Vinnertema

Most losing proposals are not badly written. They are accurate, complete descriptions of a supplier, submitted to a buyer who was looking for a description of a solution to their problem. A win theme is the device that converts one into the other.

De fire delene

Et tema som fungerer har alle disse fire elementene, og et tema som mangler ett av dem er noe annet:

Kjøperens behov, i kjøperens egne ord, og helst knyttet til et kriterium de vil score. Ikke «kunder ønsker pålitelighet», men den spesifikke driftsstansen, kostnadspresset, lovpålagte fristen eller tjenestesvikten denne kjøperen forsøker å løse.

Et differensierende element — noe dere tilbyr som de selskapene som realistisk byr ikke gjør. Testen er enkel: kunne en konkurrent sette sitt navn øverst i den setningen og levere den uendret? Hvis ja, er det ikke et differensierende element. «Erfaren team», «ISO 27001-sertifisert», «kundesentrert» faller alle på denne testen, fordi alle på kortlisten vil hevde dem.

Bevis. En navngitt referansekontrakt, et målt resultat, en sertifisering spesifikk nok til å ha betydning, en navngitt person med navngitte kvalifikasjoner, en garanti nedfelt i prisen. En påstand uten vedlagt bevis scores som en påstand.

Fordelen, uttrykt som kjøperens utfall. Ikke hva funksjonen din er, men hva den fjerner eller gir dem: unngått nedetid, en frist møtt, en kostnadspost redusert, en risiko de ikke lenger bærer.

Hvorfor det må knyttes til scoring

Evaluatorer gir ikke poeng for å være imponerende generelt. De gir poeng mot publiserte kriterier, og i økende grad må de dokumentere vurderingen.

I amerikanske føderale solicitations krever FAR 15.204-5(c) at Section M identifiserer alle betydelige evalueringsfaktorer og underfaktorer og deres relative betydning, mens Section L (15.204-5(b)) inneholder instruksjonene for å utarbeide svaret. Under UK Procurement Act 2023 må en kontraherende myndighet sette tildelingskriterier, beskrive hvordan anbud vil bli vurdert og angi den relative betydningen av hvert kriterium; etter vurdering, og før publisering av kontraktstildelingskunngjøringen, må den gi hver leverandør som leverte et vurdert anbud en vurderingsoppsummering under section 50 — et dokument som forklarer hvordan det anbudet ble vurdert mot hvert tildelingskriterium.

Den praktiske konsekvensen er at et velskissert tema rettet mot noe kjøperen ikke scorer, ikke gir noe, og fremstår som lav poengsum med en blek forklaring i tilbakemeldingen dere mottar etterpå. Kartlegg hvert tema mot et kriterium og en vekting før dere skriver et ord.

Hvordan et tema skiller seg fra en funksjonsliste

En funksjonsliste er leverandør-sentrert og additiv: dette har vi, her er mer av det. Et tema er kjøper-sentrert og selektivt: dette er én ting ved denne kontrakten som vil gå galt, dette er hvorfor det ikke vil gå galt med oss, dette er beviset, dette er hva det er verdt for deg.

Sammenlign. Funksjon: «Vi drifter en 24/7 service desk med 200 ansatte og er ISO 27001-sertifisert.» Tema: «Deres nåværende tjeneste sviktet to ganger i vintertoppen. Vi bemanner en dedikert sesongbasert beredskapsvaktordning som holdt responstider under målet gjennom de to siste vintrene på [navngitt kontrakt] — så deres topp er dekket av planlagte personell, ikke av overtidsforespørsler."

Det andre er motbevisbart, spesifikt for denne kjøperen, og vanskelig for en konkurrent å kopiere uten å gjøre det samme.

Tråding

Temaer er ikke begrenset til sammendraget. Et tema bør fremkomme i sammendraget som en påstand, i innledningen til hver relevant svarseksjon som rammen for det svaret, og i selve kroppen av den seksjonen som bevis. Gjentakelse på tvers av seksjoner er bevisst: evaluatorer leser ofte bare sin tildelte seksjon, og hver seksjon må komme til samme konklusjon uavhengig.

Tre eller fire temaer er arbeidsgrensen. Et forslag med elleve temaer har ingen, fordi ingenting blir fremhevet.

Hva man bør gjøre

Utarbeid temaene på slutten av innhentingsfasen, før responsens disposisjon eksisterer, og test hvert mot de fire delene. Slett ethvert tema som består testen der man kan sette en konkurrents navn inn i setningen uten endring. For hvert tema, navngi beviset dere vil vise til og sjekk at referansen fortsatt er villig og at tallet fortsatt er korrekt — å jage bevis i siste uke er hvordan temaer stille blir til adjektiver.

Deretter overleveres temaene, kriteriene og vektingene til hver forfatter, og krev at hver seksjon oppgir hvilket tema den bærer. Ved gjennomgang bør ett av spørsmålene som stilles til utkastet være: hvilket tema fremmer denne siden, og hvor er beviset.

En merknad om begrepet

«Vinnertema» er fagterminologi, ikke et regulert eller standardisert begrep. Dets definisjon er angitt i kommersielle tilbudsmetodologier og i betalt materiale fra profesjonelle organer; den fire-delte strukturen ovenfor er den bredt delte versjonen snarere enn en autoritativ én. Det som er autoritativt er det omgivende kravet — at kjøpere publiserer kriterier og vektinger, og vurderer mot dem.

Related terms

• Capture-planlegging
• Fargeteam (Blue, Pink, Red, Green, Gold, White)
• Etterlevelsesmatrise
• Pris-for-å-vinne (PTW)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.