Perancangan Capture
Perancangan capture ialah kerja yang dilakukan sebelum tender diterbitkan: memahami masalah pembeli, mempelajari bagaimana mereka akan menilai, memposisikan kekuatan anda terhadap apa yang mereka akan skor, dan memutuskan apa yang akan anda bida sebelum anda diberitahu. Kadar kemenangan sebahagian besarnya ditentukan di sini. Pada masa notis muncul pembeli biasanya telah menulis keperluan, dan seseorang membantu mereka menulisnya.
Perancangan capture ialah usaha berhemah terhadap peluang tertentu dalam beberapa bulan sebelum ia masuk ke pasaran. Ia berbeza daripada pemasaran, yang tidak terarah, dan daripada pengurusan cadangan, yang bermula apabila dokumen dikeluarkan. Keluaran daripadanya bukan dokumen untuk pembeli; ia ialah satu set keputusan yang dibuat oleh pasukan anda sendiri — sama ada untuk mengejar, dengan siapa, pada anggaran harga berapa, dan dengan naratif apa.
Mengapa tetingkap pra-notis penting
Tender awam ialah hujung yang dapat dilihat daripada proses dalaman yang panjang. Sebelum penerbitan pembeli telah mengenal pasti keperluan, mendapatkan bajet, menentukan skop, dan merangka kriteria penilaian. Setiap satu daripada langkah itu ialah peluang untuk seorang pembekal difahami — atau disalahfahami — dan tiada satupun daripadanya boleh dipengaruhi apabila notis hidup dan tetingkap komunikasi menyempit kepada soalan penjelasan bertulis dengan jawapan yang diterbitkan.
Jika anda pertama kali mengetahui tentang satu keperluan pada hari penerbitan, anda bersaing dengan firma yang telah mengetahuinya selama beberapa bulan, telah membentuk rasa pembeli tentang apa yang dianggap baik, dan telah menghabiskan masa itu membina penyelesaian daripada membaca spesifikasi.
Peraturan secara nyata membenarkannya
Hubungan pra-tender antara pembeli dan pembekal bukan kawasan kelabu. Ia diperuntukkan, dan di tempat tertentu digalakkan, oleh undang-undang perolehan.
Di Amerika Syarikat, FAR 15.201 menetapkan pertukaran maklumat dengan industri sebelum penerimaan cadangan. Tujuannya ialah untuk "meningkatkan pemahaman tentang keperluan Kerajaan dan keupayaan industri" (15.201(b)), dan teknik yang disenaraikannya termasuk persidangan industri, penyelidikan pasaran, mesyuarat satu lawan satu dengan penawar berpotensi, notis pra-solicitation, draf Permintaan untuk Cadangan (RFP), permintaan maklumat (RFI), persidangan pra-tawaran dan lawatan tapak (15.201(c)). Pertukaran mesti konsisten dengan keperluan integriti perolehan (15.201(a)).
Di United Kingdom, seksyen 16 of the Procurement Act 2023 menyediakan penglibatan pasaran awal sebelum notis tender diterbitkan. Satu pihak berkuasa boleh berinteraksi dengan pembekal untuk membangunkan keperluan dan pendekatannya, merangka prosedur, syarat penyertaan atau kriteria penganugerahan, menyediakan notis dan dokumen tender, mengenal pasti terma kontrak yang mungkin, mengenal pasti pembekal yang berpotensi, dan membina kapasiti pembekal.
Di mana garisan itu
Kedua-dua rejim mengenakan syarat kesaksamaan, dan ia menentang pembekal yang melampaui had.
FAR 15.201(f) mensyaratkan bahawa apabila maklumat khusus tentang perolehan yang dicadangkan didedahkan kepada satu atau lebih penawar berpotensi, ia mesti disediakan kepada orang ramai secepat mungkin, untuk mengelakkan mewujudkan kelebihan persaingan yang tidak adil. Jadi maklumat yang anda peroleh dalam mesyuarat satu lawan satu boleh diterbitkan kepada semua orang — dan seringkali memang diterbitkan.
Seksien 16 Procurement Act 2023 mewajibkan pihak berkuasa mengambil langkah untuk memastikan bahawa pembekal yang mengambil bahagian dalam penglibatan pasaran awal tidak diberi kelebihan yang tidak adil dan bahawa persaingan tidak diputarbelitkan. Di mana kelebihan tidak adil tidak dapat dielakkan, pihak berkuasa mesti mengecualikan pembekal itu daripada prosedur tender berdaya saing. Membantu pembeli menulis spesifikasi yang disesuaikan begitu ketat mengelilingi produk anda sehingga tiada orang lain dapat memenuhinya bukanlah "capture" yang bijak; ia ialah jalan untuk dikecualikan daripada tender yang anda bantu cipta.
Secara berasingan, memperolehi maklumat cadangan pembida lain atau maklumat pemilihan sumber pembeli sebelum penganugerahan diharamkan sama sekali dalam perolehan persekutuan AS (FAR 3.104-3, yang melaksanakan 41 U.S.C. 2102), dan peraturan integriti yang setara terpakai di tempat lain. Capture dibina atas maklumat yang diterbitkan, perbualan terbuka dan analisis anda sendiri — tidak pernah atas bahan penilaian yang dibocorkan.
Apa yang sebenarnya dihasilkan oleh perancangan capture
Pelan capture yang berfungsi ringkas dan menjawab soalan konkrit. Siapa pembuat keputusan, dan siapa yang mempengaruhi mereka? Apakah masalah sebenar pembeli, dalam kata-kata mereka sendiri, bukan dalam spesifikasi? Adakah terdapat incumbent (pemegang kontrak semasa), bagaimana prestasi kontrak semasa, dan apa yang pembeli akan cuba elakkan daripada berulang? Berapakah bajet yang mungkin dan dari mana ia datang? Apakah kriteria penilaian yang paling mungkin memberi ganjaran? Apakah dua atau tiga pembeza sebenar kita berbanding firma yang juga akan membida? Dengan siapa kita perlu bermitra, dan adakah kita telah bercakap dengan mereka? Apakah harga yang boleh dibela pembeli secara dalaman?
Setiap jawapan membawa tindakan dan pemilik: satu mesyuarat untuk diminta, satu lawatan tapak untuk dihadiri, satu bukti untuk diperolehi, satu rujukan untuk diperoleh, satu jurang kemampuan untuk ditutup sebelum notis diterbitkan.
Apa yang perlu dilakukan mengenainya
Pilih sejumlah kecil peluang bernama — lima atau enam, bukan lima puluh — dan mulakan dua belas hingga lapan belas bulan sebelum tarikh retender yang dijangka. Cari tarikh tamat kontrak dari notis penganugerahan dan daftar kontrak; tarikh itu adalah awam dalam kebanyakan pasaran yang kami liputi. Balas setiap permintaan maklumat dan notis maklumat terdahulu dalam sektor anda, walaupun anda tidak akan membida, kerana itu ialah saat di mana soalan masih dialu-alukan.
Kemudian pegang diri anda pada satu peraturan: jika pada masa notis diterbitkan anda tidak dapat menamakan tiga keutamaan utama pembeli dalam bahasa mereka sendiri, capture tidak berlaku dan pintu keputusan bida/tidak-bida harus mencerminkannya.
Nota mengenai terminologi
"Capture planning" sebagai disiplin bernama, dan templat pelan capture, ialah konvensyen profesional dan bukannya konstruksi undang-undang. Aktiviti asas — penglibatan pra-pasaran — ialah apa yang diperaturan dan dikawal oleh statut dan peraturan di atas.