Perencanaan capture
Perencanaan capture adalah pekerjaan yang dilakukan sebelum tender dipublikasikan: memahami masalah pembeli, mempelajari bagaimana mereka akan mengevaluasi, memposisikan kekuatan Anda terhadap apa yang akan mereka nilai, dan memutuskan apa yang akan Anda tawarkan sebelum Anda diminta. Tingkat kemenangan sebagian besar ditentukan di sini. Pada saat pemberitahuan muncul, pembeli biasanya telah menulis kebutuhan, dan seseorang membantu mereka menulisnya.
Perencanaan capture adalah upaya yang disengaja untuk mengejar peluang tertentu beberapa bulan sebelum peluang itu dibawa ke pasar. Ini berbeda dari pemasaran, yang tidak terarah, dan dari manajemen proposal, yang dimulai ketika dokumen diterbitkan. Keluarannya bukan dokumen untuk pembeli; melainkan serangkaian keputusan yang dibuat tim Anda sendiri — apakah akan mengejar, dengan siapa, kira-kira pada harga berapa, dan dengan narasi apa.
Mengapa jendela pra-pemberitahuan penting
Tender publik adalah akhir yang terlihat dari proses internal yang panjang. Sebelum publikasi, pembeli telah mengidentifikasi kebutuhan, mengamankan anggaran, mendefinisikan ruang lingkup, dan menyusun kriteria evaluasi. Setiap langkah tersebut adalah kesempatan bagi pemasok untuk dipahami — atau disalahpahami — dan tidak satu pun dari langkah itu dapat dipengaruhi setelah pemberitahuan menjadi hidup dan jendela komunikasi menyempit menjadi pertanyaan klarifikasi tertulis dengan jawaban yang dipublikasikan.
Jika Anda pertama kali mengetahui kebutuhan pada hari publikasi, Anda bersaing melawan perusahaan yang telah mengetahuinya berbulan-bulan, yang sudah membentuk persepsi pembeli tentang apa yang baik, dan yang telah menghabiskan waktu tersebut membangun solusi daripada membaca spesifikasi.
Aturannya jelas mengizinkan ini
Kontak pra-tender antara pembeli dan pemasok bukanlah area abu-abu. Hal ini diatur, dan di beberapa tempat bahkan didorong, oleh undang-undang pengadaan.
Di Amerika Serikat, Federal Acquisition Regulation (FAR) 15.201 mengatur pertukaran informasi dengan industri sebelum diterimanya proposal. Tujuannya adalah untuk "meningkatkan pemahaman tentang kebutuhan Pemerintah dan kapabilitas industri" (15.201(b)), dan teknik-teknik yang dicantumkannya meliputi konferensi industri, riset pasar, pertemuan satu lawan satu dengan calon penawar, pemberitahuan pra-solicitasi, draf permintaan proposal (Request for Proposal, RFP), permintaan informasi, konferensi pra-proposal dan kunjungan lokasi (15.201(c)). Pertukaran harus konsisten dengan persyaratan integritas pengadaan (15.201(a)).
Di Inggris, bagian 16 dari Procurement Act 2023 menyediakan keterlibatan pasar awal sebelum pemberitahuan tender diterbitkan. Suatu otoritas dapat berinteraksi dengan pemasok untuk mengembangkan kebutuhannya dan pendekatannya, merancang prosedur, syarat partisipasi atau kriteria penghargaan, menyiapkan pemberitahuan dan dokumen tender, mengidentifikasi kemungkinan ketentuan kontraktual, mengidentifikasi pemasok potensial, dan membangun kapasitas pemasok.
Di mana batasnya
Kedua rezim tersebut menambahkan syarat kewajaran, dan batas itu merugikan pemasok yang melampaui batas.
