe când documentele apar. Rezultatul nu este un document pentru cumpărător; este un set de decizii pe care echipa dumneavoastră le ia — dacă urmăriţi oportunitatea, cu cine, la ce preţ aproximativ şi cu ce poveste.
Why the pre-notice window matters
O licitaţie publică este sfârşitul vizibil al unui proces intern lung. Înainte de publicare, un cumpărător a identificat o necesitate, a asigurat bugetul, a definit domeniul şi a redactat criteriile de evaluare. Fiecare dintre acei paşi este o oportunitate pentru un furnizor de a fi înţeles — sau neînţeles — şi niciunul dintre ei nu mai poate fi influenţat odată ce anunţul este public şi fereastra de comunicare s-a îngustat la întrebări scrise de clarificare cu răspunsuri publicate.
Dacă aflaţi despre o cerinţă în ziua publicării, concuraţi cu firme care ştiu de ea de luni de zile, care deja au modelat percepţia cumpărătorului despre ce înseamnă calitatea, şi care şi-au petrecut acest timp construind o soluţie, nu citind o specificaţie.
The rules explicitly permit this
Contactul pre-ofertă între cumpărători şi furnizori nu este o zonă gri. Este prevăzut şi, în anumite locuri, încurajat de legea achiziţiilor.
În Statele Unite, Federal Acquisition Regulation (FAR) 15.201 prevede schimburi de informaţii cu industria înainte de primirea propunerilor. Scopul acestora este să "îmbunătăţească înţelegerea cerinţelor guvernamentale şi a capacităţilor industriei" (15.201(b)), iar tehnicile enumerate includ conferinţe cu industria, cercetare de piaţă, întâlniri unu-la-unu cu potenţiali ofertanţi, anunţuri presolicitare, proiecte de RFP, cereri de informaţii, conferinţe pre-propunere şi vizite la faţa locului (15.201(c)). Schimburile trebuie să fie conforme cu cerinţele privind integritatea achiziţiilor (15.201(a)).
În Regatul Unit, secţiunea 16 din Procurement Act 2023 prevede angajamentul preliminar pe piaţă înainte de publicarea unui anunţ de licitaţie. O autoritate poate interacţiona cu furnizorii pentru a-şi dezvolta cerinţele şi abordarea, pentru a proiecta procedura, condiţiile de participare sau criteriile de atribuire, pentru a pregăti anunţurile şi documentele de licitaţie, pentru a identifica termenii contractuali probabili, pentru a identifica furnizorii potenţiali şi pentru a consolida capacitatea furnizorilor.
Where the line is
Ambele regimuri impun o condiţie de echitate, iar aceasta sancţionează furnizorul care depăşeşte limita.
FAR 15.201(f) cere ca atunci când informaţii specifice despre o achiziţie propusă sunt dezvăluite unuia sau mai multor ofertanţi potenţiali, acestea să fie puse la dispoziţia publicului cât mai curând practicabil, pentru a evita crearea unui avantaj competitiv nejust. Astfel, informaţia pe care o extrageţi într-o întâlnire unu-la-unu poate fi publicată pentru toată lumea — şi adesea este.
Secţiunea 16 din Procurement Act 2023 obligă autoritatea să ia măsuri pentru a se asigura că furnizorii care participă la angajamentul preliminar pe piaţă nu sunt puşi într-un avantaj nejust şi că competiţia nu este distorsionată în alt mod. Atunci când un avantaj nejust nu poate fi evitat, autoritatea trebuie să excludă acel furnizor din procedura competitivă de atribuire. A ajuta un cumpărător să redacteze o specificaţie atât de strictă în jurul produsului dumneavoastră încât nimeni altcineva să nu o poată îndeplini nu este "capture" inteligent; este o cale spre excluderea din licitaţia pe care aţi ajutat-o să fie creată.
În plus, obţinerea informaţiilor din propunerea unui alt ofertant sau a informaţiilor privind selecţia sursei de la cumpărător înainte de atribuire este interzisă în mod expres în achiziţiile federale din SUA (FAR 3.104-3, în aplicarea 41 U.S.C. 2102), iar reguli echivalente de integritate se aplică şi în alte locuri. Capture se construieşte pe informaţii publicate, conversaţie deschisă şi propria analiză — niciodată pe materiale de evaluare scurse.
What capture planning actually produces
Un plan de captură funcţional este scurt şi răspunde unor întrebări concrete. Cine este factorul de decizie şi cine îl influenţează? Care este problema reală a cumpărătorului, în cuvintele sale, nu în cele ale specificaţiei? Există un incumbent, cum funcţionează contractul actual şi ce va încerca cumpărătorul să nu repete? Care este bugetul probabil şi de unde provine? Ce vor recompensa cel mai probabil criteriile de evaluare? Care sunt două sau trei diferenţiatoare reale ale noastre faţă de firmele care vor licita şi ele? Cu cine trebuie să ne asociem şi am vorbit cu aceştia? Care este preţul pe care cumpărătorul îl poate apăra intern?
Fiecare răspuns implică o acţiune şi un responsabil: o întâlnire de solicitat, o vizită la faţa locului la care să participaţi, un element demonstrativ de obţinut, o referinţă de asigurat, o lacună de capacitate de închis înainte ca anunţul să fie publicat.
What to do about it
Alegeţi un număr mic de oportunităţi nominalizate — cinci sau şase, nu cincizeci — şi începeţi cu douăsprezece până la optsprezece luni înainte de data estimată a relicitării. Găsiţi data de încheiere a contractului din anunţurile de atribuire şi din registrele contractelor; acea dată este publică în majoritatea pieţelor pe care le acoperim. Răspundeţi la orice cerere de informaţii şi la orice prior information notice din sectorul dumneavoastră, chiar şi atunci când nu veţi licita, deoarece acelea sunt momentele în care întrebările sunt încă binevenite.
Apoi impuneţi-vă o regulă: dacă până în momentul publicării anunţului nu puteţi numi primele trei priorităţi ale cumpărătorului în limbajul lor propriu, nu a avut loc captura şi poarta de decizie bid/no-bid ar trebui să reflecte acest lucru.
A note on terminology
"Capture planning" ca disciplină denumită, şi şablonul planului de captură, sunt convenţii profesionale mai degrabă decât un construct legal. Activitatea subiacentă — angajamentul pre-piaţă — este ceea ce reglementează statutele şi reglementările menţionate mai sus.
Related terms
See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.