Tarjous

Tarjous on toimittajan virallinen kaupallinen ja tekninen tarjous, jonka se toimittaa hankintayksikölle vastauksena hankintamahdollisuuteen. Tarjous esittää toimittajan ehdottaman hinnan, toimitusehdot, teknisen lähestymistavan, kelpoisuudet ja tukevat todisteet. Jätettyään tarjouksen se on oikeudellisesti sitova hankinta-asiakirjoissa määritellyn ajan.

Tarjous vs tarjousmenettely: mikä ero?

Arkipäivän liikekielessä tarjous ja tender (tai tarjousmenettely) käytetään usein synonyymeina. Tiukassa hankinta-terminologiassa kuitenkin sanat kuvaavat hieman eri asioita. "Tender" viittaa jäsenneltyyn asiakirjaan ja koko hankintaprosessiin, kun taas "tarjous" korostaa kaupallista tarjousta itsessään. Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Euroopassa "tender" on yleisempi termi. Yhdysvalloissa "bid" (tarjous) on hallitseva termi, erityisesti rakennusalalla ja liittovaltion hankinnoissa.

Molemmat termit kuvaavat samaa perustavaa toimintaa: toimittaja tarjoaa virallisesti jonkin toimituksen ilmoitetulla hinnalla ja ehdoilla vastauksena ostajan julkaistuun tarpeeseen. Käytännössä tarjous ja tender ovat sama asiakirja eri näkökulmista tarkasteltuna.

Mitä voittoon johtava tarjous sisältää

Täydellinen tarjous sisältää yleensä saatekirjeen, teknisen ehdotuksen, jossa selitetään, miten toimittaja toteuttaa työn, taloudellisen ehdotuksen, jossa esitetään hinta ja maksuehdot, todistuksen kelpoisuudesta, tilinpäätöstiedot, referenssit vastaavista aiemmista sopimuksista ja mahdolliset vaaditut sertifikaatit. Joissakin tarjouksissa on myös tarjousvakuus, joka on taloudellinen takuu siitä, että toimittaja pitää tarjouksensa voimassa, jos se valitaan.

Tekninen ehdotus on usein ratkaiseva tekijä korkeammissa arvon sopimuksissa. Ostajat haluavat nähdä, että toimittaja ymmärtää ongelman, esittää uskottavan metodologian, käyttää asianmukaista henkilöstöä ja antaa realistiset toimitusaikataulut. Vahva tekninen ehdotus osoittaa asiantuntemusta ilman markkinointikieltä. Konkreettiset esimerkit, nimetty tiimi ja konkreettiset toimitukset painavat enemmän kuin yleiset väitteet.

Tarjouksen arviointi: miten voittaja valitaan

Useimmat julkiset tarjoukset arvioidaan taloudellisesti edullisimman tarjouksen periaatteella, usein lyhennettynä taloudellisesti edullisin tarjous (MEAT). MEATin mukaisesti ostaja pisteyttää kunkin tarjouksen julkaistujen kriteerien perusteella, kuten hinta, laatu, toimitusaika, ympäristövaikutus ja tekninen laatu. Korkeimman yhdistetyn pisteen saanut tarjous voittaa. Pelkkään alimpaan hintaan perustuva arviointi on myös mahdollista, mutta se on nykyaikaisessa julkisessa hankinnassa yhä harvinaisempaa.

Arviointiryhmät koostuvat yleensä kolmesta–seitsemästä viranhaltijasta, mukaan lukien aiheasiantuntijat, hankinta-ammattilaiset ja joskus ulkopuoliset neuvonantajat. He pisteyttävät kukin tarjouksen itsenäisesti ja sovittavat sitten pisteensä kokouksessa. Prosessi dokumentoidaan yksityiskohtaisesti, ja epäonnistuneilla tarjoajilla on oikeus saada palautetta siitä, miksi he eivät voittaneet.

Yleiset syyt tarjousten epäonnistumiseen

Vaikea noudattaa pakollisia vaatimuksia, kuten puuttuvat sertifikaatit tai myöhässä jätetty tarjous.
Puutteellinen dokumentaatio, mukaan lukien puuttuvat allekirjoitukset, allekirjoittamattomat liitteet tai väärät lomakkeet.
Epärealistinen hinnoittelu, joka ei läpäise poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen testiä tai ostajan budjettitarkistusta.
Heikot tekniset ehdotukset, jotka eivät osoita ymmärrystä ostajan erityisestä kontekstista.
Riittämättömät referenssit, erityisesti kun ostaja vaatii samankaltaisia sopimuksia samanarvoisina.

Tarjousten voittoprosentin parantaminen

Toimittajat, jotka voittavat jatkuvasti, ovat usein valikoivia sen suhteen, mihin tarjouskutsuihin he vastaavat. Sen sijaan, että lähetettäisiin monta heikkolaatuista tarjousta, he keskittyvät mahdollisuuksiin, joissa heillä on selkeä tekninen etu, aiemmat suhteet ostajaan tai hintahyöty. Ennakkoasiointi ostajan kanssa markkinakartoitusvaiheessa, ennen virallisen tarjouksen julkaisemista, on yksi tehokkaimmista toimista, joita toimittaja voi tehdä.

Aiheeseen liittyvät termit

Tarjous (Tender): laajempi tarjousasiakirja ja sitä ympäröivä prosessi.
Tarjoaja: tarjouksen jättävä toimittaja.
Taloudellisesti edullisin tarjous (MEAT): arviointimenetelmä, jota käytetään voittavien tarjousten valintaan.
Tarjousvakuus: tarjouksen mukana toimitettava taloudellinen takuu.
Standstill-kausi: odotusaika tarjouspäätöksen jälkeen.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.