सूचनाको लागि अनुरोध (RFI)
सूचनाको लागि अनुरोध (RFI) भनेको एउटा औपचारिक दस्तावेज हो जसलाई खरीदकर्ताले खरिद सुरु गर्नुअघि बजारबाट जानकारी सङ्कलन गर्न प्रयोग गर्छ। अनुरोध गर्ने दस्तावेजले प्रत्यक्ष रूपमा सम्झौता पुरस्कारतर्फ नलगेर बजारमा के उपलब्ध छ, आपूर्तिकर्ताले के प्रदान गर्न सक्छन्, र अनुमानित लागत कति हुन सक्छ भन्ने बुझ्न मद्दत गर्छ। सङ्कलित जानकारी त्यसपछि प्रभावकारी टेन्डर प्रक्रिया डिजाइन गर्न प्रयोग हुन्छ।
सूचनाको लागि अनुरोध (RFI) भनेको एउटा औपचारिक दस्तावेज हो जसलाई खरीदकर्ताले खरिद सुरु गर्नुअघि बजारबाट जानकारी सङ्कलन गर्न प्रयोग गर्छ। अनुरोध गर्ने दस्तावेजले प्रत्यक्ष रूपमा सम्झौता पुरस्कारतर्फ नलगेर बजारमा के उपलब्ध छ, आपूर्तिकर्ताले के प्रदान गर्न सक्छन्, र अनुमानित लागत कति हुन सक्छ भन्ने बुझ्न मद्दत गर्छ। सङ्कलित जानकारी त्यसपछि प्रभावकारी टेन्डर प्रक्रिया डिजाइन गर्न प्रयोग हुन्छ।
Why buyers issue RFIs
सार्वजनिक र निजी खरीदकर्ताहरू तब RFI जारी गर्छन् जब तिनीहरूले अझै आफ्ना आवश्यकताहरू परिभाषित गर्दैछन्। तिनीहरूले नयाँ प्रविधि, नयाँ क्षेत्रहरू, वा अपरिचित आपूर्तिकर्ताहरू अन्वेषण गरिरहेको हुन सक्छन्। बजारलाई समयमै सहभागितामा आमन्त्रण गर्दा खरीदकर्ताले त्यस्ता विशिष्टताहरू नमसक्ने गरी वा सबै आपूर्तिकर्ताले सजिलै पूरा गर्न सक्ने गरी ड्राफ्ट नगर्न सक्छन्। त्यसैले RFI एक राम्रो खरिद डिजाइन गर्ने उपकरण हो।
सार्वजनिक क्षेत्रमा, RFI प्रारम्भिक बजार परामर्शको विस्तृत अवधिको भाग पनि हो। यूरोपेली संघ र संयुक्त अधिराज्यको आधुनिक खरिद कानुनले टेन्डर प्रकाशित नगरे पहिले बजारसँग संलग्न हुन खरीदकर्तालाई स्पष्ट रूपमा अनुमति र प्रोत्साहन दिन्छ, बशर्ते कि परामर्शले प्रतिस्पर्धालाई विकृत नगरोस्। बजार परामर्शमा सक्रिय रूपमा संलग्न हुने आपूर्तिकर्ताले भविष्यको टेन्डरलाई आफ्ना बलियो पक्षहरू अनुरूप आकार दिन सक्नेछन्, जुन वाणिज्यिक बोलपत्र रणनीतिमा उच्च प्रभाव दिने गतिविधि मध्ये एक हो।
What an RFI typically asks
एक मानक RFI मा आपूर्तिकर्ताहरूलाई आफ्नो कम्पनी, सम्बन्धित क्षमता, तिनीहरूले पुरै गरेका समान सम्झौता तथा खरीदकर्ताको उक्त आवश्यकताका लागि विचार गर्ने प्राविधिक दृष्टिकोण वर्णन गर्न अनुरोध गरिन्छ। केही RFI हरू अनुमानित मूल्य दायराहरू पनि सोध्छन्, यद्यपि ठ्याक्कै मूल्यहरू सामान्यतया केवल औपचारिक टेन्डर चरणमा अनुरोध गरिन्छ। आपूर्तिकर्ताहरूलाई सामान्य मान्यताहरू, जोखिमहरू, र प्रतिबन्धहरू पहिचान गर्न भनिन सक्छ जुन अन्तिम टेन्डर दस्तावेजहरूमा परावर्तित हुनुपर्छ।
धेरै RFI हरू बजार स्वयंका बारे खुला प्रश्नहरू समावेश गर्छन्। खरीदकर्ताले सोध्न सक्छ कि कुन प्रवृत्तिहरू क्षेत्रलाई आकार दिइरहेका छन्, कुन नवप्रवर्तन उदीयमान छन्, कुन नियामक परिवर्तन अपेक्षित छन्, र अन्य बजारका तुलनीय खरीदकर्ताहरूले समान आवश्यकताहरू कसरी सम्बोधन गरिरहेका छन्। यी प्रश्नहरूले खरीदकर्तालाई आपूर्तिकर्ता समुदायको सामूहिक ज्ञानबाट लाभ लिन अनुमति दिन्छन् बिना कुनै विशेष दृष्टिकोणमा प्रतिबद्धता जनाएका।
