Pregledi colour timova (Blue, Pink…)
Pregledi colour timova su zakazani kontrolni punktovi na kojima osobe koje nisu pisale ponudu pregledaju njen sadržaj; svaka boja proverava različitu stvar u različitoj fazi zrelosti. Najpoznatiji je Red Team, koji ocenjuje gotovo konačan nacrt onako kako će ga ocenjivači naručioca bodovati. Šema boja je profesionalna konvencija, a ne objavljeni standard, i definicije se između organizacija razlikuju više nego što većina objavljenih opisa priznaje.
Pregled tima u boji je formalna tačka zaustavljanja u rasporedu izrade ponude. Rad se zamrzava na dogovorenom nivou zrelosti, predaje se recenzentima koji ga nisu pisali, pregleda se u odnosu na definisano pitanje i oslobađa se za nastavak uz evidentirane aktivnosti. Boje su skraćenica za pitanje koje se postavlja. U nastavku je najčešće korišćen raspored; reč je o konvenciji i treba očekivati varijacije.
Blue Team — da li je strategija ispravna?
Održava se pre ili oko objavljivanja tenderske dokumentacije, dok odgovor još može da promeni oblik. Blue Team pregleda rezultat capture aktivnosti: prioritete naručioca, konkurentsku sliku, rešenje koje nameravate da ponudite, tim ili partnere koje nameravate da uključite i cenovnu poziciju. Još ništa nije napisano, pa se pregled odnosi na odluke, a ne na tekst.
U prostoriji: rukovodilac aktivnosti pridobijanja posla ili odnosa sa klijentom, vlasnik rešenja, osoba koja će odobriti cenu i neko dovoljno senioran da kaže da prilika nije spremna. Blue Team je poslednje jeftino mesto za promenu ponude.
Pink Team — da li je pristup ispravan na stranici?
Održava se na prvom suštinskom nacrtu — najčešće na storyboard-ovima ili anotiranom okviru koji je popunjen, a ne na uglađenom tekstu. Pink Team proverava da li je odgovor strukturiran prema uputstvima naručioca, da li svaki zahtev ima vlasnika i mesto u dokumentu, da li su pobedničke teme zaista prisutne u narativu i da li svaki odeljak odgovara na postavljeno pitanje, a ne na pitanje koje je autor želeo. Recenzenti traže strukturu argumentacije, a ne tipografske greške.
Svrha Pink pregleda je da se pogrešan pristup uoči dok njegovo prepisivanje još košta dane, a ne noći. Različite organizacije postavljaju različite numeričke ciljeve završenosti za Pink nacrt; koristan test je da li čitalac može da prati argumentaciju od početka do kraja.
Red Team — da li bi ovo dobilo bodove?
Održava se na gotovo konačnom nacrtu. Recenzenti Red Team-a postupaju kao evaluaciona komisija naručioca: čitaju samo ono što je napisano, ocenjuju prema objavljenim kriterijumima evaluacije i evidentiraju ocenu uz obrazloženje koje bi dao evaluator.
Zato Red Team zavisi od sopstvene bodovne arhitekture tendera. U saveznim zahtevima za ponude u SAD, FAR 15.204-5(c) zahteva da Section M zahteva za ponude „identifikuje sve značajne faktore i sve značajne podfaktore koji će se razmatrati pri dodeli ugovora i njihov relativni značaj“, dok Section L sadrži uputstva za pripremu predloga ponude (FAR 15.204-5(b)). Red Team koji pregleda prema bilo čemu osim objavljenih kriterijuma i pondera pregleda pogrešan dokument.
U prostoriji: osobe nezavisne od ponude, idealno uključujući nekoga sa iskustvom na strani naručioca ili u evaluaciji i nekoga ko nikada nije video vaše rešenje. Red Team ne uspeva kada ga čine kolege autora, koje nesvesno dopunjuju ono što tekst ne kaže.
Green Team — da li je cena ispravna?
Pregled cena i komercijalnih aspekata, koji se održava kada je rešenje dovoljno stabilno da se može obračunati trošak. Green Team ispituje strukturu troškova, pretpostavke na kojima počiva, rezerve za rizik, komercijalne uslove koji se prihvataju i cenovnu poziciju u odnosu na ono što evaluacioni model nagrađuje. Tu se price-to-win analiza suočava sa onim što tim za isporuku navodi kao trošak rada, a razlika se rešava namerno, a ne popustom u poslednjem trenutku.
Gold Team — da li ovo potpisujemo?
Završni izvršni pregled i ovlašćenje za podnošenje, na završenom dokumentu. Gold Team nije prepisivanje; to je odluka. Recenzenti potvrđuju cenu, obaveze koje se preuzimaju, rizike koji se prihvataju i izuzetke koji se navode, zatim odobravaju podnošenje. Održava se dovoljno rano da neuspešno otpremanje još može da se ponovi.
White Team — najmanje standardizovan
White Team se koristi nedosledno. U nekim organizacijama to je grupa koja upravlja samim procesom pregleda: utvrđuje raspored, imenuje recenzente i presuđuje u slučaju neslaganja između timova za pregled. U drugim organizacijama to je neutralni tim koji vodi i arbitrira vežbu simulacije konkurenta. Ako vas neko pozove u White Team, pitajte na šta tačno misli.
Povezan, ali ne i tim u boji u istom smislu, jeste Black Hat pregled, u kojem vaši ljudi igraju uloge svakog verovatnog konkurenta i otkrivaju gde ste zaista slabiji. Black Hat pripada capture fazi, a ne proizvodnji predloga ponude.
Šta uraditi u vezi s tim
Unesite datume pregleda u raspored pre nego što pisanje počne i planirajte unazad od roka za podnošenje, uključujući vreme za doradu posle svakog pregleda — pregled bez vremenskog prostora za doradu je puka predstava. Dajte recenzentima kriterijume evaluacije i bodovni list, a ne zahtev za „komentare“. Insistirajte da se nalazi evidentiraju kao aktivnosti sa vlasnicima i datumima i da naredni pregled proveri da li su aktivnosti iz prethodnog pregleda zatvorene. Pre svega, za preglede angažujte osobe koje nisu pisale dokument; najčešći pojedinačni neuspeh je Red Team koji već zna šta je autor hteo da kaže.
Koliko je ovo zaista standardizovano
Ne postoji zakon, standard niti javno državno uputstvo koje definiše preglede timova u boji. Šema potiče iz komercijalnih metodologija za izradu predloga ponuda i kodifikovana je uglavnom u plaćenim obukama i materijalima za članstvo. Dve firme mogu koristiti „Pink Team“ za nacrte veoma različitog nivoa zrelosti. Dogovorite definicije unutar sopstvene organizacije i zapišite ih; nemojte pretpostavljati da ih novozaposleni, partner ili konsultant za ponude deli sa vama.