PCAP dan PPT (Spanyol): dua dokumen tender
Bahasa Inggris menggabungkan satu paket tender Spanyol menjadi "tender documents". Hukum Spanyol tidak demikian. Pengadaan di Spanyol diatur oleh dua instrumen terpisah, yang disetujui secara terpisah, dan mengikat secara terpisah: PCAP, yang menetapkan aturan hukum dan komersial, dan PPT, yang mendefinisikan kinerja teknis. Mengetahui dalam dokumen mana suatu aturan berada memberi tahu siapa yang menulisnya, bagaimana aturan itu dapat diubah, dan bagaimana cara menantangnya.
Dua dokumen, dua fungsi
The pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP) adalah buku aturan administratif dan kontraktual untuk satu kontrak tertentu. The pliego de prescripciones técnicas particulares (PPT) mendefinisikan apa yang harus diserahkan dan pada standar apa. Keduanya disahkan oleh badan pengadaan itu sendiri, keduanya sebelum tender dibuka, dan keduanya mengikat — art. 122.4 Ley 9/2017 (LCSP) menyatakan bahwa kontrak harus sesuai dengan isi PCAP, yang klausul-klausulnya merupakan bagian integral darinya.
Di atas keduanya terdapat pliegos umum, administratif (art. 121) dan teknis (art. 123). Kata "particulares" dalam kedua nama berarti "untuk kontrak ini".
Apa yang dimuat dalam PCAP
Pasal 122.2 mengharuskan PCAP memuat kriteria solvabilitas dan kriteria pemberian (award criteria); setiap pertimbangan sosial, ketenagakerjaan dan lingkungan yang digunakan sebagai kriteria solvabilitas, kriteria pemberian atau kondisi khusus pelaksanaan; pakt dan kondisi yang menentukan hak dan kewajiban para pihak; posisi mengenai penugasan kontrak; serta kewajiban pemenang untuk mematuhi kondisi upah dalam perjanjian kolektif sektoral yang berlaku. PCAP dapat menetapkan apakah akan diperlukan pengalihan hak kekayaan intelektual atau industri, dan harus secara tegas menyatakan kewajiban kontraktor masa depan untuk mematuhi peraturan perlindungan data.
Jika pelaksanaan mengharuskan kontraktor memproses data pribadi atas nama otoritas, PCAP harus menambahkan pernyataan mengenai tujuan transfer, kewajiban tunduk pada aturan perlindungan data nasional dan UE, kewajiban untuk menyatakan sebelum formalisasi di mana server akan ditempatkan dan dari mana layanan terkait akan disediakan, kewajiban untuk melaporkan perubahan atas pernyataan tersebut, dan kewajiban peserta untuk menyebutkan setiap subkontraktor untuk server atau layanan tersebut. Kewajiban-kewajiban itu harus diklasifikasikan sebagai hal yang esensial, dan ketidakhadirannya dari pliegos merupakan dasar pembatalan penuh menurut art. 39.2.h.
PCAP juga dapat menetapkan sanksi untuk pelaksanaan yang cacat dan dapat menjadikan fitur tertentu sebagai kewajiban kontraktual esensial (art. 122.3). Persetujuan berada pada badan pengadaan, yang dapat mengadopsi model pliegos untuk kategori kontrak serupa (arts. 122.5 dan 122.7).
Apa yang dimuat dalam PPT
Pasal 124 mengharuskan badan pengadaan untuk menyetujui, sebelum atau bersama dengan otorisasi pengeluaran dan selalu sebelum tender, dokumen-dokumen yang memuat preskripsi teknis yang mengatur pelaksanaan dan mendefinisikan kualitasnya serta kondisi sosial dan lingkungan.
Peraturan pelaksana, Real Decreto 1098/2001, lebih konkret: art. 68.1 mensyaratkan karakteristik teknis yang harus dimiliki barang atau jasa, harga setiap unit yang menjadi rincian anggaran beserta perkiraan jumlah unit, dan bila berlaku persyaratan serta karakteristik teknis varian. Untuk pekerjaan (works) peraturan itu mensyaratkan karakteristik material, rejimen pengujian, aturan untuk setiap satuan pekerjaan, langkah-langkah keselamatan dan kesehatan, metode pengukuran dan penilaian, serta aturan dan uji penerimaan.
Yang krusial, art. 68.3 dari peraturan tersebut menyatakan bahwa PPT dalam hal apapun tidak boleh memuat pernyataan atau klausul yang harus muncul dalam PCAP. Suatu PPT yang diam-diam memperkenalkan persyaratan solvabilitas, aturan penilaian (scoring) atau sanksi melakukan sesuatu yang dilarang oleh peraturan.
Aturan yang paling penting: keduanya dibekukan
Articles 122.1 dan 124 menggunakan formula yang sama untuk masing-masing dokumen. Persetujuan harus diberikan sebelum atau bersamaan dengan otorisasi pengeluaran dan selalu sebelum tender diluncurkan. Setelah itu, keduanya hanya dapat diubah untuk kesalahan material, faktual atau aritmetis. Perubahan lain mengharuskan retroacción de actuaciones — prosedur digulung kembali.
Itulah mengapa pembeli Spanyol menjawab pertanyaan-pertanyaan canggung dengan klarifikasi daripada amandemen, dan mengapa perubahan substansial larut dalam suatu prosedur layak untuk ditelaah: jika pliego benar-benar berubah, langkah-langkah yang mengikutinya seharusnya tidak sah.
Apa yang harus dilakukan
Baca PCAP sebelum PPT. PCAP memberi tahu Anda apakah Anda dapat memenuhi syarat, bagaimana Anda akan dinilai, apa yang Anda setujui, dan apa yang akan diperlakukan sebagai kewajiban esensial yang dapat menyebabkan pemutusan kontrak. PPT hanya memberi tahu apa yang harus dibangun. Peserta yang membalik urutan itu secara rutin menghasilkan tawaran yang sangat baik secara teknis namun gagal pada ambang solvabilitas atau kalah pada pembobotan yang tidak pernah mereka modelkan.
Periksa di mana masing-masing persyaratan ditempatkan. Kondisi yang terdengar teknis yang ditempatkan dalam PPT namun sesungguhnya adalah aturan kualifikasi atau penilaian bertentangan dengan art. 68.3 RGLCAP dan biasanya dapat ditantang sebagai klausul pliegos.
Kemudian perhatikan tenggat waktu, karena singkat dan berbahaya. Berdasarkan art. 50.1.b, banding terhadap isi pliegos dan dokumen kontraktual lainnya harus diajukan dalam waktu 15 hari kerja yang dihitung sejak hari setelah pemberitahuan tender dipublikasikan di perfil de contratante, dengan ketentuan pemberitahuan menyatakan cara mengaksesnya. Dan sebagai aturan umum banding tidak akan diterima jika pemohon sudah mengajukan tawaran atau permintaan untuk berpartisipasi sebelum mengajukannya, kecuali atas dasar pembatalan penuh. Anda tidak dapat menawar terlebih dahulu dan menentang kemudian. Putuskan mengenai pliegos dalam dua minggu pertama.
Satu pengecualian regional: putusan Constitutional Court 68/2021 menyatakan bahwa paragraf pertama pasal 122.2 tidak sesuai dengan tatanan konstitusional kompetensi kecuali untuk dua bagian yang ditentukan, sehingga isi rinci PCAP dapat diatur berbeda oleh sebuah komunitas otonom. Baca aturan regional tempat pembeli berada.