Fargeteam (Blue, Pink, Red, Green, Gold, White)

En fargeteamgjennomgang er et formelt stopp i en tilbudskalender. Arbeidet fryses ved et avtalt modenhetsnivå, overleveres til gjennomgåere som ikke skrev det, vurderes mot et definert spørsmål, og frigjøres med registrerte tiltak. Fargene er en forkortelse for hvilket spørsmål som stilles. Det som følger er den mest brukte ordningen; det er en konvensjon, og man bør forvente variasjon.

Blue Team — er strategien riktig?

Avholdes før eller i forbindelse med utsendelse av konkurransegrunnlaget, mens svaret fortsatt kan endre form. Blue Team vurderer resultatet av capture: oppdragsgiverens prioriteringer, det konkurransemessige bildet, løsningen dere har tenkt å tilby, teamet eller partnerne dere vil stille, og prisposisjonen. Ingenting er skrevet ennå, så gjennomgangen gjelder beslutninger snarere enn prosa.

I rommet: capture- eller kontoleder, løsningsansvarlig, personen som skal godkjenne prisen, og en person med tilstrekkelig senioritet til å kunne slå fast at satsingen ikke er klar. Blue Team er det siste kostnadseffektive stedet å endre tilbudet.

Pink Team — er tilnærmingen riktig på papiret?

Avholdes på det første substansielle utkastet — vanligvis storyboards eller et annotert disposisjon som er fylt ut, snarere enn polert tekst. Pink Team sjekker at svaret er strukturert i tråd med oppdragsgiverens instruksjoner, at hvert krav har en ansvarlig og et hjem, at vinnertemaene faktisk er til stede i narrativet, og at hver seksjon svarer på det stilte spørsmålet fremfor forfatterens foretrukne spørsmål. Gjennomgåerne ser etter argumentets form, ikke typografiske feil.

Poenget med Pink er å fange en feil tilnærming mens omskriving fortsatt koster dager heller enn netter. Ulike organisasjoner setter ulike numeriske fullføringsmål for et Pink-utkast; den nyttige testen er om en leser kan følge argumentet fra ende til annen.

Red Team — ville dette fått poeng?

Avholdes på et nesten ferdig utkast. Red Team-gjennomgåere opptrer som oppdragsgiverens evalueringspanel: de leser kun det som er skrevet, scorer det mot de publiserte evalueringskriteriene, og registrerer poengsummen med den begrunnelsen en evaluator ville gitt.

Derfor er Red Team avhengig av konkurransens egen scoringsarkitektur. I USAs føderale anbudsforespørsler krever FAR 15.204-5(c) at Section M of the solicitation "identify all significant factors and any significant subfactors that will be considered in awarding the contract and their relative importance", mens Section L inneholder instruksjonene for å forberede forslaget (FAR 15.204-5(b)). En Red Team som vurderer mot annet enn de publiserte kriteriene og vektingene, vurderer feil dokument.

I rommet: personer som er uavhengige av tilbudet, ideelt inkludert noen med erfaring fra kjøpersiden eller evaluering, og noen som aldri har sett løsningen deres. Red Team mislykkes når det bemannes av forfatternes kolleger, som ubevisst fyller inn det teksten ikke sier.

Green Team — er prisen riktig?

En pris- og kommersiell gjennomgang, avholdt når løsningen er stabil nok til å kostnadsberegnes. Green Team gransker kostnadsoppbygningen, forutsetningene bak den, risikobestemmelsene, de kommersielle vilkårene som aksepteres, og prisposisjonen opp mot hva evalueringsmodellen belønner. Det er der price-to-win-analyse konfronteres med hva leveransen sier at arbeidet koster, og der gapet løses bevisst i stedet for ved et siste-liten-rabatt.

Gold Team — undertegner vi dette?

Endelig ledergjennomgang og myndighet til å sende inn, på det ferdige dokumentet. Gold Team er ikke en omskriving; det er en beslutning. Gjennomgåerne bekrefter prisen, forpliktelsene som inngås, risikoene som aksepteres og unntakene som tas, og autoriserer deretter innsendelse. Avholdes tidlig nok til at en mislykket opplasting fortsatt kan forsøkes på nytt.

White Team — minst standardisert

White Team brukes inkonsekvent. I noen organisasjoner er det gruppen som styrer selve gjennomgangsprosessen: den setter tidsplanen, utpeker gjennomgåere og avgjør uenighet mellom review-teamene. I andre er det det nøytrale teamet som kjører og dømmer en konkurrent-simuleringsøvelse. Hvis noen inviterer deg til en White Team, spør hvilken betydning de mener.

Relatert, men ikke et fargeteam i samme forstand, er Black Hat-gjennomgangen, der egne folk rollespiller hver sannsynlig konkurrent og avdekker hvor man faktisk er svakere. Black Hat hører hjemme i capture, ikke i forslagproduksjon.

Hva bør gjøres

Sett gjennomgangsdatene i tidsplanen før skrivingen starter, og arbeide baklengs fra innsendingsfristen inkludert omskrivningstid etter hver gjennomgang — en gjennomgang uten rom for omskrivning er teater. Gi gjennomgåerne evalueringskriteriene og et scoringsskjema, ikke en forespørsel om "kommentarer". Insister på at funn registreres som tiltak med eiere og datoer, og at neste gjennomgang sjekker at forrige gjennomgangs tiltak ble lukket. Fremfor alt, bemann gjennomgangene med personer som ikke skrev dokumentet; den enkelt mest vanlige feilen er en Red Team som allerede vet hva forfatteren mente.

Hvor standardisert er dette, egentlig

Det finnes ingen lov, standard eller offentlig myndighetsveiledning som definerer fargeteamgjennomganger. Ordningen stammer fra kommersielle tilbudsmetodikker og er hovedsakelig kodifisert i betalt opplæring og medlemsmateriale. To selskaper kan bruke "Pink Team" om utkast med svært ulik modenhet. Avtal definisjonene internt i organisasjonen og skriv dem ned; anta ikke at en nyansatt, en partner eller en tilbudskonsulent deler deres definisjoner.

Related terms

• Vinnertema
• Etterlevelsesmatrise
• Pris-for-å-vinne (PTW)
• Capture-planlegging
• Beslutning om å by eller ikke by

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.