Hanke-eeltöö (capture planning)
Capture planning on enne hanke avalikustamist tehtav töö: ostja probleemi mõistmine, selgitamine, kuidas nad hindavad, oma tugevuste positsioneerimine vastavalt hindamiskriteeriumitele ning otsuse tegemine, mida te pakute enne kutset. Võidumäärad kujunevad suurel määral siin. Selleks ajaks, kui teade avaldatakse, on ostja tavaliselt juba koostanud nõudeid ning keegi on neid koostamisel abistanud.
Capture planning on sihipärane konkreetse võimaluse jälgimine mitmel kuul enne selle turuletoomist. See erineb turundusest, mis on suunamata, ja pakkumuse haldamisest, mis algab dokumentide avalikustamisel. Selle väljund ei ole ostjale suunatud dokument; see on rida otsuseid, mida teie meeskond teeb — kas püüelda, kellega, umbkaudse hinnaga ja millise looga.
Why the pre-notice window matters
Avalik hange on pika sisemise protsessi nähtav lõpp. Enne avalikustamist on ostja tuvastanud vajaduse, taganud eelarve, määratlenud ulatuse ja koostanud hindamiskriteeriumid. Igaüks neist etappidest on võimalus, kus hankija saab pakkujalt mõistetud — või valesti mõistetud — ja ükski neist ei ole mõjutatav pärast teate avalikustamist, kui suhtlus on piirdunud kirjalike selgitusküsimustega koos avaldatud vastustega.
Kui te nõuet esmakordselt avastate alles avalikustamise päeval, konkureerite firmadega, kes teavad sellest juba kuid, on juba kujundanud ostja arusaama sellest, mis on hea, ja on selle aja jooksul ehitanud lahendust, mitte lugenud spetsifikatsiooni.
The rules explicitly permit this
Ostjate ja pakkujate vaheline eelhanke kontakt ei ole hall ala. See on ette nähtud ja mõnes kohtades hankeseadusega julgustatud.
Ameerika Ühendriikides sätestab Federal Acquisition Regulation (FAR) 15.201 teabevahetuse tööstusega enne ettepanekute vastuvõtmist. Selle eesmärk on "parandada valitsuse nõuete ja tööstuse võimekuse mõistmist" (15.201(b)), ning loetletud meetodite hulka kuuluvad tööstuskonverentsid, turu-uuringud, üks-ühele kohtumised potentsiaalsete pakkujatega, presolicitation notices (eelteated), RFP-de mustandid (Request for Proposal, RFP), teabenõuded (requests for information), ettepanekueelised konverentsid ja objekti külastused (15.201(c)). Vahetused peavad olema kooskõlas hangete aususe nõuetega (15.201(a)).
Ühendkuningriigis sätestab section 16 of the Procurement Act 2023 võimaluse viia läbi eelturu kaasamist enne hanketeate avaldamist. Asutus võib kaasata pakkujaid oma nõuete ja lähenemise väljatöötamiseks, menetluse kujundamiseks, osalemistingimuste või hindamiskriteeriumide kindlakstegemiseks, hanketeadete ja -dokumentide ettevalmistamiseks, tõenäoliste lepingutingimuste tuvastamiseks, potentsiaalsete pakkujate määratlemiseks ja pakkujate võimekuse suurendamiseks.
Where the line is
Mõlemas režiimis on lisatud aususe tingimus ja see töötab vastu pakkujale, kes üle jõu läheb.
FAR 15.201(f) nõuab, et kui konkreetne teave kavandatava hankega kohta avalikustatakse ühele või enamale potentsiaalsele pakkujale, tuleb see teha avalikult kättesaadavaks niipea kui võimalik, et vältida ebaõiglast konkurentsieelist. Seega teave, mille te ühes-ühele kohtumisel välja võtate, võib olla avaldatud kõigile — ja sageli ongi.
Section 16 of the Procurement Act 2023 kohustab asutust astuma samme, et tagada, et pakkujad, kes osalevad eelturu kaasamises, ei satuks ebaõigesse eelisse ega moonutaks konkurentsi muul viisil. Kui ebaõiglast eelist ei saa vältida, peab asutus selle pakkuja konkurentsimenetlusest välja jätma. Ostja aitamine nii täpselt spetsifikatsiooni kirjutada, et teie toode on ainus, mis seda vastab, ei ole nutikas capture — see on tee välja jätta hanke pealt, mida te aitasite luua.
Lisaks on teise pakkuja pakkumise info või ostja allika valiku teabe hankimine enne awardi USA föderaalses hangete reguleerimises otseselt keelatud (FAR 3.104-3, rakendades 41 U.S.C. 2102), ja samalaadsed aususe reeglid kehtivad mujal. Capture põhineb avaldatud teabel, avatud vestlusel ja teie enda analüüsil — mitte kunagi lekkinud hindamismaterjalil.
What capture planning actually produces
Töötav capture-plan on lühike ja vastab konkreetsetele küsimustele. Kes on otsustaja ja kes neid mõjutab? Mis on ostja tegelik probleem, nende endi sõnadega, mitte spetsifikatsiooni omadega? Kas on olemas praegune teenuseosutaja (incumbent), kuidas praegune leping toimib ja mida ostja püüab mitte korrata? Mis on tõenäoline eelarve ja kust see pärineb? Mida hindamiskriteeriumid tõenäoliselt kõige enam premeerivad? Millised on meie kaks või kolm tõelist eristajat võrreldes firmadega, kes samuti pakuvad? Kellega peame partneritama ja kas me oleme nendega rääkinud? Mis on hind, mida ostja suudab sisemiselt kaitsta?
Iga vastus kandub tegevuseks ja omanikuks: kohtumise taotlemine, objekti külastamine, tõendilevi esitamine, referentsi hankimine, suutlikkuse puudujäägi likvideerimine enne teate ilmumist.
What to do about it
Valige väike arv nimetatud võimalusi — viis või kuus, mitte viiskümmend — ja alustage kaksteist kuni kaheksateist kuud enne oodatud taaslepingu kuupäeva. Leidke lepinguperioodi lõppkuupäev auhindade teadetest ja lepinguregistritest; see kuupäev on enamikes meie katvuses olevates turgudes avalik. Vastake igale oma sektoris esitatud teabenõudele ja eelteatele, isegi kui te ei kavatse pakkuda, sest need on hetked, kus küsimusi ikka veel tervitatakse.
Seadke endale reegel: kui enne teate avaldamist te ei suuda nimetada ostja kolme peamist prioriteeti nende enda sõnastuses, ei toimunud capture ning pakkumise/ei-pakkumise värav peaks seda kajastama.
A note on terminology
„Capture planning" kui nimetatud distsipliin ja capture-plaani mall on pigem professionaalne tava kui õiguslik konstruktsioon. Aluspõhine tegevus — eelturu kaasamine — on see, mida ülalnimetatud seadused ja määrused reguleerivad.
Related terms
See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.