FAR 15.201(f) mensyaratkan bahwa ketika informasi spesifik tentang perolehan yang diusulkan diungkapkan kepada satu atau lebih calon penawar, informasi tersebut harus tersedia untuk publik sesegera mungkin, untuk menghindari menciptakan keuntungan kompetitif yang tidak adil. Jadi informasi yang Anda peroleh dalam pertemuan satu lawan satu dapat dipublikasikan kepada semua pihak — dan seringkali memang dipublikasikan.
Bagian 16 dari Procurement Act 2023 mewajibkan otoritas untuk mengambil langkah-langkah guna memastikan bahwa pemasok yang mengambil bagian dalam keterlibatan pasar awal tidak ditempatkan pada keuntungan yang tidak adil dan bahwa persaingan tidak didistorsikan. Jika keuntungan tidak adil tidak dapat dihindari, otoritas harus mengecualikan pemasok tersebut dari prosedur tender kompetitif. Membantu pembeli menulis spesifikasi yang terlalu ketat mengelilingi produk Anda sehingga tidak ada orang lain yang dapat memenuhinya bukanlah capture yang cerdas; itu adalah jalan menuju dikeluarkan dari tender yang Anda bantu ciptakan.
Secara terpisah, memperoleh informasi proposal penawar lain atau informasi pemilihan sumber pembeli sebelum penetapan pemenang dilarang secara tegas dalam pengadaan federal AS (FAR 3.104-3, mengimplementasikan 41 U.S.C. 2102), dan aturan integritas setara berlaku di tempat lain. Capture dibangun di atas informasi yang dipublikasikan, percakapan terbuka dan analisis Anda sendiri — tidak pernah berdasarkan materi evaluasi yang bocor.
Apa yang sebenarnya dihasilkan perencanaan capture
Rencana capture yang bekerja bersifat singkat dan menjawab pertanyaan konkret. Siapa pembuat keputusan, dan siapa yang mempengaruhi mereka? Apa masalah nyata pembeli, dalam kata-kata mereka sendiri, bukan dalam spesifikasi? Apakah ada incumbent, bagaimana kinerja kontrak saat ini, dan apa yang akan diupayakan pembeli untuk tidak mengulang? Berapa anggaran yang mungkin tersedia dan dari mana asalnya? Kriteria evaluasi apa yang kemungkinan besar akan memberi penghargaan? Apa dua atau tiga pembeda sejati kami terhadap perusahaan yang juga akan menawar? Dengan siapa kami perlu bermitra, dan apakah kami sudah berbicara dengan mereka? Berapa harga yang dapat dipertahankan pembeli secara internal?
Setiap jawaban membawa tindakan dan pemiliknya: pertemuan yang harus diminta, kunjungan lokasi yang harus dihadiri, bukti yang harus diperoleh, referensi yang harus diamankan, kesenjangan kapabilitas yang harus ditutup sebelum pemberitahuan diterbitkan.
Apa yang harus dilakukan
Pilih sejumlah kecil peluang bernama — lima atau enam, bukan lima puluh — dan mulai dua belas sampai delapan belas bulan sebelum tanggal retender yang diperkirakan. Temukan tanggal berakhir kontrak dari pemberitahuan penetapan pemenang dan register kontrak; tanggal itu bersifat publik di sebagian besar pasar yang kami liput. Tanggapi setiap permintaan informasi dan pemberitahuan informasi sebelumnya dalam sektor Anda, bahkan jika Anda tidak akan menawar, karena saat-saat itulah pertanyaan masih disambut.
Lalu tetapkan aturan untuk diri Anda: jika pada saat pemberitahuan diterbitkan Anda tidak dapat menyebutkan tiga prioritas teratas pembeli dalam bahasa mereka sendiri, maka capture tidak terjadi dan gerbang bid/no-bid harus mencerminkan hal itu.
Catatan tentang terminologi
"Perencanaan capture" sebagai disiplin yang dinamai, dan template rencana capture, adalah konvensi profesional daripada konstruk hukum. Aktivitas dasarnya — keterlibatan pra-pasar — adalah apa yang diatur oleh undang-undang dan peraturan yang disebutkan di atas.