Przeglądy zespołów kolorów (Blue–White)

Przegląd zespołu kolorów to formalny punkt kontrolny w harmonogramie oferty. Prace są zamrożone na uzgodnionym poziomie dojrzałości, przekazywane recenzentom, którzy ich nie pisali, oceniane względem zdefiniowanego pytania i zwalniane z zapisanymi działaniami. Kolory są skrótem oznaczającym pytanie, które jest zadawane. Poniżej przedstawiono najpowszechniej stosowane rozplanowanie; jest to konwencja i należy spodziewać się wariantów.

Blue Team — czy strategia jest właściwa?

Odbywa się przed lub w okolicach publikacji dokumentów przetargowych, gdy odpowiedź wciąż może zmienić kształt. Blue Team przegląda wyniki fazy pozyskania (capture): priorytety zamawiającego, obraz konkurencji, rozwiązanie, które zamierzacie zaoferować, zespół lub partnerów, których zamierzacie wystawić, oraz pozycję cenową. Nic nie jest jeszcze napisane, więc przegląd dotyczy decyzji, a nie prozy.

W sali: lider fazy pozyskania lub opiekun klienta (account lead), właściciel rozwiązania, osoba, która zatwierdzi cenę, oraz ktoś na tyle doświadczony, by powiedzieć, że ściganie nie jest gotowe. Blue Team to ostatnie tanie miejsce na zmianę oferty.

Pink Team — czy podejście na stronie jest właściwe?

Odbywa się przy pierwszym merytorycznym szkicu — zwykle storyboardy lub adnotowany zarys, który został uzupełniony, a nie wypolerowany tekst. Pink Team sprawdza, czy odpowiedź jest uporządkowana zgodnie z instrukcjami zamawiającego, czy każdy wymóg ma właściciela i swoje miejsce, czy motywy zwycięstwa (win themes) faktycznie występują w narracji oraz czy każda sekcja odpowiada na zadane pytanie, a nie na to, które preferował autor. Recenzenci szukają kształtu argumentu, a nie błędów typograficznych.

Celem Pink jest wykrycie niewłaściwego podejścia, gdy jego przepisanie nadal kosztuje dni, a nie noce. Różne organizacje definiują różne procenty ukończenia dla szkicu Pink; użytecznym testem jest, czy czytelnik potrafi prześledzić argument od początku do końca.

Red Team — czy to by zdobyło punkty?

Odbywa się przy niemal finalnym szkicu. Recenzenci Red Team działają jak panel oceniający zamawiającego: czytają tylko to, co zostało napisane, oceniają to według opublikowanych kryteriów ewaluacji i zapisują wynik wraz z uzasadnieniem, jakie podałby ewaluator.

Dlatego Red Team zależy od własnej architektury punktacji przetargu. W amerykańskich zamówieniach federalnych FAR 15.204-5(c) wymaga, aby Sekcja M zapytania ofertowego „wskazywała wszystkie istotne czynniki oraz istotne podczynniki, które będą brane pod uwagę przy udzielaniu zamówienia, oraz ich względne znaczenie”, podczas gdy Sekcja L zawiera instrukcje dotyczące przygotowania oferty (FAR 15.204-5(b)). Red Team, który ocenia według czegokolwiek innego niż opublikowane kryteria i wagi, ocenia niewłaściwy dokument.

W sali: osoby niezależne od zespołu ofertowego, najlepiej w tym ktoś z doświadczeniem po stronie zamawiającego lub w ocenie oraz ktoś, kto nigdy nie widział waszego rozwiązania. Red Team zawodzi, gdy jest obsadzony przez współpracowników autorów, którzy nieświadomie dopisują to, czego tekst nie mówi.

Green Team — czy cena jest właściwa?

Przegląd cenowy i handlowy, przeprowadzany, gdy rozwiązanie jest wystarczająco stabilne, by je skalkulować. Green Team analizuje kalkulację kosztów, założenia leżące u jej podstaw, postanowienia dotyczące ryzyka, akceptowane warunki handlowe oraz pozycję cenową względem tego, co model oceny nagradza. To miejsce, gdzie analiza price-to-win konfrontowana jest z tym, ile wykonanie rzeczywiście kosztuje, i gdzie różnica jest rozwiązywana świadomie, a nie przez ostatnominutową zniżkę.

Gold Team — czy to podpisujemy?

Ostateczny przegląd wykonawczy i upoważnienie do złożenia, na gotowym dokumencie. Gold Team nie dokonuje przeredagowania; podejmuje decyzję. Recenzenci potwierdzają cenę, zobowiązania, ryzyka akceptowane oraz wyjątki, a następnie autoryzują złożenie. Odbywa się na tyle wcześnie, by nieudane przesłanie pliku wciąż można było powtórzyć.

White Team — najmniej znormalizowany

White Team jest używany niekonsekwentnie. W niektórych organizacjach jest to grupa zarządzająca samym procesem przeglądu: ustala harmonogram, mianuje recenzentów i rozstrzyga spory między zespołami przeglądającymi. W innych jest to neutralny zespół prowadzący i sędziujący ćwiczenie symulujące rywali. Jeśli ktoś zaprasza cię na White Team, zapytaj, o które znaczenie chodzi.

Powiązane, ale nie będące zespołem kolorów w tym samym sensie, jest przegląd Black Hat, podczas którego własni ludzie odgrywają role prawdopodobnych konkurentów i ujawniają, gdzie naprawdę jesteście słabsi. Black Hat należy do fazy pozyskania (capture), a nie do produkcji propozycji.

Co z tym zrobić

Wpisz daty przeglądów w harmonogram, zanim rozpocznie się pisanie, i pracuj wstecz od terminu złożenia, uwzględniając czas na przeróbki po każdym przeglądzie — przegląd bez okna na przeróbki to teatr. Daj recenzentom kryteria oceny i arkusz punktacji, a nie prośbę o „uwagi”. Nalegaj, aby ustalenia były zapisywane jako działania z przypisanymi właścicielami i terminami oraz by następny przegląd sprawdzał zamknięcie działań z poprzedniego przeglądu. Przede wszystkim obsadzaj przeglądy osobami, które nie pisały dokumentu; najczęstszą pojedynczą porażką jest Red Team, który już znał to, co autor miał na myśli.

Na ile to jest naprawdę zuniformizowane

Nie ma ustawy, standardu ani publicznych wytycznych rządowych definiujących przeglądy zespołów kolorów. Schemat wywodzi się z komercyjnych metodologii ofertowych i jest skodyfikowany głównie w płatnych szkoleniach i materiałach członkowskich. Dwie firmy mogą używać „Pink Team” dla szkiców o bardzo różnej dojrzałości. Uzgodnij definicje w obrębie własnej organizacji i zapisz je; nie zakładaj, że nowo zatrudniona osoba, partner czy konsultant ofertowy podziela twoje rozumienie.

Related terms

• Motyw wygranej
• Macierz zgodności
• Cena zwycięska (Price-to-win, PTW)
• Planowanie zdobycia kontraktu
• Decyzja bid/no-bid

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.