Beslutning om å by eller ikke by

En bid/no-bid-beslutning er et go/no-go-kontrollpunkt. Noen med myndighet ser på en publisert eller forventet mulighet, veier den mot et fastsett sett kriterier, og enten frigir budsjett og folk for å forfølge den eller avviser den. Beslutningen blir journalført, med begrunnelse, slik at samme argument ikke blir tatt opp igjen tre uker senere når fristen nærmer seg og vurderingene er dårligere.

Why the gate exists

Å svare på et anbud er ikke gratis. Et mellomstort tjenestetilbud krever løsningsdesign, prissetting, juridisk gjennomgang, oppfølging av referanser, oversettelse, og ofte flere uker av tiden til en teknisk ansvarlig. Den kostnaden påløper uansett om du vinner eller taper, og den påløper fullt ut på anbud hvor en eksisterende leverandør uansett ville blitt gjenoppnevnt.

Aritmetikken er ubarmhjertig. Et team som byr på tjue anbud i året med 25 % vinnrate vinner fem. Det samme teamet, som byr på ti anbud det faktisk kvalifiserer for og legger dobbelt så mye innsats i hvert, trenger bare 50 % vinnrate for å matche — og en riktig kvalifisert pipeline slår vanligvis det. Porten er hvordan du konverterer tilbudsvolum til tilbudskvalitet uten å bruke mer.

Who owns it

Beslutningen bør ikke ligge hos personen som fant muligheten, og den bør ikke ligge hos forslagssjefen. Salg har insentiv til å by; forslagsteamet har insentiv til å avvise. Praksis plasserer beslutningen hos noen som eier P&L — en kommersiell direktør, en forretningsenhetsleder, en leveranseansvarlig som vil måtte bemanne kontrakten hvis dere vinner.

Den som eier den må kunne si nei uten at det blir tolket som defeatistisk, og må være senior nok til at nei-et holder. Der en port finnes på papiret, men hver mulighet passerer den, finnes det ingen port.

What gets scored

Kriteriene varierer etter virksomhet, men de som pålitelig predikerer utfall faller i fire grupper:

Can we win? Finnes det en incumbent, og hvordan har den nåværende kontrakten fungert? Snakket vi med denne innkjøperen før kunngjøringen dukket opp, eller leser vi om deres behov for første gang? Forstår vi hva de faktisk vil score? Et anbud du ser først ved publisering, fra en kjøper du aldri har møtt, er et langt skudd uansett hvor god tjenesten er.

Should we win? Kontraktsverdi mot leveransekostnad, betalingsbetingelser, ansvar og regressposisjon, endringskontrollmekanisme. Noen kontrakter vinnes og taper deretter penger i fire år.

Can we comply? Omsetningsgrenser, forsikringsnivåer, sertifiseringer, krav til referanser, lisenser, sikkerhetsklarering, lokal tilstedeværelse. Disse er vanligvis binære og vanligvis kjent på dag én. Å feile utvelgelseskriterier du kunne ha lest i løpet av den første timen er den dyreste typen tap.

Can we deliver the bid itself? Har du skrivekapasiteten, den tekniske forfatteren, og nødvendige godkjenninger tilgjengelig i den gitte tidsrammen? Kort frist på et stort anbud er i seg selv et kvalifikasjonssignal.

What the rules do and do not forgive

Porten er viktig delvis fordi anbudsregler er usentimentale med hensyn til alt som går galt etterpå. Under US Federal Acquisition Regulation (FAR) slår standardbestemmelsen for konkurranseanskaffelser klart fast at regjeringen «may reject any or all proposals if such action is in the Government's interest» (FAR 52.215-1(f)(2)), at forslag mottatt etter nøyaktig angitt tid normalt ikke vil bli vurdert (FAR 52.215-1(c)(3)), og at regjeringen har til hensikt å evaluere og tildele uten forhandlinger (FAR 52.215-1(f)(4)) — noe som betyr at det kanskje ikke finnes mulighet til å rette en mangel du har etterlatt.

Pris er heller ikke en utvei fra en svak posisjon. Under UK Procurement Act 2023 kan en kontraherende myndighet se bort fra et anbud den anser som unormalt lavt (section 19(3)(c)); den må først varsle leverandøren og gi rimelig mulighet til å demonstrere at den kan levere til den prisen (section 19(4)), og hvis leverandøren demonstrerer dette til myndighetens tilfredshet, kan anbudet ikke neglisjeres på dette grunnlaget (section 19(5)).

What to do about it

Skriv kriteriene ned før din neste mulighet kommer, ikke under den. Hold listen til ti eller færre spørsmål og gjør tre av dem diskvalifiserende — for eksempel ingen forhåndskontakt med kjøper, et obligatorisk krav dere ikke kan møte, eller negativt bidrag ved den prisen markedet vil bære. Score hver mulighet ved porten, journalfør beslutningen og begrunnelsen, og gjennomgå journalen hvert kvartal mot det dere faktisk vant. Team som gjør dette oppdager hvilke av kriteriene som predikerer utfall og hvilke som er folklore.

Følg med på din no-bid-rate som et tall. Hvis den er nær null, har du ikke en kvalifikasjonsprosess — du har en kø.

A note on the source of this practice

Det finnes ingen lov eller offentlig standard som definerer en bid/no-bid-port eller forskriver dens kriterier. Det er profesjonell konvensjon, formalisert i de betalte materialene fra Association of Proposal Management Professionals og i kommersielle metodologier, og gjenoppfunnet internt av de fleste tilbudsteam. Mekanikken ovenfor er konsensuspraksis snarere enn en offentlig regel, og bør behandles slik.

Related terms

• Capture-planlegging
• Pris-for-å-vinne (PTW)
• Etterlevelsesmatrise
• Fargeteam (Blue, Pink, Red, Green, Gold, White)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.