Compliancematrix

Een compliancematrix is een tabel die elke eis in de aanbestedingsdocumenten opsomt en vastlegt waar in uw reactie elke eis wordt beantwoord, wie ervoor verantwoordelijk is en of deze is afgerond. Hij wordt opgebouwd voordat het schrijven begint en bij elke review gecontroleerd. Niet-naleving is het meest voorkomende vermijdbare verlies bij openbare aanbestedingen, omdat het een inschrijving uitsluit die anders concurrerend zou zijn om een reden die op dag één kenbaar was.

Eisen in aanbestedingen bevinden zich niet op één plaats. Ze zijn verspreid over de instructies aan inschrijvers, de beoordelingscriteria, de specificatie of statement of work, de conceptcontractvoorwaarden, de formulieren en verklaringen, en de bijlagen — vaak in verschillende documenten geschreven door verschillende mensen, soms elkaar tegensprekend. Een compliancematrix is het enige register dat ze samenbrengt en aantoont dat elk ervan is behandeld.

Wat het register bevat

Één rij per eis, met minimaal: een door u toegekend eisenummer; het brondocument en de clausule, sectie of pagina waar het vandaan komt; de eistekst, letterlijk geciteerd in plaats van geparafraseerd; of het verplicht dan wel wenselijk is en de wegingsfactor indien beoordeeld; de exacte locatie in uw reactie waar het wordt beantwoord, tot op sectieniveau; de persoon die verantwoordelijk is voor dat antwoord; het bewijs of bijlage waarop het berust; en een status.

Twee structurele punten zijn van belang. Citeer de eis woordelijk, omdat parafrasering de plek is waar de naleving sluipend afdrijft. En leg de locatie van het antwoord zo nauwkeurig vast dat een beoordelaar, of een evaluator indien de matrix wordt ingediend, de pagina kan openen en het antwoord kan vinden.

Waarom de structuur van de aanbesteding dit noodzakelijk maakt

De formele architectuur van een aanbesteding scheidt instructies van evaluatie. In de Amerikaanse federale aanbesteding geldt volgens de Federal Acquisition Regulation (FAR) 15.204-5(b) dat Section L van het uniform contract format de "aanbestedingsbepalingen en andere informatie en instructies die niet elders vereist zijn om aanbieders of respondenten te begeleiden bij het opstellen van voorstellen" bevat, terwijl FAR 15.204-5(c) bepaalt dat Section M alle "significante factoren en eventuele significante subfactoren moet identificeren die in aanmerking worden genomen bij de gunning van het contract en hun relatieve belang".

Die twee secties hebben verschillende taken en binden u beide. Section L, of het equivalent in een ander regime, dicteert de structuur, het formaat, paginalimieten en de inhoud van uw inzending. Section M bepaalt waar de punten liggen. Een reactie die de instructies volgt maar de wegingsfactoren negeert is conform maar niet overtuigend; een reactie die de wegingsfactoren volgt maar de instructies overtreedt, wordt mogelijk helemaal niet gelezen. De matrix moet beide bevatten, daarom hebben volwassen matrices een kolom voor de instructie en een kolom voor het criterium.

Waarom niet-naleving inschrijvingen doet verliezen die anders zouden winnen

De mechanismen zijn onglamoureus en meestal definitief.

Een inzending die na de deadline binnenkomt, ligt doorgaans uit: volgens FAR 52.215-1(c)(3) wordt een voorstel dat na het exacte aangegeven tijdstip bij het aangewezen Overheidskantoor wordt ontvangen over het algemeen niet in aanmerking genomen, behoudens nauwe uitzonderingen. Hetzelfde principe geldt op elektronische portalen overal, waar de klok van het portaal is, niet de uwe.

Er is mogelijk geen kans om een weglating te herstellen. FAR 52.215-1(f)(4) stelt dat de Overheid voornemens is voorstellen te evalueren en een contract te gunnen zonder besprekingen met aanbieders, anders dan verduidelijkingen. En FAR 52.215-1(f)(2) behoudt het recht om elk of alle voorstellen te verwerpen wanneer dat in het belang van de Overheid is.

Het ontbreken van een verplicht document, een handtekening, een verklaring of een certificering levert doorgaans nul punten op voor het betreffende item in plaats van dat er een telefoontje volgt. Het overschrijden van een pagina- of woordlimiet betekent meestal dat het teveel niet wordt gelezen, waardoor uw bewijsstukken verdwijnen maar niet noodzakelijk uw beweringen. En een onbeantwoord criterium is achteraf zichtbaar: volgens de UK Procurement Act 2023 ontvangen leveranciers die een beoordeelde inschrijving hebben ingediend een beoordelingssamenvatting krachtens section 50 waarin wordt uitgelegd hoe hun inschrijving is beoordeeld ten opzichte van elk gunningscriterium — waar de nul in de eigen woorden van de inkoper wordt opgeschreven.

Geen van deze fouten is complex. Het zijn administratieve fouten en ze zijn volledig te voorkomen.

Wat eraan te doen

Bouw de matrix op de dag dat de documenten worden vrijgegeven, voordat iemand begint met het schrijven van proza. Laat twee personen onafhankelijk eisen extraheren uit de volledige documentenset, inclusief het conceptcontract en de bijlagen, en stem de twee lijsten vervolgens op elkaar af — het verschil tussen hen is een betrouwbare maat voor hoe gemakkelijk deze aanbesteding verkeerd gelezen kan worden. Zoek naar verplichtingswoorden in de taal waarin de aanbesteding is geschreven, maar vertrouw niet uitsluitend op zoekwoorden: eisen verbergen zich in tabellen, tekeningen, bijlagen en de formulieren zelf.

Bevries de matrix als de opzet. Elke sectie van de reactie moet bestaan omdat een eis erom vroeg, en elke eis moet naar een sectie verwijzen. Bij elke review controleer de matrix voordat u de tekst controleert: een betoog dat hoog scoort in een sectie waarin niemand daarom vroeg is verspild werk.

Als de instructies om een kruisverwijzingsmatrix als onderdeel van de inzending vragen, behandel deze dan als een gescoord document en zorg dat hij nauwkeurig is, want een evaluator die een van zijn verwijzingen volgt en niets vindt, zal minder vertrouwen hebben in de rest. Waar er niet om wordt gevraagd, houd hem intern maar houd hem actueel.

Tot slot, controleer de matrix nogmaals aan de hand van het definitief samengestelde document, niet aan de hand van concepten, en dien in met tijdsreserves. Een grote upload die bij de deadline faalt is een nalevingsfout zoals elke andere.

Een opmerking over de term

De compliancematrix is professionele gewoonte in plaats van een gestandaardiseerd artefact — de kolommen en de naam variëren tussen organisaties en tussen inkopers. De gevolgen die zij bestaat om te voorkomen zijn geen gewoonte; ze zijn vastgelegd in de hierboven geciteerde aanbestedingsregels.

Related terms

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.