Tarjousvakuus

Tarjousvakuus, jota joissain toimivaltuuksissa kutsutaan bid bondiksi, on taloudellinen takuu, jonka tarjoaja toimittaa tarjouksensa mukana osoittaakseen sitoutumisensa kunnioittaa tarjousta, jos se valitaan. Vakuus menetetään hankintayksikölle, jos tarjoaja peruuttaa tarjouksensa ennen sopimuksen tekemistä tai kieltäytyy solmimasta sopimusta voitettuaan. Tarjousvakuudet suojaavat ostajia toimittajilta, jotka jättävät tarjoukset ilman vakavaa aikomusta, manipuloivat hankintaprosessia tai vetäytyvät kaupallisten ehtojen muuttuessa.

Miten tarjousvakuudet toimivat

Kun tarjous vaatii vakuuden, tarjoajat toimittavat vakuuden yhdessä tarjousasiakirjojen kanssa viimeiseen jättöaikaan mennessä. Vakuuden myöntää tyypillisesti pankki tai vakuutusyhtiö tarjoajan puolesta. Vakuusasiakirjassa vahvistetaan, että myöntäjä maksaa tietyn summan hankintayksikölle, jos tietyt laukaisuehdot toteutuvat, kuten tarjoajan vetäytyminen tarjouksesta tai kieltäytyminen allekirjoittamasta sopimusta hankinnan päätyttyä.

Vakuuden määrä ilmoitetaan yleensä prosenttiosuutena tarjouksen hinnasta, usein kahden ja viiden prosentin välillä. Arvokkaissa sopimuksissa vakuuden määrä voi nousta kymmeniin tai satoihin tuhansiin euroihin. Tarjoaja kantaa vakuuden kustannuksen, joka maksetaan vakuutuksen myöntävälle pankille tai vakuutusyhtiölle. Kustannus on tyypillisesti pieni prosenttiosuus vakuuden määrästä vuodessa, ja se käsitellään tarjouksen valmistelukustannuksena, jonka tarjoaja kattaa riippumatta siitä, voittaako hän vai ei.

Kun hankinta on valmis ja sopimus on allekirjoitettu voittaneen tarjoajan kanssa, tarjousvakuudet vapautetaan takaisin kaikille tarjoajille. Voittaneen tarjoajan on saatettava tarjousvakuus mahdollisesti korvattavaksi suoritusvakuudella (performance bond), joka kattaa sopimuksen toteuttamisen, sopimusehdoista riippuen. Epäonnistuneet tarjoajat saavat vakuutensa takaisin automaattisesti, kun standstill-ajanjakso (standstill period) päättyy ja sopimus on allekirjoitettu.

Milloin tarjousvakuuksia vaaditaan

Tarjousvakuudet ovat yleisimpiä rakennus-, infrastruktuuri- ja muissa pääomaintensiivisissä sopimuksissa, joissa ostaja haluaa vahvan varmuuden tarjoajan sitoutumisesta. Vakuuden edustama taloudellinen sitoumus suodattaa leikillisiä tarjoajia ja varmistaa, että vain vakavasti osallistuvat toimittajat osallistuvat hankintaan. Tämä suodatus on erityisen arvokasta monimutkaisissa tarjouskilpailuissa, joissa ostajan arviointityö on merkittävää.

Tarjousvakuudet ovat harvinaisempia palvelu- ja konsulttisopimuksissa, joissa vetäytymisriski on pienempi ja korvaavien tarjoajien kustannus lievempi. Monissa pienissä konsulttisopimuksissa ei ole lainkaan vakuusvaatimusta, vaan luotetaan tarjoajan maineeseen sitoutua tarjoukseen. Päätös vaatia tarjousvakuus riippuu sopimuksen arvosta, toimittajamarkkinoiden ominaisuuksista ja ostajan riskinsietokyvystä.

Joissain toimivaltuuksissa ja sektoreilla tarjousvakuudet määrätään pakollisiksi hankintalaissa tietyn arvorajan ylittäville sopimuksille. Euroopan unionin (EU) direktiivit eivät edellytä tarjousvakuuksia, vaan päätös jää kansallisten sääntöjen ja yksittäisten ostajien tehtäväksi. Jotkut EU:n jäsenvaltiot asettavat erityisvaatimuksia esimerkiksi julkisille tarjouskilpailuille tai tietyn arvorajan ylittäville hankinnoille. Tarjoajien on ymmärrettävä kunkin toimivallan ja sopimustyypin säännökset.

Käytännön huomioita tarjoajille

Tarjouksen vakuuttaminen edellyttää ennakkojärjestelyjä. Tarjoajien on ylläpidettävä suhteita pankkeihin tai vakuutusyhtiöihin, jotka voivat myöntää vakuuksia, ja heillä on oltava luottolimiittejä tai vakuusjärjestelyjä vakuuden myöntämisen tueksi. Uusilla tarjoajilla voi olla vaikeuksia saada vakuuksia ensimmäisiin suurempiin tarjouskilpailuihinsa, koska heiltä puuttuu vakuuden myöntäjien arvostama luottohistoria.

Vakuuksien kustannus on yleensä vähäinen prosenttiosuus sopimuksen arvosta, mutta se kertautuu useiden tarjousten kohdalla. Toimittaja, joka osallistuu aktiivisesti tarjousvakuusmarkkinoille, maksaa vakuusmaksuja jokaisesta tarjouksesta, voittaessaan tai hävitessään. Kehittyneet tarjoajat huomioivat vakuuskustannukset tarjousten hinnoittelussa ja kokonaisbidin taloudessa. Tarjoajat, jotka osallistuvat moniin tarjouskilpailuihin ilman riittäviä voittoja kustannusten kattamiseksi, kärsivät kertautuvista menoista.

Yleisiä ongelmia tarjousvakuuksissa

Tarjouksen myöhäinen vakuudentoimitus, jolloin vakuusasiakirja saapuu tarjousajan jälkeen ja johtaa usein hylkäämiseen.
Väärä vakuusformaatio tai sanamuoto, jolloin vakuusasiakirja ei vastaa ostajan vaatimaa mallia.
Riittämätön vakuussumma, jolloin vakuus on pienempi kuin ostajan määrittämä prosenttiosuus tarjouksen hinnasta.
Vakuuden vanheneminen ennen sopimuksen allekirjoitusta, jolloin tarvitaan pidennyksiä, joita tarjoajan on neuvoteltava myöntäjän kanssa.
Kiistat siitä, onko vakuuden menettämisen ehdot täyttyneet, erityisesti kun tarjoaja vetäytyy syistä, jotka hän katsoo perustelluiksi.

Liittyvät termit

Suoritusvakuus (Performance Bond): vakuus, joka kattaa sopimuksen toteuttamisen palkitsemisen jälkeen.
Tarjousvakuus (Bid Bond): toinen termi tarjousvakuudelle, tavallinen Yhdysvaltain hankinnoissa.
Tarjous: tarjous, jota vakuus saattelee.
Tarjouskilpailu: laajempi asiakirjarunko, joka voi sisältää vakuuksia.
Seisonta-aika (Standstill Period): sopimuksen jälkeinen ajanjakso ennen vakuuksien vapauttamista.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.