Odločitev: ponudba ali opustitev

Odločitev za ponudbo ali ne je kontrolna točka za nadaljevanje ali ustavitev. Nekdo z avtoriteto pregleda objavljeno ali pričakovano priložnost, jo uteži glede na fiksni nabor meril in bodisi sprosti proračun in ljudi za njeno zasledovanje bodisi jo ustavi. Odločitev se zabeleži z razlogi, da ista razprava ne bi bila ponovno vodena tri tedne pozneje, ko je rok blizu in je presoja slabša.

Zakaj prehod obstaja

Odgovarjanje na razpis ni brezplačno. Srednje velik servisni razpis porabi oblikovanje rešitve, cenitev, pravni pregled, preverjanje referenc, prevode in pogosto več tednov časa tehničnega vodje. Ti stroški nastanejo ne glede na to, ali zmagate ali izgubite, in nastanejo v celoti tudi pri razpisih, kjer je bilo jasno, da bo obstoječi izvajalec ponovno imenovan.

Aritmetika je neusmiljena. Ekipa, ki odda dvajset razpisov na leto z 25-odstotno stopnjo uspeha, zmaga pri petih. Ista ekipa, ki odda deset razpisov, za katere se je dejansko kvalificirala, in vloži dvakrat več dela v vsakega, potrebuje le 50-odstotno stopnjo uspeha, da izenači — in pravilno kvalificiran pipeline to običajno preseže. Prehod je način, kako pretvorite obseg oddaj v kakovost oddaj, ne da bi porabili več.

Kdo je odgovoren

Odločitev ne bi smela pripadati osebi, ki je priložnost našla, in ne bi smela pripadati vodji predloga. Prodaja ima spodbudo za oddajo; skupina za predloge ima spodbudo za zavrnitev. Praksa postavi odločitev pri nekom, ki je odgovoren za izkaz dobička in izgube (P&L) — komercialnem direktorju, vodji poslovne enote ali vodji izvedbe, ki bo moral zapolniti pogodbo, če zmagate.

Oseba, ki je odgovorna, mora znati reči ne, ne da bi bilo to razumljeno kot poraženištvo, in mora biti dovolj visoko rangirana, da da ne tudi ostane. Kjer prehod obstaja na papirju, a vsaka priložnost ga prestopi, prehoda ni.

Kaj se ocenjuje

Merila se razlikujejo po podjetjih, vendar se tista, ki zanesljivo napovedujejo izide, razpadajo v štiri skupine:

Ali lahko zmagamo? Ali obstaja aktualni izvajalec (incumbent) in kako je delovala trenutna pogodba? Smo se o tem kupcu pogovarjali pred objavo razpisa ali beremo njihovo zahtevo prvič? Ali razumemo, kaj bodo dejansko ocenjevali? Razpis, ki ga prvič vidite na dan objave, od kupca, ki ga nikoli niste srečali, je dolga strel, ne glede na to, kako dobra je vaša storitev.

Ali bi morali zmagati? Vrednost pogodbe v primerjavi s stroški izvedbe, plačilni pogoji, položaj glede odgovornosti in odškodnin, mehanizem za upravljanje sprememb. Nekatere pogodbe se pridobijo in nato štiri leta prinašajo izgubo.

Ali se lahko skladamo? Pragovi prometa, ravni zavarovanja, certifikati, zahteve po referencah, licence, varnostne preveritve, lokalna prisotnost. To so običajno binarna merila in običajno znana že prvega dne. Neizpolnitev izbornih meril, ki ste jih lahko prebrali v prvi uri, je najdražja vrsta izgube.

Ali lahko oddamo samo ponudbo? Imate pisalno zmogljivost, tehničnega avtorja in potrebne odobritve v danem časovnem oknu? Kratek rok za velik razpis je sam po sebi signal kvalifikacije.

Česa pravila odpuščajo in česa ne

Prehod je pomemben deloma zato, ker so razpisna pravila nesentimentalna do česarkoli, kar se kasneje pokvari. Po Federal Acquisition Regulation (FAR) z ZDA standardna določba o konkurenčnem pridobivanju jasno navaja, da vlada "lahko zavrne katerikoli ali vse predloge, če je tak ukrep v interesu vlade" (FAR 52.215-1(f)(2)), da predlogi, prejeti po natančno navedenem času, navadno ne bodo obravnavani (FAR 52.215-1(c)(3)), in da vlada namerava ocenjevati in podeljevati brez razprav (FAR 52.215-1(f)(4)) — kar pomeni, da morda ne bo priložnosti za odpravo vrzeli, ki ste jih pustili. Večina drugih jurisdikcij uporablja isto logiko z drugačno formulacijo.

Cena prav tako ni izhod iz šibkega položaja. Po UK Procurement Act 2023 lahko naročnik ne upošteva ponudbe, ki jo smatra za nenavadno nizko (člen 19(3)(c)); najprej mora obvestiti dobavitelja in mu dati razumno priložnost, da dokaže, da lahko opravi po tej ceni (člen 19(4)), in če dobavitelj to dokaže v zadovoljstvo organa, ponudbe na tej podlagi ni mogoče zanemariti (člen 19(5)).

Kaj storiti glede tega

Zapišite merila, preden prispe naslednja priložnost, ne med njo. Ohranjajte seznam do desetih vprašanj in naredite tri izmed njih diskvalifikacijska — na primer nobenega predhodnega stika s kupcem, obvezen pogoj, ki ga ne morete izpolniti, ali negativen prispevek pri ceni, ki jo bo trg prenašal. Vsako priložnost ocenite pri prehodu, zabeležite odločitev in razlog ter pregledajte zapise vsako četrtletje glede na tisto, kar ste dejansko dobili. Ekipe, ki to počnejo, odkrijejo, katera izmed njihovih meril napovedujejo izide in katera so folklora.

Spremljajte svojo stopnjo neoddajanja kot številko. Če je blizu ničle, nimate procesa kvalifikacije — imate vrsto.

Opomba o izvoru te prakse

Ni zakona ali javnega standarda, ki bi opredelil prehod ponudba/neponudba ali predpisal njegova merila. Gre za strokovno konvencijo, formalizirano znotraj plačljivih gradiv Association of Proposal Management Professionals in v komercialnih metodologijah, ter jo večina bid ekip doma znova izumlja. Mehanika zgoraj je konsenzna praksa, ne objavljeno pravilo, in je takšno treba obravnavati.

Related terms

• Načrtovanje pridobitve
• Cena za zmago (price-to-win, PTW)
• Matrika skladnosti
• Pregledi ekip(Blue, Pink, Red, Green, Gold, White)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.