Прегледи на бојни тимови (Blue, Pink...)
Прегледите на бојни тимови се закажани контролни точки на кои лица кои не ја пишуваат понудата ја прегледуваат; секоја боја прегледува различен аспект во различна фаза на зрелост. Најпознат е Red Team, кој оценува речиси финален нацрт на ист начин како што ќе постапат оценувачите на купувачот. Шемата со бои е професионална конвенција, не објавен стандард, и дефинициите се разликуваат меѓу организации повеќе отколку што повеќето објавени описи признаваат.
Преглед од тим во боја е формална пауза во распоредот за подготовка на понуда. Работата се замрзнува на договорено ниво на зрелост, им се предава на рецензенти што не ја пишувале, се прегледува според дефинирано прашање и се ослободува за натамошна работа со евидентирани активности. Боите се кратенка за тоа кое прашање се поставува. Следното е најшироко користената поставеност; тоа е конвенција и треба да очекувате варијации.
Син тим (Blue Team) — дали стратегијата е правилна?
Се одржува пред или околу објавувањето на тендерската документација, додека одговорот сè уште може да ја промени формата. Синиот тим го прегледува резултатот од фазата на освојување на можноста: приоритетите на купувачот, конкурентската слика, решението што имате намера да го понудите, тимот или партнерите што имате намера да ги вклучите и ценовната позиција. Сè уште ништо не е напишано, па прегледот се однесува на одлуки, а не на текст.
Во просторијата: раководителот за освојување на можноста или за клиентот, сопственикот на решението, лицето што ќе ја одобри цената и некој доволно високопоставен за да каже дека настапот не е подготвен. Синиот тим е последната фаза во која понудата може да се промени со релативно ниски трошоци.
Розов тим (Pink Team) — дали пристапот е правилен на страницата?
Се одржува на првиот суштински нацрт — најчесто сториборди или анотиран преглед што е пополнет, наместо полиран текст. Розовиот тим проверува дали одговорот е структуриран според упатствата на купувачот, дали секое барање има носител и место, дали темите за победа навистина се присутни во наративот и дали секој дел одговара на поставеното прашање, а не на прашањето што авторот би претпочитал да го одговори. Рецензентите ја бараат формата на аргументот, а не типографските грешки.
Целта на Розовиот тим е да фати погрешен пристап додека неговото препишување сè уште чини денови, а не ноќи. Различни организации поставуваат различни нумерички цели за завршеност на розов нацрт; корисниот тест е дали читателот може да го следи аргументот од почеток до крај.
Црвен тим (Red Team) — дали ова би добило бодови?
Се одржува на речиси конечен нацрт. Рецензентите на Црвениот тим дејствуваат како евалуацискиот панел на купувачот: го читаат само она што е напишано, го оценуваат според објавените критериуми за евалуација и ја евидентираат оценката со образложението што би го дал евалуатор.
Токму затоа Црвениот тим зависи од сопствената архитектура за бодирање на тендерот. Во федералните повици во САД, FAR 15.204-5(c) бара Дел M од повикот да „ги идентификува сите значајни фактори и сите значајни потфактори што ќе се разгледуваат при доделување на договорот и нивната релативна важност“, додека Дел L ги содржи упатствата за подготовка на предлог-понудата (FAR 15.204-5(b)). Црвен тим што прегледува според што било друго освен објавените критериуми и пондери го прегледува погрешниот документ.
Во просторијата: лица независни од понудата, идеално вклучувајќи некој со искуство од страната на купувачот или со евалуација и некој што никогаш не го видел вашето решение. Црвениот тим не успева кога е составен од колеги на авторите, кои несвесно го дополнуваат она што текстот не го кажува.
Зелен тим (Green Team) — дали цената е правилна?
Преглед на цените и комерцијалните аспекти, што се одржува откако решението е доволно стабилно за да се пресмета неговиот трошок. Зелениот тим ја испитува структурата на трошоците, претпоставките зад неа, резервирањата за ризик, комерцијалните услови што се прифаќаат и ценовната позиција во однос на тоа што го наградува моделот на евалуација. Тука анализата price-to-win се соочува со проценката на трошоците што ја дава тимот задолжен за извршување на работата, и тука јазот се решава намерно, а не преку попуст во последен момент.
Златен тим (Gold Team) — дали го потпишуваме ова?
Завршен извршен преглед и овластување за поднесување, врз готовиот документ. Златниот тим не е препишување; тој е одлука. Рецензентите ја потврдуваат цената, обврските што се преземаат, ризиците што се прифаќаат и исклучоците што се наведуваат, а потоа го овластуваат поднесувањето. Се одржува доволно рано за неуспешно прикачување сè уште да може да се повтори.
Бел тим (White Team) — најмалку стандардизиран
Белиот тим се користи недоследно. Во некои организации тоа е групата што управува со самиот процес на преглед: го утврдува распоредот, назначува рецензенти и решава несогласувања меѓу тимовите за преглед. Во други, тоа е неутралниот тим што води и суди вежба за симулација на конкуренти. Ако некој ве покани во Бел тим, прашајте на кое значење мисли.
Поврзан, но не тим во боја во истата смисла, е прегледот Црна шапка (Black Hat), во кој вашите сопствени луѓе ја играат улогата на секој веројатен конкурент и откриваат каде сте навистина послаби. Црната шапка припаѓа на фазата на освојување на можноста, а не на изработката на предлог-понудата.
Што да се направи во врска со тоа
Внесете ги датумите за преглед во распоредот пред да започне пишувањето и планирајте наназад од рокот за поднесување, вклучувајќи го времето за преработка по секој преглед — преглед без временски прозорец за преработка е театар. Дајте им ги на рецензентите критериумите за евалуација и лист за бодирање, а не барање за „коментари“. Инсистирајте наоди да се евидентираат како активности со носители и датуми, и следниот преглед да провери дека активностите од претходниот преглед се затворени. Пред сè, во прегледите вклучете лица што не го пишувале документот; единствениот најчест неуспех е Црвен тим што веќе знае што сакал да каже авторот.
Колку е ова стандардизирано, искрено
Не постои закон, стандард или јавно владино упатство што ги дефинира прегледите од тимови во боја. Шемата потекнува од комерцијални методологии за предлог-понуди и е кодифицирана главно во материјали за платена обука и членство. Две фирми може да користат „Розов тим“ (Pink Team) за нацрти со многу различна зрелост. Договорете ги дефинициите во рамките на сопствената организација и запишете ги; не претпоставувајте дека нововработен, партнер или консултант за понуди ги дели вашите.