How to respond to an RFI effectively
राम्रो RFI प्रतिक्रिया जानकारीपूर्ण, संक्षिप्त, र खरीदकर्ताको योजना बनाउन मद्दत गर्ने किसिमको हुन्छ। यो बिक्री प्रस्तुतीकरण हुनु हुँदैन। खरीदकर्ता सिक्न खोज्दैछ, प्रभावित हुन चाहँदैन। RFI लाई बिक्रीको अवसर सम्झने आपूर्तिकर्ताले प्रायः सामान्यीकृत मार्केटिङ सामग्री लेख्छन् जसले वास्तवमा खरीदकर्ताका प्रश्नहरूको उत्तर दिंदैन। यसले नोक्सान गर्छ किनभने खरीदकर्ताले अन्तिम टेन्डरमा त्यसलाई सम्झन्छ।
सबैभन्दा सफल RFI प्रतिक्रियाहरू आपूर्तिकर्ताको क्षमताबारे विशिष्ट, तथ्यात्मक जानकारी प्रदान गर्छन्, खरीदकर्ताले अन्यथा नजान्ने वास्तविक बजार अन्तर्दृष्टि साझा गर्छन्, र अन्तिम टेन्डर डिजाइनका लागि विचार प्रस्ताव गर्छन्। खरीदकर्ताको विचारमा सहयोग गर्ने आपूर्तिकर्ताहरू सकारात्मक रूपमा सम्झिन्छन्, टेन्डरमा भाग लिने सम्भावना बढ्छ, र औपचारिक खरिद सुरू हुँदा प्रायः प्रतिस्पर्धात्मक लाभका साथ सुरु गर्छन्।
गोपनीयता सम्बन्धी विषय प्रासंगिक हुन्छ। केही आपूर्तिकर्ताहरू प्रतिस्पर्धात्मक जानकारी साझेदारी गर्न चिन्तित हुन्छन् जुन पछि खरीदकर्ताले प्रकाशित गर्ने टेन्डरमा अरू प्रतिस्पर्धीहरूले पनि हेर्न सक्छन्। व्यवहारमा, अधिकांश खरीदकर्ताहरू गोप्य आपूर्तिकर्ता जानकारी उपयुक्तरूपमा सुरक्षा गर्छन्, र गम्भीर र जानकार आपूर्तिकर्ता रूपमा देखिनु सामान्य जानकारी अन्ततः टेन्डर दस्तावेजहरूमा साझा हुन सक्ने जोखिमभन्दा बढी मूल्यवान हुन्छ।
RFI versus RFP versus RFQ
यी तीन संक्षेपहरू प्रायः मिश्रित हुन्छन्। सबैभन्दा साधारण भेद प्रत्येक दस्तावेजको उद्देश्य हो। एउटा RFI बजारबाट जानकारी सङ्कलन गर्छ र पुरस्कारतर्फ नलगिन्छ। प्रस्तावका लागि अनुरोध (Request for Proposal) भनेको खरीदकर्ताले सम्झौता दिन तयार हुँदा फरक-फरक दृष्टिकोणहरूका लागि विस्तृत प्रस्तावहरू आमन्त्रित गर्ने दस्तावेज हो; यसलाई अर्को चरणको औपचारिक खरिद दस्तावेज (RFP) भनेर पनि बुझिन्छ। उद्धरणका लागि अनुरोध (Request for Quotation) (RFQ) स्पष्ट रूपमा परिभाषित आवश्यकताका लागि मूल्यहरू अनुरोध गर्छ जहाँ एक मात्र अर्थपूर्ण परिवर्तनशील तत्व लागत हुन्छ।
जटिल सम्झौताका लागि सामान्य खरिद यात्रामा, खरीदकर्ताले बजार बुझ्नका लागि पहिला RFI जारी गर्न सक्छ, त्यसपछि आगामी टेन्डरबारे बजारलाई सचेत गराउन Prior Information Notice जारी गर्न सक्छ, त्यसपछि औपचारिक RFP जारी गर्ने र अन्ततः सम्झौता सूचना र सम्झौता हस्ताक्षर गर्ने। साना र सरल खरिदहरूले प्रायः RFI चरण छोडेर सिधा टेन्डरमा अगाडि बढ्छन्।
Related terms
- RFP: अर्को चरणको औपचारिक खरिद दस्तावेज (Request for Proposal)।
- RFQ: मूल्य-केंद्रित सरल विकल्प (Request for Quotation)।
- Prior Information Notice: EU खरिदमा आगामी टेन्डरको बारेमा बजारलाई अग्रिम सूचित गर्ने एक सूचना।
- Market Consultation: टेन्डर अघि व्यापक रूपमा बजारसँग संलग्न हुने अभ्यास।
- Tender: RFI पछिको औपचारिक खरिद प्रक्रिया।