Voittoteema

Most losing proposals are not badly written. They are accurate, complete descriptions of a supplier, submitted to a buyer who was looking for a description of a solution to their problem. A win theme is the device that converts one into the other.

Neljä osaa

Toimiva teema sisältää kaikki neljä seuraavaa osaa, ja mitä tahansa niistä vailla oleva teema on jotain muuta:

Ostajan tarve, ostajan sanoin, ja mieluiten kytkettynä kriteeriin, jota he pisteyttävät. Ei "asiakkaat haluavat luotettavuutta", vaan se tarkka käyttökatko, kustannuspaine, määräaika tai palvelun epäonnistuminen, jota tämä ostaja pyrkii ratkaisemaan.

Erotteleva tekijä — jotain, mitä tarjouksen realistisesti tekevät yritykset eivät tarjoa. Testi on kova: voisiko kilpailija laittaa oman nimensä tuon lauseen alkuun ja jättää sen muuttumattomana? Jos kyllä, se ei ole erotteleva tekijä. "Kokenut tiimi", "ISO 27001 -sertifioitu", "asiakaslähtöinen" epäonnistuvat tässä testissä, koska kaikki kärkilistalle päässeet väittävät niitä.

Todiste. Nimetty referenssisopimus, mitattu tulos, riittävän spesifi sertifikaatti, nimetty henkilö nimetyin pätevyydin, takuuehto sisällytettynä hintaan. Todistamaton väite pisteytetään väitteeksi.

Hyöty, ilmaistuna ostajan tuloksena. Ei se, mikä ominaisuutesi on, vaan mitä se poistaa tai lisää heille: vältytty seisokkiaika, saavutettu määräaika, pienempi kustannuserä, riski, jota he eivät enää kanna.

Miksi sen on oltava liitetty pisteytykseen

Arvioijat eivät anna pisteitä yleisestä vaikuttavuudesta. He antavat pisteitä julkaistuja kriteerejä vastaan, ja yhä useammin heidän on osoitettava toimintansa perusteet.

Yhdysvaltain liittovaltion hankintasäännöstö (Federal Acquisition Regulation, FAR) 15.204-5(c) edellyttää, että Section M tunnistaa kaikki merkittävät arviointitekijät ja alatekijät sekä niiden suhteelliset painotukset, kun taas Section L (15.204-5(b)) sisältää ohjeet vastauksen laatimista varten. Under the UK Procurement Act 2023, a contracting authority must set award criteria, describe how tenders will be assessed and indicate the relative importance of each criterion; after assessment, and before publishing the contract award notice, it must give each supplier that submitted an assessed tender an assessment summary under section 50 — a document explaining how that tender was assessed against each award criterion.

Käytännön seuraus on, että kauniisti perusteltu teema, joka on suunnattu johonkin, mitä ostaja ei pisteytä, ei tuota mitään, ja näkyy matalana pistemääränä sekä hapokkaana selityksenä saamassasi palautteessa. Kohdista jokainen teema kriteeriin ja painotukseen ennen kuin kirjoitat sanaakaan.

Miten teema eroaa ominaisuusluettelosta

Ominaisuusluettelo on toimittajalähtöinen ja lisäävä: tässä on mitä meillä on, tässä on lisää siitä. Teema on ostajalähtöinen ja valikoiva: tässä on yksi asia tässä sopimuksessa, joka menee vikaan, tässä on syy, miksi se ei mene pieleen kanssamme, tässä on todiste, tässä on mitä se merkitsee sinulle.

Vertaa. Ominaisuus: "Meillä on 24/7-palvelupöytä 200 työntekijällä ja olemme ISO 27001 -sertifioitu." Teema: "Nykyinen palvelusi epäonnistui kahdesti talven huipussa. Me ylläpidämme omistettua kausivahvistusvuoroa, joka piti vasteajat tavoitteen alapuolella viimeisten kahden talven ajan [nimetyllä sopimuksella] — joten huippusi katetaan vuorotelluilla ihmisillä, ei ylityöpyynnöillä."

Toinen on falsifioitavissa, ostajakohtainen ja vaikea kilpailijan kopioida ilman saman tekemistä.

Punos

Teemoja ei rajoituta pelkästään johtopäätökseen. Teeman tulee esiintyä yhteenvedossa väitteenä, kunkin asiaankuuluvan vastausosion johdannossa kehyksenä tälle vastaukselle ja kyseisen osion rungossa todisteena. Toisto osioiden välillä on tarkoituksellista: arvioijat lukevat usein vain oman osuutensa, ja jokaisen on tultava samaan johtopäätökseen itsenäisesti.

Kolme tai neljä teemaa on käytännöllinen raja. Yhdellätoista teemalla varustettu ehdotus ei omista yhtään teemaa, koska mikään ei korostu.

Mitä tehdä sen eteen

Laadi teemasi capture-vaiheen lopussa, ennen kuin vastausrakenne on olemassa, ja testaa kukin neljää osaa vastaan. Poista kaikki teemat, jotka läpäisevät kilpailijan nimen substituutiotestin. Nimeä kutakin teemaa varten se todiste, jonka aiot esittää, ja varmista, että referenssi on edelleen halukas ja numero on edelleen tosi — todistusaineiston jahtaaminen viimeisellä viikolla on tapa, jolla teemat hiljalleen muuttuvat adjektiiveiksi.

Anna sitten teemat, kriteerit ja painotukset jokaiselle kirjoittajalle ja vaadi, että jokainen osio kertoo, mitä teemaa se kantaa. Review-vaiheessa yksi luonnokselle esitettävistä kysymyksistä tulisi olla yksinkertaisesti: mitä teemaa tämä sivu edistää ja missä on todiste.

Huomautus termistä

"Voittoteema" on ammattisanastoa, ei säänneltyä tai standardoitua termiä. Sen määritelmä löytyy kaupallisista ehdotusmetodologioista ja ammatillisten järjestöjen maksullisista materiaaleista; yllä oleva neliosainen rakenne on laajasti jaettu versio eikä auktoritatiivinen määritelmä. Auktoriteettia on ympäröivässä vaatimuksessa — että ostajat julkaisevat kriteerit ja painotukset ja arvioivat niiden mukaisesti.

Related terms

• Capture-suunnittelu
• Väriryhmien tarkastukset (Blue–White)
• Vaatimustenmukaisuustaulukko
• Voittava hinta (Price-to-win, PTW)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.