Pregledi timova po bojama
Pregledi timova po bojama su zakazani kontrolni punktovi na kojima osobe koje nisu pisale ponudu pregledavaju tekst; svaka boja pregleda drugu stvar u drugoj fazi zrelosti. Najpoznatiji je Red Team, koji ocjenjuje skoro konačni nacrt onako kako će to učiniti ocjenjivači naručitelja. Shema boja je profesionalna konvencija, a ne objavljeni standard, i definicije se među organizacijama razlikuju više nego što većina javnih opisa priznaje.
Pregled tima u boji formalna je točka zaustavljanja u rasporedu pripreme ponude. Rad se zamrzava na dogovorenoj razini zrelosti, predaje se pregledavateljima koji ga nisu pisali, pregledava se prema definiranom pitanju i pušta u nastavak rada s evidentiranim radnjama. Boje su kratica za pitanje koje se postavlja. U nastavku je najšire korišten raspored; riječ je o konvenciji i treba očekivati odstupanja.
Plavi tim (Blue Team) — je li strategija ispravna?
Održava se prije objave dokumentacije o nadmetanju ili otprilike u vrijeme njezine objave, dok odgovor još može promijeniti oblik. Plavi tim pregledava rezultat predponudbene pripreme: prioritete naručitelja, konkurentsku sliku, rješenje koje namjeravate ponuditi, tim ili partnere koje namjeravate uključiti i cjenovno pozicioniranje. Još ništa nije napisano, pa je pregled usmjeren na odluke, a ne na tekst.
U prostoriji su: voditelj prilike ili klijenta, vlasnik rješenja, osoba koja će odobriti cijenu i netko dovoljno viši po položaju da može reći da prilika nije spremna. Plavi tim posljednje je jeftino mjesto za promjenu ponude.
Ružičasti tim (Pink Team) — je li pristup ispravno prikazan na stranici?
Održava se na prvom sadržajnom nacrtu — najčešće na storyboardima ili anotiranom nacrtu strukture koji je popunjen, a ne na uglađenom tekstu. Ružičasti tim provjerava je li odgovor strukturiran prema uputama naručitelja, ima li svaki zahtjev odgovornu osobu i mjesto u odgovoru, jesu li pobjedničke teme stvarno prisutne u narativu te odgovara li svaki odjeljak na postavljeno pitanje, a ne na pitanje koje je autor radije htio odgovoriti. Pregledavatelji traže oblik argumentacije, a ne tipografske pogreške.
Svrha Ružičastog tima jest uhvatiti pogrešan pristup dok njegovo prepisivanje još košta dane, a ne noći. Različite organizacije postavljaju različite brojčane ciljeve dovršenosti za ružičasti nacrt; koristan je test može li čitatelj pratiti argumentaciju od početka do kraja.
Crveni tim (Red Team) — bi li ovo donijelo bodove?
Održava se na gotovo završnom nacrtu. Pregledavatelji Crvenog tima djeluju kao ocjenjivačko povjerenstvo naručitelja: čitaju samo ono što je napisano, ocjenjuju to prema objavljenim kriterijima ocjenjivanja i evidentiraju ocjenu s obrazloženjem kakvo bi dao ocjenjivač.
Zato Crveni tim ovisi o vlastitoj strukturi bodovanja iz nadmetanja. U američkim saveznim pozivima za dostavu ponuda, FAR 15.204-5(c) zahtijeva da odjeljak M poziva za dostavu ponuda „utvrdi sve značajne čimbenike i sve značajne podčimbenike koji će se uzeti u obzir pri dodjeli ugovora i njihovu relativnu važnost”, dok odjeljak L sadržava upute za pripremu prijedloga ponude (FAR 15.204-5(b)). Crveni tim koji pregledava prema bilo čemu drugom osim objavljenim kriterijima i ponderima pregledava pogrešan dokument.
U prostoriji su: osobe neovisne o ponudi, idealno uključujući nekoga s iskustvom na strani naručitelja ili u ocjenjivanju te nekoga tko nikada nije vidio vaše rješenje. Crveni tim ne uspijeva kada ga čine kolege autora, koji nesvjesno nadopunjuju ono što tekst ne kaže.
Zeleni tim (Green Team) — je li cijena ispravna?
Cjenovni i komercijalni pregled, koji se održava kada je rješenje dovoljno stabilno za izračun troškova. Zeleni tim ispituje kalkulaciju troškova, pretpostavke na kojima se ona temelji, rezervacije za rizike, komercijalne uvjete koji se prihvaćaju i cjenovno pozicioniranje u odnosu na ono što model ocjenjivanja nagrađuje. To je mjesto na kojem se analiza cijene potrebne za pobjedu (price-to-win) suočava s procjenom troškova koju daje tim zadužen za provedbu posla i gdje se razlika rješava namjerno, a ne popustom u posljednji trenutak.
Zlatni tim (Gold Team) — potpisujemo li ovo?
Završni izvršni pregled i ovlaštenje za predaju, na dovršenom dokumentu. Zlatni tim nije prepisivanje; to je odluka. Pregledavatelji potvrđuju cijenu, preuzete obveze, prihvaćene rizike i izuzeća koja se navode, a zatim odobravaju predaju. Održava se dovoljno rano da se neuspješno učitavanje još može ponoviti.
Bijeli tim (White Team) — najmanje standardiziran
Bijeli tim upotrebljava se nedosljedno. U nekim organizacijama to je skupina koja upravlja samim procesom pregleda: utvrđuje raspored, imenuje pregledavatelje i odlučuje o neslaganjima između timova za pregled. U drugima je to neutralan tim koji vodi i arbitrira vježbu simulacije konkurenta. Ako vas netko pozove u Bijeli tim, pitajte na što točno misli.
Povezan, ali nije tim u boji u istom smislu, jest pregled Black Hat, u kojem vaši ljudi preuzimaju uloge svakog vjerojatnog konkurenta i razotkrivaju gdje ste doista slabiji. Black Hat pripada predponudbenoj pripremi, a ne izradi ponude.
Što učiniti s tim
Unesite datume pregleda u raspored prije početka pisanja i planirajte unatrag od roka za predaju, uključujući vrijeme za doradu nakon svakog pregleda — pregled bez vremenskog prostora za doradu jest predstava. Pregledavateljima dajte kriterije ocjenjivanja i obrazac za bodovanje, a ne zahtjev za „komentare”. Inzistirajte na tome da se nalazi evidentiraju kao radnje s nositeljima i datumima te da sljedeći pregled provjeri jesu li radnje iz prethodnog pregleda zatvorene. Prije svega, u preglede uključite osobe koje nisu pisale dokument; najčešći pojedinačni neuspjeh jest Crveni tim koji već zna što je autor htio reći.
Koliko je to, iskreno, standardizirano
Ne postoji zakon, standard ni javne državne smjernice koji definiraju preglede timova u bojama. Shema potječe iz metodologija komercijalnih ponuda i kodificirana je uglavnom u plaćenoj obuci i materijalima za članove. Dvije tvrtke mogu upotrebljavati „Ružičasti tim” za nacrte vrlo različite zrelosti. Dogovorite definicije unutar vlastite organizacije i zapišite ih; nemojte pretpostaviti da ih novi zaposlenik, partner ili savjetnik za ponude dijeli s vama.