Барање за информации (RFI)

Барање за информации (RFI) е формален документ што купувачот го користи за собирање информации од пазарот пред да започне набавка. За разлика од Барање за предлог (RFP) или Барање за понуда (RFQ), RFI не води директно до доделување договор. Наместо тоа, тој му помага на купувачот да разбере што е достапно на пазарот, што добавувачите можат да испорачуваат и по каква индикативна цена. Собраните информации потоа се користат за дизајнирање поефикасен тендерски процес.

Зошто купувачите издаваат RFI

Јавни и приватни купувачи издаваат RFI кога сè уште ги дефинираат своите барања. Тие можат да истражуваат нови технологии, нови сектори или непознати добавувачи. Со поканување на пазарни информации во рана фаза, купувачот може да избегне изготвување спецификации кои никој добавувач не може да ги исполни, или кои сите добавувачи лесно би ги исполниле без конкуренција. Затоа RFI е алатка за дизајнирање подобра набавка.

Во јавниот сектор, RFI-та исто така се дел од поширокиот концепт на претходна консултација со пазарот. Современото право за набавки во Европската Унија и во Обединетото Кралство експлицитно им дозволува и ги охрабрува купувачите да соработуваат со пазарот пред објавувањето на тендер, под услов консултацијата да не ја искривува конкуренцијата. Добавувачите кои активно учествуваат во пазарни консултации можат да влијаат врз идниот тендер за да го рефлектираат нивниот капацитет, што е една од највлијателните активности во комерцијалната понудна стратегија.

Што обично бара едно RFI

Стандардно RFI бара од добавувачите да го опишат своето претпријатие, релевантните способности, сличните договори што ги испорачале и техничките пристапи што би ги разгледале за наведена потреба на купувачот. Некои RFI-та исто така побаруваат индикативни ценовни опсези, иако точните цени обично се бараат само во формалната фаза на тендерот. Од добавувачите може да се побара да ги идентификуваат општите претпоставки, ризиците и ограничувањата кои треба да се отсликаат во конечните тендерски документи.

Многу RFI-та вклучуваат отворени прашања за самиот пазар. Купувачот може да праша кои трендови го обликуваат секторот, кои иновации се појавуваат, какви регулаторни промени се очекуваат и како споредливи купувачи во други пазари ги решаваат сличните потреби. Овие прашања му овозможуваат на купувачот да има корист од колективната интелигенција на заедницата на добавувачи без да се обврзе на конкретен пристап.

Како да се одговори на RFI ефикасно

Добриот одговор на RFI е информативен, концизен и корисен за планирањето на купувачот. Тоа не е продажна презентација. Купувачот се обидува да научи, а не да биде убеден. Добавувачите кои го третираат RFI како продажна можност често пишуваат општа маркетинг содржина која всушност не ги одговара прашањата на купувачот. Ова е контрапродуктивно бидејќи купувачот тоа ќе го запомни при конечниот тендер.

Најуспешните одговори на RFI даваат конкретни, фактографски информации за капацитетите на добавувачот, споделуваат вистински пазарни сознанија што купувачот можеби ги нема, и предлагаат идеи за дизајн на конечниот тендер. Добавувачите кои ја обликуваат мислата на купувачот се запомнуваат поволно, имаат поголеми шанси да бидат повикани да учествуваат во тендерот и често започнуваат со конкурентска предност кога формалната набавка ќе започне.

Доверливоста е релевантна загриженост. Некои добавувачи се загрижени да споделат конкурентски информации со купувач кој потоа ќе објави тендер што и конкурентите ќе можат да го видат. На пракса, поголемиот дел од купувачите соодветно ја штитат доверливата информација на добавувачите, и вредноста да се позиционира како сериозен, познавачки добавувач ја надминува ризикот од споделување општи информации во конечните тендерски документи.

RFI наспроти RFP наспроти RFQ

Трите скратеници често се мешаат. Наједноставното разграничување е во целта на секој документ. RFI собира информации од пазарот без да води кон доделување. RFP (Барање за предлог) ги поканува деталните предлози кога купувачот е подготвен да додели договор, но е отворен за различни пристапи. RFQ (Барање за понуда) бара цени за јасно специфицирана потреба каде единствената значајна променлива е трошокот.

Во типично патување низ процесот на набавка за комплексен договор, купувачот може прво да издаде RFI за да го разбере пазарот, потоа Претходно известување (Prior Information Notice) за да го извести пазарот за претстојниот тендер, потоа формалното RFP, и конечно известување за договорот и потпишување на договорот. Помалите и поедноставни набавки често ја прескокнуваат фазата на RFI и директно преминуваат кон тендерот.

Related terms

• RFP: формален документ за следна фаза на набавка.
• RFQ: поедноставена алтернатива насочена кон цена.
• Prior Information Notice: рано предупредително известување во набавките во ЕУ.
• Market Consultation: пошироката практика на предтендерска ангажираност.
• Tender: формалниот процес на набавка што следи по RFI.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.